スマートなイメージのある秘書。
忙しい上司のアシスタントとしてスケジュール調整や出張・手土産の手配をするため、週5日・フルタイムの求人が多い職種のひとつでもあります。
そのため、秘書になりたい！と思っても「家庭との両立しながらは無理？」とか「パートではできない仕事なのでは？」と、諦めてしまっているケースもあるのではないでしょうか。
実際は、パート秘書のニーズはありますよ！
今回は”パート秘書”という働き方についてご紹介いたします。
主婦も秘書になれる！パート秘書が増えてきた理由とは？
管理職や役員といったマネジメント層に代わりアシストをする秘書のお仕事。
スケジュール管理、出張のためのチケットや宿泊先の手配、お客様へのお土産の準備など、忙しい上司の代わりに庶務・雑務を一手に引き受けることになります。
そのため、速やかで正確な業務遂行はもちろん、お土産のセレクトなどでは情報収集能力とセンスが求められることもあります。
そんな秘書を、パートで雇用する動きが高まっているのです。
背景には、正社員の女性を重要な戦力として営業職など企業利益に直結した部門に配属する企業が増加していることがあります。
また、就業する女性社員としても、アシスタント的な業務より事業の根幹を担う分野に就くことを希望する人が増えていることもあります。
秘書業務はある程度決まった業務時間内で完了しやすい業務であるため、派遣社員・パートに依頼するように変化してきたのです。
秘書のお仕事内容って？
秘書の主なお仕事は、上司が本業に集中できるようにサポートすること。
社長・役員をアシストする企業秘書をはじめ、弁護士につく法律秘書、医師・教授につく医療秘書、政治家につく政治秘書など、具体的に呼ばれることもあります。
企業・団体のトップたちは重要な業務をたくさん担っています。
それに加えて、来客対応や取引同行、出張、接待、取材対応…と、大変多忙な日々を過ごしています。
そのため、スケジュール調整・管理を行ったり、連絡・手配を代理で行ったりすることで、上司の仕事がスムーズに進むようサポートをします。
業界や取引先によっても内容が変わってきますが、下記のような業務があります。
•来客・顧客対応
来客時のアテンドやお茶出し、必要な場合は書記として同席することもあります。
電話の一次受けと必要な場合の取り次ぎをおこないます。
慶弔関係や社内のミーティングなどでは、担当の代理で出席することもあります。
•スケジュール管理・調整
会議や研修など、担当のスケジュールを社内外の担当者と連絡を取りあい予定を調整します。
付随して必要な会議室、機材の予約をすることもあります。
•手配業務
オフィス移転のお祝いや電報、献花など慶弔の手配、お中元・お歳暮など季節の挨拶の品を手配します。
また、来客時に出すお茶菓子の準備や、訪問時に持参するお土産の手配もあります。
相手先のアレルギー情報はもちろん、年齢や好み、日持ちするか、個数はどのくらいあったほうがいいか等のリサーチも重要になります。
取引先との会食や、社内の食事会などの場合は人数、年齢層、雰囲気なども調査する必要があるでしょう。
•事務業務
担当あてに届く郵便物の選別をして必要なものだけ渡したり、
メールのccに入っている場合代理で返答をするケースもあります。
会議や商談に必要な資料作成を行うこともあります。
また、会食が終わった後・手土産などを購入した後の経費精算も行うことがほとんどです。
法律事務所のアシスタントに興味がある方はこちらもおすすめです。
秘書LEVEL UP♪担当役職別のお仕事
企業秘書になった場合、担当者の役職によっても求められる仕事が変わってきます。
よくあるのは、アシスタント職として実務経験をつみ、部長・役員の秘書を経験し、社長・会長などエグゼクティブの秘書になる…というステップアップ。
それぞれどのようなことが異なるのでしょうか？
•アシスタント業務
グループ秘書などに多い、秘書としての基本的な業務です。
受付、総務、営業事務、接客など未経験から対人スキルをいかして秘書デビューをする場合、この業務からスタートすることが大半です。
秘書検定でいうと３級レベル。
秘書として求められる人柄、秘書の役割・機能など秘書としての心得を知ります。
また、一般常識・経営学・会計・財務など経営に関わる人間が知っているべきこと、
人間関係・マナー・話し方・接遇など交際の業務に関わること、
会議文書の作成や文書の取り扱い、ファイリング方法、スケジュール管理、環境の整備、事務用備品・事務用品に関わることなど……いわゆる庶務・雑務の仕事が主になります。
•部長・役職者の秘書
秘書検定では、履歴書・職務経歴書に書いてアピールできる２級以上です。
上記の基本的な業務に加えて、より高度な知識・スキルがもとめられます。
営業部長付などの場合は営業数値や計数管理、予算管理があるでしょう。
また、稟議・申請の承認進捗管理をすることもあります。
役員秘書の場合、株主総会運営のための資料準備、経営会議の資料作成、業績・KPIのとりまとめとスライド化などを任されるケースも。
パソコンスキルはもちろん、数字に苦手では務まりません。
•社長・会長秘書
部長・役職者の秘書業務に加え、会社の顔である社長・会長の隣に並んでふさわしい知識、スキルが求められます。
冠婚葬祭などに代理出席・スピーチの役を買うこともあります。
社長・会長同士のVIP対応業務、出張・社内外行事の同行・アテンド、はもちろんのこと、社長がイベントを主催した場合の運営、スピーチの原稿作成、会議の運営などを担当することもあり、高い折衝能力をもっていることが強みになります。
秘書検定の１級をもち、さらに国際秘書検定ファイナル、マナー・プロトコル検定を取得していると業務の幅が広がります。
秘書のやりがい、苦労ってどんなところ？
ひとくちに秘書と言っても、業種や、誰の担当をするかによって、仕事内容や忙しさはさまざまです。
•マネジメント層の秘書
外出が多いマネジメント層の秘書の場合は留守中のカバーが重要な業務となります。
留守中に入った問い合わせを受け、業務整理をします。
時には上司の指示を確認しながら対応するなど、臨機応変に取り組むことが求められます。
さらに、物品の購入、宿泊・交通・チケット手配など庶務が中心の秘書の場合は、細かなタスクをもらさずこなしていくタスク管理能力がとわれます。
業務が細かくなる半面、自分が雑務を一手に引き受けることによって上司が仕事に集中できているのを見ると嬉しいと感じるそうです。
•教授・研究者など専門職の秘書
教授や研究者など専門職の秘書では、雑務だけでなく補佐的な仕事を任されることもあります。
時には残業を頼まれることもあるくらい忙しいケースが多いのですが、その分やりがいも大きいようです。
•外資系・海外とやり取りが多い秘書
外資系企業や海外との関わりが深い部門の秘書の場合、語学力や専門知識を身につけられることが魅力と感じている人もいます。
※ちなみに、お客様からの頂き物で高価なお菓子をもらえたり、同席した会食でおいしいものが食べられるのはやりがいのひとつです！という声もいただきました。
苦労としてこんな声も聞こえてきます。
秘書として担当した方が定年退職間近だった場合、上司の退職とともにお仕事が終了になってしまうケースもあります。
ただし、社長・会長・役員などの重役以外は、複数名のチームで秘書業務にあたることも多くあり、グループセクレタリーとして勤務ができれば上司の進退を問わず長く活躍することができそうです。
また、「これって秘書の仕事なの？？」と思うような、私的な依頼を受けることもあるのだとか。
・私的な物品の購入代行（コーヒー好きの社長からこのブランドのコーヒーを切らさないで！と依頼される）
・私的なプレゼントの準備（子どものクリスマスプレゼント、これがいいから代理で買っておいて。と依頼される）
・家族の用事を頼まれる（遠足が近いから、近くのお店で水筒を買っておいてほしいんだけど…）
本来、担当の業務周りをアシストをするのが秘書の役目です。
ただ、付き合いが長くなるにつれて中には公私混同してしまい、このような依頼をする上司もいます。
予測しておくこと、受けられること・断りたいことは考えておいても良いかもしれません。
個人秘書・グループ秘書、どちらがいいの？
さて、先述でグループセクレタリーは上司の進退を問わず活躍できそうだという旨をご紹介しました。
ここで気になるのが、個人秘書・グループ秘書、どちらがいいの？ということ。
グループ秘書は、多くの企業で活用されています。秘書室、社長室などに配属され、リーダーの下でチームとして働きながら複数の担当をサポートします。
組織全体がスムーズに運用されることが目的になるため、組織変更や異動によって仕事の内容が変わることはほぼありません。
一方、個人秘書は政治家などでも知られていますが、1対1で直接上司につく形です。
政治家の秘書、法律事務所の秘書、大学教授の秘書などはこのスタイルが多くあります。外資系企業も、個人付きの秘書が一般的です。
担当者の仕事がスムーズに運用されることが目的になるため、担当する人によって仕事の内容が変わります。
逆に、好みを把握した会食設定・手土産の配慮ができたり、スケジュールをこまかに調整できたり、質の高いサポートをすることができるのは魅力です。
秘書に向いている人ってどんな人？
秘書に向いている人はどんな人でしょうか？
•サポート業務が好きな人
VIPクラスの人に会うような社交のお仕事も多く、華やかなお仕事ですが、縁の下の力持ちとしての業務も多くあります。
忙しい上司にあれこれ指示をされて動くのでは「指示をする」手間を上司にとらせてしまっていることも。
依頼される前に察知して動けること、気を利かせて世話をやくような、先回りの仕事ぶりが重宝されます。
また、会食の同席をした場合でも前に出すぎず、担当者のサポートに徹せることが肝要です。
•臨機応変に判断・対応ができる人
急な日程変更や場所の変更などスケジュール調整が多く発生します。
その変更に合わせて参加する人が変わったり、手配する機材が変わることも。
状況に合わせて臨機応変な対応・判断ができること、関わる人たちに配慮ができる気遣いも大切です。
•口が堅いけど、コミュニケーションがとりやすい人
仕事柄経営層に近い担当と仕事をするため、会社の根幹にかかわる情報や、人事情報も耳に入ってきます。
業務上知りえたことはたとえ家族でも話さない、口の堅さが重要です。
ただし、仕事を円滑に進めるためには、様々な人の協力が必要です。
コミュニケーションを円滑にとり、関係性をつくれることも求められます。
活かせる資格・スキルってある？
秘書には様々なスキルが求められます。
まず、ExcelやWord、PowerPointなどのOAソフトを使いこなしたり、文書作成能力はもちろん、電話応対、コミュニケーション力、スケジュール管理力、業務によっては英語力など多岐にわたります。
仕事柄、重要な情報を扱うケースも多くあるため、守秘義務の遵守が求められます。
また、VIPクラスのお客様をアテンドするケースも考えられるだけに、ビジネスマナーや接遇能力はもちろん、相手に不快感を与えない振る舞い・身だしなみも必要になります。
わかりやすい指標として秘書検定やCBS検定のような資格を取っておくと、秘書としての心得がある人という証明になります。
そして社内のさまざまな部署・人間とも関わることが多いため、組織図を覚え組織全体のことを把握しておくことも必要です。
上司あるいは周りの社員の方たちへの心配り、新しい仕事に挑戦してみようという心意気、とっさの判断・処理力など、現場での力が試されます。
様々な能力が必要とされますので、仕事をしながら自分のスキルを伸ばしていきたい人にはぴったりな仕事です。
パートだから気を付けておきたい！お仕事の３つのコツ
パート秘書の場合、正社員秘書よりも就業日数・時間が制限されているもの。
そこでパートで秘書をするからこそ気を付けておきたいポイントをご紹介します。
•上司に報告・連絡・相談を徹底！
秘書の仕事では、自分ひとりで判断したことがときに取り返しのつかない失敗に繋がります。
これでいいだろう…と安易に判断せずに、上司に相談・確認をする習慣を持つことが大切です。
不安があったら関係者に相談・確認をして、確認しておけば防げたのに！というミスを防ぐようにしましょう。
•つぶさにメモを取る
上司に相談・確認をすることは大切ですが、何度も同じ確認をするのはナンセンスです。
必ず聞いたこと、教えてもらったことはメモをとり、自分の知識にしましょう。
また、聞きまちがいや、記憶違いなどは、スケジュール調整をするときに起こりがちだけれど、特に避けたいミスです。
いつ／誰と／どのように決めたか、までメモをしておけば、後から確認があったときにもすぐに対応ができるでしょう。
例：9月5日、総務部長A様から、電話で来月の会議時間について相談あり。30分前倒しすることになった。
•履歴を残しておく・保管をしておく
パート主婦は少日数・短時間。
職場にいない間にトラブルが起きたり、急な調整が発生したときにすぐ対応ができないこともあります。
資料を作成するために使った書類を残して置いたり、確認作業の際に必要になるかもしれません。
急な事態に慌てないために、完全に終了した事項以外はしばらく資料を保管をしておきましょう。
また、ココを見たら業務対応の経緯がわかる、と上司とメモ場所を共有しておくこともおすすめです。
Googleのスプレッドシートやドキュメントは同時更新もできるので、日報代わりに対応履歴を残しておくのにも便利です。
ちょっとした慎重さが、自身と上長のピンチを避けることに繋がります。
秘書のお仕事はつぶしがきく？キャリアパスは？
ビジネスマナーをはじめ、さまざまなスキルを兼ね備えた秘書。
どのくらいつぶしが効くのでしょうか。
•秘書の経験を活かしてキャリアアップしたい
まず、秘書としての仕事経験を活かしてキャリアアップしたい場合。
企業秘書を経験した場合、社長・役員などのアシスタント経験をいかし、専門業種の秘書に転向するというステップもあります。
例えば、弁護士につく法律秘書、政治家につく政治秘書などです。英語が得意ならばバイリンガルセクレタリーを選ぶということもできます。
基礎的なビジネスマナーや事務スキルをいかし、専門知識を身に着け、個人秘書になるケースも多くあります。
また、どんな人でも補佐できるようになりたいと考えているなら、派遣のお仕事を選ぶケースもあります。
一か所でキャリアアップをしていくとしたら、アシスタント職として実務経験をつみ、部長・役員の秘書を経験し、社長・会長などエグゼクティブの秘書になる…というステップアップが通常です。
派遣の場合、就業先に合わせて担当が変わるため、様々な職場で臨機応変にアシストすることが求められます。業務幅を広げたい、経験を増やしたいという方には魅力的ではないでしょうか。
•秘書経験を活かして他のお仕事にキャリアチェンジしたい
次に、秘書経験を活かしながらも他のお仕事にチャレンジしてみたい場合。
よくあるケースでは、マナー技術を活かして、マナー講師になるというキャリア。
秘書検定などの資格も活かせ、収入もある程度得られるので人気です。
また、担当上司の専門分野のお仕事にチャレンジする、というケースもあります。
秘書は企業の経営層とかかわる機会も多くあるため、秘書以外の業務に関わっていることもあります。
秘書業務を通じて得た知識・スキルを伸ばすことで、キャリアチェンジができる可能性もあるのです。
たとえば、
・資金繰りや予算管理、日次の仕訳入力をしていた …会計、財務、経営企画、経理
・外部への情報発信（IR情報など）、プレスリリースの作成、マスコミ取材対応をしていた →広報
・契約締結やコンプライアンスに関する業務を経験、リーガルチェックをすることもあった →法務
・社員やアルバイトの採用活動、マナー研修・教育を担当していた →人事
などがあります。
まとめ
秘書には様々な能力が求められますが、逆に言うと、これらの能力があればパートでも務めることが可能です。
「パートには無理でしょ」と諦めることはありません！
家族と過ごすことで磨かれてきた主婦ならではの心配りやサポート力を、秘書のお仕事で発揮するチャンスです！
需要は増すばかりのパート秘書のお仕事。希望の日数・時間でお仕事を探してみてくださいね。
提供・しゅふJOBナビ
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