「このメールは何を伝えたいのかわからない……」他人から送られてきたメールの意味が理解出来ず、イラっとした経験はありませんか？ しかし、そんなわかづらいメールを自分でも送っている可能性があります。相手に伝わるメールのポイントを作り方を知っておきましょう。
伝わらないメールを送っていない？
「このメール、結局何が言いたいんだろう」
みなさんは、送られてきたメールにそう感じたことはないでしょうか？ 人から送られてくるものだと、わかりやすい文章とわかりにくい文章の判断はつきます。しかし、自分から送るとなると、「なんとなく伝わるだろう」と勘違いしてしまいがち。もしかしたらあなたも相手に伝わらないメールを送ってしまっているかもしれません。
そこで今回は、相手に伝わりやすいメールの作り方をご紹介します。
１つの文章には1つのことだけを書く
伝えたいことがありすぎて「～になり」「～もまた」といった頭に浮かんだものをそのまま書いてしまい「結局どういうことだろう？」と読み手に思われてしまいます。
「～になり」「～もまた」のような文と文をつなぐ接着剤の役割を担う接続詞は、論理的な文章を書くときに欠かせないものですが使いすぎるのはNG。1つの文に複数の内容が盛り込まれるのでまとまりのない文章になってしまいます。1つの文には1つのことだけを書くことを徹底し端的にまとめましょう。
結論を先に書く
ただの状況の説明だと思っていたら、最後の数行で緊急のメールだと気が付き大慌て......！さらには 事情を説明したい気持ちが強いのか文章も長くなるケースがあります。説明が長い文章は結論がなかなか出てこない読む側はイライラして、読むのをやめてしまうときもあります。
一般的的な文章の構成は「起承転結」がいいとされていますが、メールに置いては結論→説明→まとめという風に、まず結論から書くのが親切です。相手の時間を大切にするためにも、ビジネスメールを作る際は、結論を先に書くということを意識するようにしましょう。