「都合が悪い」を使ったビジネスメールでの正しい断り方

最近は電話や面と向かっての打ち合わせよりも、メールのやり取りで仕事を進めていく機会が増えてきました。そこでここでは「都合が悪い」という言葉を使った、メールでの正しい断り方をレクチャーしていきます。

まずメールの件名は「打合せ日程変更のお願い」など、簡潔に記入することが肝心です。どうしてもネガティブな内容なのではっきりと伝えることに抵抗を感じてしまいがちですが、相手の立場に立つことが重要です。

そして本文は「次回のお打合せの日程変更をお願したくご連絡致しました」などの書き出しから、都合がつかなくなってしまった理由と詫びの言葉、そして代替となる日程の候補を伝えます。

ここで重要なのは、代替案は三つほど用意して相手に選んでもらうことです。自分の都合でお断りするのに、次の日程候補を相手に押し付けてしまうようなことをすると失礼な人だと誤解されてしまいます。

そして最後にもう一度「急なお願いとなり大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い申し上げます。」等、お詫びの一文を必ず添えましょう。

相手の都合を知りたい場合の丁寧な聞き方は？

では最後に相手の都合を知りたい場合に使える丁寧な聞き方をご紹介します。自分の方のスケージュールに割と余裕がある場合は、こちらの条件を先に提示するよりもまず相手の都合を聞いておくと、日程調整も円滑に進みます。

自分の都合を提示した後に使う表現として一番おすすめなのは「ご都合が合わないようでしたら」です。相手の予定を尋ねるので、これまでとは違って「都合」の前に「ご」をつけて丁寧語にするのがポイントです。

・ご都合が合わないようでしたら、別日をご提案いただけますでしょうか？

そしてもう一つが「ご都合がよろしければ」です。相手を丁寧に誘うときに使える表現で、必ず参加しなければならないものではないけれど…といったニュアンスを込めることができます。

・ご都合がよろしければご出席いただければ幸いです。

そして最後は「ご都合はいかがでしょうか」です。相手の都合を尋ねるときに幅広く使える表現で、口語でもメールなどの文章でも使いやすいので便利です。日程や時間帯を提示して、相手の都合を確認するときに使いましょう。

・来週火曜日の〇時のお都合はいかがでしょうか？

「都合が悪い」を正しく使ってビジネスに役立てよう！

今回はビジネスシーンで必ず押さえておきたい「都合が悪い」の使い方についてご紹介しました。

ネガティブな場面で使う言葉だからこそ、意味を正確に捉えて正しく使えるようにしておきましょう。


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