「仕事に応募したら、メールで連絡がきた！どう返したらいいの？？」
最近のパート探しは、メールやLINEを使った応募も珍しくありません。
しっかり面接に進めるためにも、失敗しない応募メールの書き方＆送信の仕方をおさえておきましょう！
基本的なメールの定型文や、失礼のない返信のマナー、ありがちな疑問や困ったことへの対処法などをご紹介します。
＜特集＞パートを開始するまでの６つのSTEP
１．履歴書の書き方
２．電話の仕方・ビジネスマナー
３．メールのマナー ← この記事
４．履歴書の送り方
５．自己紹介の仕方
６．お礼メールの送り方
メールやLINEの応募は「読んでもらえる」文章を書こう
パートやアルバイトに限らず、最近の求人では、メールやLINEを使って募集するものが増えてきています。
メールを使うメリットは「もれなく情報が伝わる」「後から見返すことができる」など色々ありますが、採用する側の手間が大幅に省けるという理由が一番大きいと思われます。
しかし応募する側にとっては、きちんと相手が読んでくれたのか一方通行で不安…、というデメリットもありますよね。
電話のようにレスポンスがすぐ返ってこないメールやLINEの応募では、読んでもらえる文章が不可欠なのです。
まずは、基本の定型文を押さえておきましょう！
以下、定型文です。
【件名】
パート応募につきまして
【本文】
採用御担当様
お世話になります
。
『しゅふＪＯＢ（など、使っている求人媒体名）』で貴社の求人を拝見し、
一般事務（職種が複数ある場合は、職種名）のパートに応募したく、メールさせていただきました。
よろしくお願いいたします。
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
上記は最もシンプルなメール応募の定型文です。
件名を除けば、LINE応募でも応用できるので転用してみてくださいね。
また、求人サイトから応募する際、応募フォームの送信時の文言にも活用できます。
応募する企業によっては、記入項目を設定していたり、履歴書を添付するよう求められるケースもあります。
メール送信前に、記入必須の項目が設定されていないかを確認し、必要な場合は挨拶＆メールをした背景の後に、必要事項を記入すると良いでしょう。
応募メールは「パートに応募する意思」と「連絡先」がきちんと先方に伝われば、選考に進める可能性が高くなります。
アピールになるポイントを一行程度添えるのは問題ありませんが、応募動機や自己PRをくどくど詳細に書く必要はありません。
仕事への思いや自己PRは、基本は履歴書にまとめ、応募時のメールは、「失礼がないこと」と「簡潔で読みやすいこと」を第一に心掛けると良いでしょう。
応募のメールでよくありがちな間違い＆失敗例
上の項目で示した通り、応募メールのポイントは、必要な情報を入れつつ無駄な長文にしないことです。
応募するにあたって、メールで色々とアピールしたくなる人もいると思いますが、メールは長文になるほど、採用担当者が全部読むのに時間がかかってしまいます。
熱意を表現するつもりが、相手のことを考えない独りよがりだな…と印象付けてしまう危険性もあります。
余計な文は極力減らし、シンプルで読みやすい配慮をするのが重要です。
ただしシンプルイズベストを心がけるあまり、添付する資料を忘れたり、必須項目の入力忘れには注意してくださいね。
さらに、見落としがちな応募メールの技術的ミスをいくつかご紹介します。
•件名の入れ忘れ
メールの件名は「パート応募について」「アルバイト採用募集を拝見しました」など、必ず記入するようにしましょう。
件名を入れないと迷惑メールに振り分けられてしまったり、内容がわからないからと開封を後回しにされる場合があります。
•機種依存文字の使用
使用している英数字や記号が機種依存文字でないか確認しましょう。文字化けしてしまい、肝心の意図が伝わらない可能性があります。
よくあるのは、①②③。これは機種により文字化けしてしまうので、１２３と変換せずに入力するのがベターです。
•メールアドレスの複数使い
スマホのメールで応募して、PCメールを連絡先に書くなどすると先方が混乱することも考えられます。
また、どのメールに返信が来るのかわからなくなってしまうリスクもあるので、統一したほうが良いでしょう。
•添付や必須項目の記入漏れ＆忘れ
すぐに追加連絡し、漏れ・忘れた旨を詫びつつ、改めて送信したものに変えてもらうようお願いしましょう。
また送信する前に、メールの形式やフォントなどもチェックしましょう。
メールのやりとりについてＱ＆Ａ
パートにメールで応募すると、応募先から連絡が来ます。
多くは面接の日程調整であることが多いので、すぐに返信しましょう。
その際のやり取りに関するギモンにお答えします。
•Ｑすぐ返信できなかったら？
できれば半日以内に返信するべきですが、何らかの事情ですぐに返信できなかった場合は、必ず「返信が遅くなり申し訳ございません」の一言を添えましょう。
•Ｑ指定された日時に面接ができない場合は？
都合が合わないことを伝え、代わりに調整可能な日程をいくつか提示して、再度、調整をお願いします。
例）申し訳ございませんが、ご連絡頂いた日はお伺いすることができません。○日以外はいつでも、○日～○日の○時以降でしたら調整可能です。ご検討いただけますよう、お願い致します。
•Ｑメールのやり取りが何回にも及び、Re:が多くなってしまったら？
日程調整がきれいに決まらず先方と2回以上のやり取りをしていると、件名のRe: がどんどん増えてしまいます。
気になるかもしれませんが、途中で件名を変えると、採用担当者が混乱したり、管理しづらくなってしまうので、そのままにしておくことがおすすめです。
求人にメールで応募するときは、やりとりもできるだけスマートにいきたいものです。
そもそも何度もやりとりをしなければならない展開は、採用側にとってもストレスとなります。
質問は面接時に伺うのがベストですが、応募するかしないかに関わるような、どうしても事前確認しておかなければならないことだけに絞ったり、面接日程を何度も変更したりすることのないよう心がけましょう。
まとめ
パートにメールで応募するときは、読みやすさを重視しつつ、スマートに「やる気」をアピールすることが重要になってきます。
自己紹介が長すぎて脱線したり、重複するとかえってアピールポイントがどこだかわからなくなってしまいますので、指定されていない項目について書くかどうか悩んだ場合は、いっそ入れない方が無難です。
LINEも長文はもってのほか。読む人の気持ちになって書くことが大切です。
また、メールの応募はスピード感も重要視されます。応募したら、そのあとのレスポンスがうまくいくように気を配りましょう。
選考がスムーズに進みますよう、応援しています！
提供・しゅふJOBナビ
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