社外の人にメールを送るときなどは、ニュアンスやトーンに気をつける必要があります。
カジュアルすぎたり、フォーマルすぎたりすると、メッセージに違和感が生まれてしまうでしょう。
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メールの文章にフォーマル感を出すために、受動態が使われることがよくあります。
I finished the project.
と
The project has been completed.
では、後者のほうがフォーマルな響きが出ます。
同じ様に、
I will send you the file by tomorrow.
と
The file will be sent to you by tomorrow.
では後者のほうがフォーマルです。
ただ、受動態には問題も。
上記の例文を見ると分かる通り、受動態の文章は単語数が増えます。
簡潔に書くのが良いとされるメールでは、この点では能動態のほうが優れています。
また、受動態の文章ではBy …と付け加えない限り、「誰が行うのか」が曖昧になります。
上にある例文を見ても、受動態の文章では誰がプロジェクトを終えたのか、誰がファイルを送るのかが明確ではありません。
この様に、受動態の文章がもつプラスとマイナスを意識してメール書いてみるとよいでしょう。
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