仕事を早退する前にしておきたい3つのこと
早退前に周りに配慮しておくことで、そのあとの人間関係や仕事をスムーズに進めていくことができます。
ここでは、早退する前にしておきたいことを3つ紹介します。
決まった時点で上司に相談
早退する日程が既に決まっている場合や、体調不良で早退したいと思った時点で上司に相談しましょう。
早退理由は正当な理由であれば認められるため、きちんと早退理由を添えて伝えることがポイントです。
また早退する際は、業務の進捗状況や翌日の出勤状況などを聞かれることもあるため、きちんと答えられるように明確にしておくことが大切です。
「早退はよく思われない」と思うかもしれませんが、今後の上司との信頼関係を築いていくためにも相談は必要不可欠です。
周りに一言伝えておく
上司だけでなく、一緒に仕事をしているメンバーにも一言伝えましょう。
突然早退してしまうと驚かれることがほとんどです。
「聞いてなかった」「私たちは仕事しているのに」と不信感を抱かれることも……。
上司に伝えた後は、周りに伝えることも忘れないようにしておきましょう。
早退前にその日の業務を終わらせておく
周りに迷惑をかけないためにも、早退前にはその日の業務を終わらせておくことが大切です。
中途半端に終わらせていると、早退した後にミスがあった場合対処できないため、周りに迷惑がかかってしまうことがあります。
また、早く仕事を終わらせようと仕事が雑になれば、やっつけ仕事になって制度が落ち、ミスが増えるため、注意しましょう。
早退する理由を伝えるポイント4つ
仕事を早退する理由を伝える時、気をつけたいポイントがあります。
「早退させてください」というお願いベースよりは、「早退させてほしいのですが、いいでしょうか？」と相談や確認するような言い方が好ましいです。
ここでは、早退理由を伝える時のポイントをご紹介します。
できるだけ具体的な理由を言う
早退する時は、できるだけ具体的な理由を伝えましょう。
「体調不良で早退させてください」と言うよりは、「熱があるので、早退させてください」と具体的な内容の方が、状況が伝わりやすいです。
しかし、女性の場合「病院へ行く」という早退理由であれば、「内容は言いにくい……」という人もいるでしょう。
その場合は、無理に言う必要はありません。
「レディースクリニック」や「女性の専門外来」などと伝えると、状況を察してくれる上司もいます。
口頭で伝える
仕事を早退する理由を伝える時は、「必ず口頭」で伝えるのがベスト。
上司が席を外している場合はメールではなく、電話で伝えることが好ましいです。
メールだと文章によっては捉え違いがあるため、きちんと内容が伝わっているかわからないためです。
電話がつながらなかった場合は最終手段としてメールでも大丈夫ですが、その日のうちに再度お詫びの電話をしておくと印象がよくなるでしょう。
メールの文章で気をつけたいことは、ダラダラと長い文章にならないこと。
早退の旨を伝えることと早退の理由を簡潔に伝え、最後にお詫びの気持ちを伝えましょう。
お礼の言葉を忘れずに伝える
早退する際に忘れてはならないのが、お礼の言葉です。
特に、代わりに仕事を引き継いでくれた人がいる場合は、お詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。
どんな理由であろうとも、早退したことに理解しづらい人もいるかもしれません。
代わりに仕事を引き受けてくれた人はもちろん、周りの人にもお詫びの気持ちを伝えましょう。
