飲み会の幹事は当日までになにをしたらいい？
飲み会の幹事に決まったら、考えなければいけないこと、用意しなければいけないことは山ほどあります。ウンザリしている時間なんてありません。遅くとも1か月前には行動を起こさなければ、思うような飲み会設定ができなくなってしまいます。
1か月前から動くのは、大概の人は1か月先までの予定が決まっていない場合が多いからです。飲み会までの期間が短いほど、予定が埋まっている人が増えてきます。みんなの予定に飲み会を入れてもらうための「早い者勝ち」を狙うわけです。
飲み会までに間があると、「その日は予定が…」という逃げ口上防止にもなります。参加者をひとりでも多く募るためにも、早め早めの行動を心掛けましょう。
日程調整や人数把握はアプリを使おう！
会社の飲み会など、大人数が参加する飲み会は全員の日程調整だけでもとてつもない労力がかかります。一昔前なら、部署ごとへ出向き一人一人に確認を取りながら頭を悩ませたものですが、今は便利なツールがたくさんあるのでそちらを使いこなしましょう。
面倒な調整も簡単にできるので、ツールに一役買ってもらうのも、スムーズに幹事をつとめあげるための手段です。
LINEスケジュール
スマホを持っていれば、ほとんどの人が入れているであろうLINE。コミュニケーションツールの役割だけでなく、スケジュール管理もできる便利なアプリです。
飲み会に参加予定の人でLINEのID交換をできる人はできるだけ多く交換しておきましょう。そうするだけで、飲み会などのイベント管理がラクラク！
飲み会の日程を何パターンか用意して、LINE上で参加できる日を確認できるというなんとも便利なツールです。全員とID交換は難しいでしょうから、それ以外の参加希望者は口頭で伝えることになりますが、LINEスケジュールアプリを使うだけでかなり手間は省けるはずです。
調整さん
次にご紹介したいツールは「調整さん」。あらかじめ飲み会候補の日程を「調整さん」で出欠表を作り、参加希望者へURLを送って確認するというもの。
LINEスケジュールと違って、スマホでもPCでも、タブレットでもガラケーでも確認できるという利点があります。全員で確認できるので、日程の決まる様子がわかり、融通を付けてくれる人も出てくるでしょう。
参加希望者は「出席できる」「出席できない」と自分の都合だけを伝えるのではなく、みんなの様子を見ながら「出席できるように都合をつける」という選択肢が増えるのも利点ですね。
SYUUGO
日程調整URLを簡単に作成できる点は先ほどの「調整さん」と同じですが、こちらのアプリの場合は近隣の飲食店検索も可能なのが便利！ついでに場所の目星もつけられて一石二鳥というわけです。
日程が決まったら次は場所選びに取り掛からなければいけないので、同時進行で進められるならひと手間省けますね。ほんと、幹事はやることがいっぱいなのです。
お店を選ぶ
どうにか日程が決まったら、次はお店を選ぶ大仕事。参加者の年齢層も考慮、食事の好みも考慮、先輩社員の顔色も伺いつつ…となると頭を抱えてしまうでしょう。
みんなの意見を聞くのは大事ですが、聞きすぎるのは結論が出ない元です。好みは人によって違います。料理もお酒も雰囲気も、全て大事なポイントです。幹事はあなたなのですから、あなたのお眼鏡に適ったお店にすればいいのです。
会社の近くのお店が◎
会社の飲み会となると、住む方向もバラバラ、帰宅方法もバラバラ、となるとお店は会社の近くがベストです。会社から離れた場所に決めてしまうと、そこへ行くまでの時間も必要になり、場所を伝えても見つけられない可能性まで出てきますよね。
その点、会社の近くのお店なら場所も伝えやすい、教えやすい、帰宅にも手間取ることはないでしょう。仕事が終わったらすぐに向かえるよう、徒歩で行ける範囲内のお店を探したいですね。そうすれば、残業終わりの人も駆けつけやすく、参加人数も増えるはずです。
会社の近くでも、入り組んだ路地にあるお店だとわかりにくいので、その場合は目印となる看板や伝えやすい目印があるかどうかも大事です。
普段飲み会に参加しないタイプの人は「面倒なこと」が嫌いな人。会社の近くのお店で終業後すぐに始まる飲み会なら来てくれるかもしれませんよね。何事も「簡単」は喜ばれるものです。
予算は4000～5000円程度
飲み会シーズンには、誰しも2つ3つと飲み会の予定が入っているものです。つまりそれだけみんな出費の予定があるわけです。高すぎる会費では迷惑になるだけ。4000円～5000円の範囲内に設定すれば参加しやすくなるでしょう。
お店側も4000円～5000円のコースは主流でどこでも用意してくれていると思われますので、飲み放題付きでお店探しをしてみましょう。
お酒を飲まない人、車を運転して帰らなければいけない人のためにもノンアルコール飲料やソフトドリンクがどの程度飲み放題コースに含まれているかの確認もしましょう。別料金になってしまう場合、価格も調べておくといいですね。
下見
日程も決まった、お店の目星もついた、そうなると下見をして予約をしていく段階に入ります。自分でも行ったことのないお店を勧めるわけにはいきませんよね。
下見としていちどお店に行ってみましょう。お店の口コミだけではわからなかったことも感じることができるはず。口コミは基本的にその時の主観で書かれているので、全てを信用するのは危険です。あなた自身の目で確認するのがいちばん！
お店の場所・雰囲気を確認しておく
お店に行く時間帯は、飲み会と同じく終業後がいいですね。できるだけ飲み会当日と同じ流れで移動しましょう。お店まで何分かかるか、そのときの道路状況はどうか、お店は見つけやすいか、どれも大事なことです。
お店までの道のりを確認したら、お店に入って雰囲気の確認です。お店そのものの雰囲気も大事ですし、店員さんの応対もチェックすべき！電話予約は愛想が良くても、実際お店に行ったら店員さんの態度がイマイチ、なんてこともよくあるものです。
会費を徴収する以上、みんなに嫌な思いをさせるわけにはいきませんよね。店員さんの態度も会費に含まれていると思ってしっかりチェックしましょう。
料理の味やペースを確認
さあ、次はメインとなる料理の味です。あまり独特の味付けよりも、万人受けする味付けのほうが無難。クセのある料理の場合、受け付けない人は拒絶してしまいます。当日と同じコースを頼んでチェックしましょう。
そして、コース料理を頼んでおいても、どの程度のペースで提供されるのかわかりませんよね。食べ終わっても次の料理がなかなか運ばれてこない、逆に次の料理が来るのが早すぎる、どちらも困ります。これは、厨房の状況もあるでしょうし、店員さんがちゃんと見てくれているかをチェックすることにもなります。
そして出された料理の量はどの程度かも大事です。自分はいいけど、この量で男性社員は足りるのか？年配の参加者がいる場合、食べにくくないかも考えてあげたいですね。
あとは、当日急な残業で遅れてくる人がいるかもしれませんよね。その場合もじゅうぶんに料理を食べることができるのかも考えておかなくてはいけません。当日はどんなハプニングが起きるかわからないので、他のお客さんの様子を見ながらいろいろなパターンを想定していきましょう。
お店を予約
下見もしたし、料理も美味しかった。決まり！そうなったらいよいよ予約です。ここまでくれば、幹事の仕事にも慣れてきたのではないでしょうか。
お店の予約まで終われば、ひと山越えた感じになりますね。
繁忙期は早めに予約
忘・新年会や歓送迎会の時期は、どこの会社も飲み会のお店探しに奔走します。繁忙期の予約は早いもの勝ち！そのためにも、日程を早めに相談し下見をし、早めの予約に繋げましょう。
特に人気店の場合、予約が埋まってしまうのもあっという間です。「予約が遅かった」という経験は誰でもあることでしょう。友人同士の飲み会なら次の店を予約するのに手間もかからないでしょうが、会社の飲み会となると話は別！どれもこれも１からやり直しなんてお手上げです。
人気店なら1か月前でも予約できるかギリギリのところでしょう。少人数だとしても、人数分のテーブル確保のためには数週間前には予約すべきですね。
コースにするのが◎
先ほどもコース料理をおすすめしましたが、コース料理にしないと当日料理が揃わないなど苦情が出るのが目に見えています。それぞれ食の好みはあっても、コース料理であれば大人ですから文句を言う人はまず居ないでしょう。
また、コース料理だと運ばれてくる料理で飲み会の進行などの時間配分が読めます。「好きなものを頼むパターン」だと、時間的な区切りもなく、予算内でおさまらなくて後からモメる原因にも…！お酒を飲む人飲まない人での支払いに苦情が出ることも考えられます。
参加者全員が公平に、という意味でもコース料理がベストですね。
最終人数確認
あとは当日を待つだけ、という段階になったら最終人数確認をしなくてはいけません。うっかり忘れている人はいないか、急に予定が入ったものの連絡を忘れている人はいないか、その確認も幹事の役目です。
漏れが無いよう、しっかりと最終確認に臨みましょう。
メールは予約確定後と前日に送る
確認メールの1回目はお店の予約が取れた段階で送りましょう。参加するつもりのみんなは、いったいどこのお店になるのか楽しみにしているはずです。
日時と場所、待ち合わせが必要な場合は待ち合わせ場所と時間、会費などを一斉に送ります。おおまかなメニューや、テーブル席なのか座敷なのかも記載しておくと、女性社員は服装選びの参考になりますよね。
てっきりテーブル席だと思っていた忘年会が行ってみたらお座敷、履いてきたのはロングブーツ、ああ面倒…という経験はありませんか？できるだけ細かく書かれていると当日の用意がしやすいものです。
そして飲み会前日に、最終確認メールを送ります。そのとき、メールの件名をわかりやすくしておけばメールを見逃されてしまうことを防げます。
また、お店によってはキャンセル料が発生する場合もあるでしょうから、どちらのメールにもその旨を記載しておくことを忘れないようにしましょう。
前もって会費を回収する
会費は当日ではなく前もって回収しておいたほうが無難です。当日だとお釣りが足りなくなったり、チェック漏れも予想されます。誰が払っていないのかわからなくなったからといって、ひとりずつ「あなた払いました？」って聞いてまわるわけにもいきませんよね。
あらかじめ会費の支払期限を決め、できるだけお釣りの無いように持ってきてもらうようにすれば回収しやすくなります。遅くとも前日までに全員分の会費を回収し終わるようにしましょう。
当日の席順を決めておく
当日フリー席にしてしまうと、どこに座ろうかウロウロ…遅れてきた人が仲のいい人と離れてウロウロ…これもよくある光景です。
当日の席は幹事が決めておくのがベストです。上司など役職が上の人は上座に、役職によって席を割り振っておけば問題ないでしょう。
もし役職での席決めに迷ってしまったら、お店の人に相談するのもひとつの手です。どの席にどの役職の人を、とアドバイスをもらえますし、いろいろな飲み会のパターンでの席決めのアドバイスも貰えるでしょう。
喫煙者と非喫煙者の席も分ける、喫煙者の席は女性社員の席から離すなどの配慮もあれば喜ばれるでしょう。細やかな気遣いこそ上司は見ているものです。
そして幹事の席ですが、動きやすい出入り口付近の席にすること。何かあったらすぐ行動でき、端にいることで全体をよく見渡せます。
二次会のお店も目を付けておく
二次会まで計画していなくても、流れで二次会へ行くことになるのも想定できますよね。そのときのために、会場となったお店の近くに二次会向きのお店があるかあらかじめリサーチしておきましょう。
何件か目星をつけておき、お店の電話番号を控えておくと二次会が急遽決定したときにすぐお店とコンタクトが取れますよね。
このお店なら何人くらい、このお店なら何人くらい、というように、人数に合わせてリストアップしておけば二次会のお店に電話した時にスムーズに席を確認してもらえるでしょう。
