リモート会議（WEB会議）のマナーは？コツは？
アプリやソフトウェアも充実してきた今後、ますますWEB会議をする機会は増えていくでしょう。
そんなWEB会議ですが、私自身が何度も経験してみて気を付けているマナーやコツがあります。
初めてWEB会議をする時でも、このマナーやコツさえ知っていれば問題なく会議に参加できるというポイントを5つご紹介しますね。
実施場所は静かな環境で
WEB会議に参加する場所ですが、Wi-Fi環境が整っていることは大前提で自宅もしくはシェアオフィスの個室を利用するようにしましょう。
テレワークそのものはカフェといったオープンな場所でしても問題はありませんが、会議の内容は社外秘であることが多いはずです。
そういったオープンな場で会議内容が筒抜けになってしまうのは避けなければいけません。
また、マイクをミュートにしている場合は問題ないですが、発言時にマイクをオンにすると自分が思っている以上にマイクが周りの雑音を拾ってしまいます。
雑音が入ると相手が聞きづらいため、会議の進行を妨げてしまいますよね。
そういったことを避けるためにWEB会議に参加する場所は周りに誰もいない、静かな環境でするようにしましょう。
服装はトップスだけでも整える
在宅勤務時は少しラフな服装で仕事をするという人も多いのではないでしょうか。
そういう私も在宅勤務時はできるだけ肩の凝らない楽な服装で仕事をしています。
ですがWEB会議に参加するときは、トップスだけでも整えておくことをおすすめします。
Yシャツにネクタイを着ける、きちっとしたブラウスを着るということではありません。
Tシャツでも上にカジュアルなシャツを1枚着るだけで、WEB会議の画面ではきちんとしているように見えます。
在宅勤務時はお互いにどのように仕事を進めているのか分かりませんよね。
WEB会議の画面越しできちんとして見えるということは、全体の仕事もきちんとこなす人だという印象を持たれやすくなります。
仕事を進めるうえで印象や信頼というのは大事です。
ぜひ実践してみてください。
会議が始まる前に背景を設定
シェアオフィスの場合は問題ないかと思いますが、自宅の場合は背景がごちゃごちゃしている場合がありますよね。
ZoomやMicrosoft Teamsなどでは背景をぼかしたり、背景画像に設定することができます。
背景として映り込んでしまいたくないものがある場合は、会議が始まる前に事前に設定しておきましょう。
会議が始まってから気付いて設定したり、調整したりしていると会議の開始が遅れてしまうことがあります。
他の参加者に迷惑をかけないように、事前のチェックと準備をしておきましょう。
共有資料は事前に準備
パソコンでWEB会議に参加し、会議内で参加者と共有したい資料がある場合は事前に共有準備をしておきましょう。
会議が始まってから共有資料を探したり、共有準備をしたりしていると会議が止まってしまいます。
時間を有効的に活用するためにも、準備はしっかりとしておきましょう。
具体的には次のように準備をしておくと、スムーズに会議内で共有ができます。
- 共有資料は専用のフォルダ（「〇〇会議共有資料」など）に保存しておくか、デスクトップ、システムのストレージ内に保存しておく
- システム内での共有が難しい場合は、先方にメールで事前送付しておく
- 共有・発表する順にファイル名に番号を振っておく
- 問題なく開けるか事前にテストしておく
WEB会議を滞りなく進める最大のコツは事前準備です。
特に初めてWEB会議に参加して資料を共有する時は、共有資料が煩雑になってしまったり、方法が分からず共有がうまくできなかったりすることがあります。
焦らずに資料共有ができるように準備はしっかりしておきましょうね。
相手のプレゼン中はミュートに設定
WEB会議に参加中に他の参加者が話したり、取引先のプレゼン中は基本的にマイクはミュートに設定しておきましょう。
先ほどお話した通り、マイクは自分が思っている以上に周囲の小さな音も拾っています。
話している時に他から雑音が入ってきたら気持ちよくないですよね。
話している相手が不快な思いをしないためにも、WEB会議のマナーとして心得ておきましょう。
リモート会議は今後も盛んに実施
コロナ禍で一気にインフラが整ったWEB会議をはじめとするリモート会議。
移動コストや時間の削減、働き方改革の推進、業務スケジュール調整の柔軟性など大きなメリットが多くあります。
私個人としてもリモート会議ができるようになった在宅勤務という働き方が、ワークライフバランスを考えるうえで大きなメリットになっています。
これからは子育てをしながら働く女性が増えていくでしょう。
これから働きたいという女性が会社を選ぶポイントとして、WEB会議などのリモート会議システムの充実が重要になってくるかもしれません。
すでに広く使われているツールや、これから新たに出てくるサービスを随時チェックしながら、自分のビジネススタイルにぴったり合うリモート会議の方法を探してみてくださいね。
提供・Rolmy
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