よくあるリモート会議は？
3つのリモート会議をご紹介しましたが、よく実施されているリモート会議の方法はどれなのでしょうか。
現在はWEB会議が主流
私はコロナ禍で在宅勤務が多くなったあと、リモートで会議をする場合は主にWEB会議システムを利用していました。
コロナ禍をきっかけに社内のリモートワーク環境の整備が一気に進み、在宅勤務でも顔を見ながらリアルタイムで話し合いができるWEB会議システムが拡充されたためです。
また、取引先様とリモート会議をしよう、という話になった場合もほとんどWEB会議でした。
社会全般としてもWEB会議が主流になりつつあるのでしょう。
後ほどご紹介するWEB会議システムも簡単に使えるものが多く、音声や映像にも大きな問題がないため、専用の機器を必要としない身軽さと利便性の高さが評価されているのだと思います。
音声や映像を良好な状態にするためには安定したWi-Fi環境が必要なので、WEB会議を行う場所やインターネット環境には注意が必要です。
企業に所属していれば、パソコンと合わせてWi-Fi機器が提供されるかと思いますので、それを利用すれば問題ありません。
対同グループの会社だとテレビ会議も
ほとんどの会議はWEB会議で行っていましたが、同じグループ企業で遠隔地にある会社との打ち合わせ時はテレビ会議システムを使うこともありました。
同じグループ企業ということもあって専用の機器がそれぞれの会議室に同じように設置されていることと、参加者が大人数の場合が多く、パソコン画面では一度に参加者を映すことが難しいためです。
テレビ会議は音声や映像は安定しているものの、専用機器を立ち上げたり、相手先と回線を繋いだりと準備に時間や手間がかかります。
なるべくWEB会議に移行したい！と思いながらも、テレビ会議システムの方がなじみがある…といってずっとテレビ会議をしていた定例会議もありました。
電話会議は未体験
電話会議は10年ほど社会人をしていますが、1回もしたことがありません。
スマートフォンが普及する前はあったのかもしれないですが、スマートフォンであればLINE等を使って一度に複数人と電話することができるようになったので、必要とする場面があまりありませんでした。
リモート会議（WEB会議）のメリットは？
リモート会議の手段として主に使われるようになってきたWEB会議システムにはたくさんのメリットがあります。
先ほど少しご紹介しましたが、ここでWEB会議のメリットを再度見てみましょう。
- 移動にかかるコストや時間を削減できる
- 働き方改革を進めることができる
- 会議スケジュールの調整がしやすい
- 感染症対策や災害時の対応ができる
それぞれのメリットを簡単にご説明しますね。
1. 移動にかかるコストや時間を削減できる
WEB会議システムが広まる前は、大阪で商談がある場合は東京駅に行き新幹線に乗って、新大阪駅から商談場所まで移動して…と交通費も時間もかなりかかっていました。
WEB会議システムを利用した商談がスタンダードになると、これまで1つの商談にかかっていたコストを大きく削減することができます。
WEB会議システムは初期投資がテレビ会議システムなどと比較すると少なくて済む点が大きな魅力です。
長期的に見て移動コストを削減できるのは大きなメリットでしょう。
2. 働き方改革を進めることができる
ワークライフバランスの充実や女性活躍が謳われて久しいですが、実際はこれまで片道1時間の通勤を続けていたり、保育園の送迎があるため時短勤務をせざるを得なかったりと、現実として難しい場面があったのではないでしょうか。
WEB会議システムが一般的になることで通勤ストレスから解放されたり、介護や育児中の女性が在宅でフルタイム勤務ができるようになったりと、働き方改革を進めることができるようになりました。
働き方の選択肢のひとつとして、WEB会議システムの導入をはじめとしたリモートワークの環境を整備することは優秀な人材を採用していくための大きなポイントでもあります。
女性が長く働くことをサポートするという面でも重要ですね。
3. 会議スケジュールの調整がしやすい
会議室を押さえて、参加者のスケジュールを押さえて、いざ会議をしようとした時に前の会議が伸びたから会議時間が短くなってしまった…といったことがありませんでしたか？
物理的に場所を押さえて開催する会議だと、よくある光景ですよね。
WEB会議であれば参加者のスケジュールの確保だけしていれば、前後の会議スケジュールが物理的に影響することはありません。
重複して参加する参加者がいる場合はその人のスケジュール調整は必要ですが、WEB会議は途中からでも簡単に参加することができます。
チャット機能を使えば会議の内容を随時確認しておくこともできますね。
会議のスケジュール調整がしやすい点もWEB会議システムのメリットの1つです。
4. 感染症対策や災害時の対応ができる
WEB会議システムを導入が促進されたきっかけはコロナウイルスの感染拡大でした。
ここまで大きな感染拡大は頻繁にあるわけではありませんが、この先も同じようなパンデミックが起こりうる可能性はあります。
そういった際に、WEB会議システムがあれば在宅勤務しながら業務を遂行することができますよね。
同様に台風や地震といった出社が困難な災害時でも対応ができます。
日本は台風や地震といった自然災害が毎年のように起こる国です。
自身の身を守りながら仕事ができる環境を整えておくことは、万が一のことが起きた時の対応策になるでしょう。
