リモート会議（WEB会議）のよくある開催場面は？
リモート会議の主流であるWEB会議ですが、どういった場面で行われることが多いのでしょうか。
実際に私が体験した、WEB会議の開催場面をご紹介します。
在宅勤務時のミーティング
実際に体験したWEB会議で、最も多かったのは在宅勤務時のミーティングです。
在宅勤務時では、メールや電話で処理できる案件ももちろんありますが、複数人とリアルタイムで意見交換や対応策を検討するミーティングはとても重要な仕事です。
出社していないという理由でミーティングができない、となってしまうと仕事の生産性が落ちてしまいますよね。
対応や処理が遅れて、商品の生産や供給に遅れが出たり、顧客対応に影響が出たりしてしまうこともあるかもしれません。
働いている場所に関係なく、必要なミーティングはWEB会議システムを介して行う、という場面が一番多くありました。
遠隔地の取引先との商談
次に多かったのは遠方の取引先との商談です。
以前であれば東京や地方に出張して商談していたのですが、コロナ禍では自由に行き来することができなくなってしまいました。
電話やメールでやり取りして進められる案件もありますが、特に取引先であれば商談中の雑談も含めて、顔をみながら話すことが仕事と同じぐらい大切な場面もあります。
最近のWEB会議システムには、どちらかが同じアプリやソフトウェアを持っていなくてもWEB会議ができるようなサービスも始まりました。
顔を合わせることは大事だと思いながらも、長距離の出張は移動に時間も取られるし、体にも負担がかかります。
WEB会議システムの普及でそういったデメリットがなくなり、効率的に遠隔地の取引先との商談が行えるようになったことは大きなメリットだと感じています。
ウェビナー（WEB上のセミナー）
最後によくWEB会議システムが使われる場面が「ウェビナー（WEB上のセミナー）」です。
コロナ禍で感染拡大防止のために、ひとつの会場に大人数を集めて行っていた講演会やセミナーができなくなりましたね。
その代わりにウェビナーが増えました。
これまでは面白そうなセミナーがあっても、開催地が遠方であれば交通費等の費用対効果を考えて諦めざるを得なかったり、前後の業務スケジュールがつまっていて移動ができないため参加できなかったりといったことがありました。
ウェビナーが盛んに実施されるようになり、参加費だけ支払えば場所や時間を今までのように気にすることなく、参加したいものに参加できるようになりました。
セミナー主催者側にとっても、ウェビナーであれば広い会場の準備や参加可能者数をこれまで以上に気にすることなく開催することができるため、メリットが大きいとも聞いています。
主催者側も参加者側もメリットがあるウェビナー。コロナ禍が落ち着いた後もWEB会議システムを利用して盛んに行われていくでしょう。
リモート会議のやり方は？おすすめツールは？
これからますます使われるようになるリモート会議。
特に主流のWEB会議をしようとする際に、何が必要なのでしょうか？
私が実際に準備して、使ったことのあるおすすめのWEB会議システムをご紹介します。
リモート会議（WEB会議）の必需品
まずはWEB会議をするうえでの必需品を確認しておきましょう。
■ パソコン・スマートフォン
しっかりとWEB会議を行うのであればパソコンは必須です。
スマートフォンでもWEB会議に参加はできますが、資料の共有や共有したドキュメントの編集はパソコン上で会議に参加しながらの方が効率よくできます。
特に発言がなく、オブザーバーとして会議内容の確認だけという場合は、スマートフォンからの参加でも問題ないでしょう。
■ Wi-Fi環境
WEB会議はインターネット回線を利用するため、Wi-Fi環境がなければできません。
情報漏洩を防ぐためにもフリー回線のWi-Fiではなく、セキュリティ対策がされているWi-Fi回線を利用するようにしましょう。
■ マイク・カメラ
顔を出したり、発言したりする場合に必要です。
最近のパソコンであれば、初期機能としてマイク・カメラがついているものがほとんどなので追加で準備する必要はありません。
もしついていない場合は後付けでカメラやマイクが必要となりますので、持っているパソコンの機能は確認しておきましょう。
スマートフォンであれば従来の機能で問題ないため、特に追加で準備するものはありません。
リモート会議（WEB会議）のおすすめツール
続いて、WEB会議をするときのおすすめツールです。
■ Zoom
ZoomはWEB会議といったビジネスだけでなく、プライベートでも「Zoom飲み」というのが流行ったので、使ったことがある人が多いのではないでしょうか。
Zoomは通信も安定しており、録画や画面の共有、チャット機能なども使えます。
基本無料で使えるため、単発の打ち合わせなどで使っていました。
取引先から「WEB会議での打ち合わせをお願いします」といってZoomミーティングのURLを送られてくるケースが多かったです。
■ Microsoft Teams
Microsoft Teamsはマイクロソフト社が提供しているサービスです。
私が勤めている会社ではコロナ禍を機に「Office 365」が導入されたため、社内でのWEBミーティングは基本的にTeamsで行っていました。
Teamsはビデオ通話・画面共有・資料共有・チャット機能といったWEB会議をするうえで必要な機能が整っています。
通信状況も安定しており、社内ミーティングで困った事はありませんでした。
パソコン上のTeamsアプリに保存しておいた資料を、会社iPhoneのTeamsアプリで確認ができるという互換性の高さも使いやすいポイントです。
■ Google ハングアウト
Google ハングアウトはGoogleが提供しているコミュニケーションツールです。
Googleアカウントでのログインが可能で、チャットや最大10人までのビデオ通話が可能になっています。
Googleならではのサービスとしては、Googleドキュメントを共有して編集しながらミーティングをすることができます。
無料で利用できる点もポイントです。
参加人数が10人以下で、オフィシャルなWEB会議というよりは同僚とカジュアルに打ち合わせをするときなどが多かったです。
私の場合、それぞれ自宅でランチを取りながらプライベートのGoogleアカウントを使用してブレストするといった機会がありました。
