皆さんはスケジュールを調整するとき「相手の都合」に合わせてばかりいないでしょうか？ どんなに仕事のスピードを上げたとしても、人にスケジュールを合わせてばかりいると、振り回されてしまい生産性が落ちてしまいます。今回は、人に振り回されないスケジュールのコツをご紹介します。
人のスケジュールに振り回されてばかり……
(画像=『Cinq』より引用)
次から次へと仕事が舞い込んでくると、何も考えずに空いている時間にポンポンと予定を入れてしまうことってありますよね。皆さんはスケジュールを調整するとき、相手の都合に合わせてばかりいないでしょうか？ それでは、どんなに仕事のスピードを上げたとしても人のスケジュールに振り回されてばかりで生産性が落ちてしまいます。
今回は、人に振り回されないスケジュールの組み方をご紹介します。
スケジュールは自分から日程を提示する
打ち合わせをするとき「皆さんのご都合はいかがでしょうか？」と聞いてばかりになってしまうと、権限がある人たちの都合でどんどんと予定が決まってしまいます。スケジュールは先に候補日を掲示されたものをベースに調整される傾向がありますので、自分の希望があれば先に日時を伝えるのがベストです。
相手が上の立場の人なら尚更、指定してあげる方が親切です。
例えば「何を食べたい？」とざっくりした質問をするよりも「和食か洋食か中華、どれがいい？」と候補がある中からの方が決めやすくなります。それと同じ要領で、日時を指定してあげると良いでしょう。
また、体調が優れないときは少し先に予定を組むことができますし、いつもと違うエリアでランチをしたいのならば、お昼ごろに予定を入れるといった楽しみ方もできます。
スケジュールには力の「入れ所」と「抜き所」があるので、状況を見ながら自分が調整役になれるように進めていきましょう。
日程調整は、なるべく固めるようにする
打ち合わせや外出は相手があってのことですが、既に決まっているなら、その日に固めて予定をいれることが得策です。特に外出がある打ち合わせは移動時間も必要になるので、なるべく次の予定と近いエリアで固めてしまうのが得策でしょう。
「ちょうどその日は近くにおりますので、14時にお打ち合わせはいかがでしょうか？」と伝えれば自然ですし、相手もよほどの先約が無い限り調整してくれます。
1日外出であれば、必要な持ち物や服装に悩むこともなくなりますし、時間を有効的に使うことができます。
