社長にメールを送る時、宛名をどのようにすればよいか悩む人も多いでしょう。この記事では正しい敬称や、「殿」を使うのが間違いである理由についてもご紹介しています。ビジネスメールのマナーをしっかりと身に付けることで、社長にあてたメールを送るのも、もう怖くありません。
社長宛のメールの正しい敬称は？
社長宛のメールの正しい敬称①フルネームに「様」を付けるのがマナー
社長宛のメールの正しい敬称その1は、「フルネームに「様」を付けるのがマナー」です。他社の社長宛にメールを送る時は、相手の名前をフルネームで書き、そこに様を付けるのが一般的なビジネスマナーです。「社長」という言葉はそれだけで敬称であり、そこに「様」を付けると、二重で敬称を使うことになるためです。
よく「社長様」としてメールを送る人がいますが、これは日本語の使い方として間違いなので気を付けましょう。また、「御中」を使うのも駄目なので、覚えておくといいでしょう。「この書き方にはどうしても抵抗がある」という人は、「代表取締役○○○様」というような書き方をしても大丈夫です。
日本語には、似ている字もたくさんあります。「崎」と「﨑」、「斎」と「斉」など、とても間違いやすい漢字の代表例です。かといって、間違えて送っていいはずがありません。こういった漢字を持つ人は、昔から間違えられてきたことが多く、相手の漢字間違いに敏感です。相手がこういった名前の人は、特に気を付けましょう。
社長宛のメールの正しい敬称②「会社名」と「代表取締役」も書くこと
社長宛のメールの正しい敬称その2は、「「会社名」と「代表取締役」も書くこと」です。社長にメールを送る時は「フルネームに様を付ける」というのは今ご紹介した通りですが、一般の社員に送る時と同様、名前の前には「会社名」と「役職」も書くようにしましょう。社長の役職は「代表取締役社長」という場合が多いです。
しかし、人によっては「代表取締役」のあとに違う言葉が入る場合があります。自信がなくなってしまった時は、名刺などをチェックしてみるといいでしょう。相手からもらった名刺は、信頼性も抜群です。これで大丈夫かな？と思っても、名刺の通りに書いておけば間違いはないでしょう。
また、たまに会社名を省略したままでメールを送る人がいます。思わずやってしまいそうですが、（株）は「株式会社」、(有)は「有限会社」といったように、省略せずにきちんと書いてメールを送るようにしましょう。これができていないと、「ビジネスマナーのできていない人」と受け取られかねませんので、注意しましょう。
社長宛のメールの正しい敬称③社長個人に送るなら「御中」は使わない
社長宛のメールの正しい敬称その3は、「社長個人に送るなら「御中」は使わない」です。「ビジネスでメールを送る」という場面を考えた時に、「御中」という言葉が出てくる人も多いことでしょう。御中はプライベートではなかなか使わない言葉なので、その発想も理解はできます。しかし、社長宛のメールでは控えましょう。
御中はそもそも、会社などの組織に送る時に使うものです。よくあるのが、「相手の担当者が分からずに会社に宛ててメールを送る」という場合です。そのため、社長宛に送るメールで「御中」を使うというのは「あなたの名前がよく分からないですよ」と言っているのと同じことになるのです。これは、大変失礼にあたります。
社長であれば、たとえフルネームは分からずとも、苗字くらいは分かっているものです。メールを送る時は「御中」は使わないように、くれぐれも注意しましょう。
社長殿や社長様が間違いの理由は？
社長殿や社長様が間違いの理由①「殿」は目上の人が下の人に使う言葉である
社長殿や社長様が間違いの理由その1は、「「殿」は目上の人が下の人に使う言葉である」です。社長宛にメールを送る時、宛名に「殿」を付けて送る人がいますが、これは間違いです。実際のところ「あまり気にならない」という人も増えてきてはいますが、基本的に、殿は目上の人が自分より下の立場の人につかう言葉です。
そのため、お客様である他社の社長に「殿」を使うことは、本来であれば言語道断なのです。また、言葉に出して言わないだけで、特に相手が年配な人であれば、心の中で「失礼なやつだな」と思われている可能性も十分にあります。これまで他社の社長宛に「殿」という敬称を使ってきた人は、今からでも改めるといいでしょう。
社長殿や社長様が間違いの理由②役職の後ろに「様」を使うのは誤り
社長殿や社長様が間違いの理由その2は、「役職の後ろに「様」を使うのは誤り」です。最初の方でも少し触れましたが、社長というのは、もうそれだけで敬称になるのです。「社長」という言葉にさらに敬称を加える必要はなく、それゆえに「社長様」という言い方は、ビジネスマナーとしては間違いということになります。
少し不自然に感じるかもしれませんが、もし「社長様」を使っている人がいたら、自信を持って「間違いですよ」と指摘してあげてもいいでしょう。また、「これまで「社長様」という言い方をしてきて馴染んでいる」「今から変えることには抵抗がある」という人もいるでしょう。
そういった人は、これも最初に少しご紹介したとおり「代表取締役○○○様」というような書き方をするといいでしょう。この書き方であれば敬称も二重になっていないですし、正しい日本語の使い方だと言えます。これらは一度覚えてしまえばずっと使える知識なので、この機会に覚えてしまうといいでしょう。
