「仕事が思うように進まなくて、いつも残業してる…」
「効率を上げたいけど、どうしていいか分からない」
とお悩みの皆さん！
「仕事の効率を上げて、バンバン仕事をこなせるようになりたい！」
とは思いつつも
「上司や周りが言ってくる方法は本当に正しいの？」
「色々な情報がありすぎて、自分には何があっているのか分からない」
といった方は多いのではないでしょうか？
今回はそんな仕事の効率に疑問を持っている人に向けて
- 仕事の効率を下げる原因
- 仕事の効率を上げる方法
- 仕事で集中力を維持するコツ
- 仕事のパフォーマンスを高める習慣
などについて紹介していきたいと思います！
この記事を読んで
「この行動は効率を下げるから改善しよう！」
「明日の仕事ではこれをやってみよう！」
となって実際に仕事の効率を上げて貰えれば嬉しいです♪
１．仕事の効率が悪い人の特徴は？
（１）デスクが散らかっている
ある程度デスク周りが整理されていないと効率は落ちてしまいます！
一見大した事なさそうに思えますが
「あの書類どこだっけ？」
「会議で使った資料が見つからない…」
といったことが積み重なることで
仕事にテンポが出ず、効率が下がってしまいます！
また
ある程度の雑然さは創造性を上げますが
「散らかった状況を目にするだけで集中力が低下する」
という研究結果もあるので
自分以外の人にも悪影響を与えかねません！
こうした事態を避けるためにも
- 必要書類はまとめる
- いつも使う道具はすぐ使える所におく
- 使うもの以外はデスクに置かない
といったことで対処しましょう！
（２）目的や目標が不明確
仕事の目的があいまいで、明確な目標がないと効率は上がりません！
この部分がはっきりしていないと
そもそも効率の上げようがありません！
仕事の効率を上げたいなら
何のために仕事を行っていて
どういう基準で仕事効率の良し悪しをみるのか
を明確にしなければなりません。
もし、マリオのゲームが
「ゴールが無い」or「進む方向も分からない」
といった設定なら誰もやらないですし
健康診断を受けたのに、具体的な数値が出ないと
どれくらい健康なのかも分からないですよね
仕事の効率を上げたいなら
- この仕事をする目的は何か？
- 与えられた仕事の意図はなんなのか？
- この仕事をすることで何が得られるか？
- 具体的に何を達成すべきなのか？
をしっかり理解しましょう！
（３）色々な仕事に手を出しすぎる
たくさんの仕事に手をつけすぎると、どれも中途半端になってしまいます！
「色々な仕事をこなして、力をつけたい！」
という気持ちは非常に素晴らしいです！
ですが
自分の処理能力を超えた仕事は足かせにしかなりません！
例えるなら
料理を作りながら、ランニングするようなものです。
美味しい料理も作れないし、速く走ることもできません！
こういった事態に陥らないためにも
- １つの仕事を終わらせてから、次の仕事をする
- 引き受ける仕事の数を決めておく
- 他の人に仕事をまかせる
といった感じで
１つ１つの仕事に集中して取り組みましょう！
（４）1つのことにこだわり過ぎる
１つの仕事に必要以上に時間をかけすぎると他の仕事にも悪影響が出ます！
先程の話とは真逆ですが
職人のような質が超重要な仕事を除いては
１つの仕事に時間をかけすぎるはナンセンスです！
「自分の納得の行くまで仕事を仕上げたい！」
という心意気は大事ですが
他の誰かにも影響するような仕事は、特に気をつけましょう！
- 最低限必要なラインを把握する
- 制限時間や期限を決める
などで仕事にリミットを設けましょう！
（５）同じミスを繰り返す
同じような間違いを何度もしていたら、当然効率は悪いです！
最初は仕方ないこともりますし、2,3回なら偶然かもしれませんが
それ以上になってくると、何らかの原因がある可能性大です！
それに同様のミスをし続けていると
オオカミ少年のように
信頼感も下がってしまいます
「あの人に仕事を任せるのは、ちょっとな～」
なんてことにならないためにも
「なんでミスをしたのか？」
を考えて分析するor上司や同僚に聞くなどしましょう！
そこから「～をする！！」といった感じで
- ミスをしないための予防策
- ミスをした時の対応策
を具体的に決めて
その都度、試行錯誤して改善していきましょう！
それでは
「仕事の効率を改善する方法は分かったけど、もっと上げる方法はないの？」
という方に向けて、次の章では
仕事の効率をもっと上げる方法
についてご紹介していきます！
２．仕事の効率を１Rank上げるには？
（１）仕事環境を整える
まずはデスク周りなどの仕事をする環境から整えましょう！
人の集中力は周囲の環境に大きく左右されます！
どんなに集中力が高い人でも
DJサウンドの流れるクラブで仕事をすることはできないですよね。
仕事の環境を整理することで
- 不要な迷いや判断が減る
- リズムよく仕事ができる
- 集中力が上がる
- モチベーションも高まる
といった、正のサイクルに繋がります！
先程も紹介したように
- 必要書類はまとめる
- いつも使う道具はすぐ使える所におく
- 使うもの以外はデスクに置かない
といった感じで、デスク内を整理するのも大事ですが
仕事でPCを使う機会が多い人は
- 企画や仕事ごとにデータをファイリングする
- 使わないデータは削除する
- アプリなどのウィンドウ展開は最小限にする
- 自動化できるとこはツールを使う（メールの自動返信など）
などをして、PC内も上手に整理することで
大幅に仕事の効率を上げることができます！
また
デスク以外の環境を整えること集中力を上げることもできます！
- 空調を管理する
- 室内の気温、湿度を適切に保つ
- 観葉植物を置く
などをしてみてはいかがでしょうか！
（２）適切なタイミングで仕事に対処する
仕事の内容や自分の特徴に合わせて仕事をしてみましょう！
ちょっとイメージがつきにくいと思いますが
具体例を挙げると
- すぐ終わる作業は先にやってしまう
- 時間が必要な仕事は後に回す
- 他の人や部門の方が向いている仕事は任せる
といった感じで、仕事内容によって適切な対応をしていきましょう！
また
自分の特徴とうまく噛み合うようなに仕事をしましょう！
- 自分の好きな仕事から取り組む
- 朝の集中力が高い時間に、重要な仕事をする
- 想像力が高まる午後の時間帯に、アイデア出しをする
などを行うことで、猛烈に仕事の効率が上がります！
「仕事のやり忘れが不安」
という人は、仕事をする前に
今日やる仕事のリストを付箋に書き出して
スマホケースなどの目につく所に貼るのがオススメです！
（３）スケジュールに余白を入れる
１日のスケジュールの中に「何もしない時間」を入れてみましょう！
どんなにしっかり仕事の計画を立てても
- 体調が優れない
- 急に別の仕事が舞い込んだ
- 予想外の事態が発生した
といった感じで、スケジュール通りに進まないことは多々あります
これに対処するために
「もっと綿密でスキの無い計画立てる！」
というのも悪くはありませんが
計画自体に時間を取られてしまっては本末転倒です！
そこで
あえてスケジュールに空白の時間を1,2時間入れることで
- 不測の事態にも対応できる
- 精神的にも余裕が生まれる
といったメリットにより仕事の質が向上します！
しかし
「余裕があるから！」
と仕事への気持ちが緩んでしまうと意味がなくなってしまうので
あくまでも全力でやるけど余裕も持つことが肝心です！
それでは
「仕事をしていると、後半まで集中力がもたないよ！」
という方に向けて、次の章では
仕事の集中力を持続＆復活させるポイント
についてご紹介していきます！
