どう改善する？改善方法を考えるポイント
必要な改善ネタを見つけたら、それに合わせ具体的に改善方法を考える必要があります。最初はどこから始めたらよいか戸惑うかもしれませんが、改善方法を考えるポイントを押さえれば順番に見直し検討していくことができるはずです。
では、どのような改善方法があるでしょうか。
無駄になっている工程を減らす
意外と何かを始めるよりも、省くことの方が重要な場合があります。改善策として新しいことを提案する前に、今の段階で無駄になっている作業や、本当に必要かわからない工程がある場合、それを削減することで効率UPに繋がることが多いようです。
まずは改善ネタの中で無駄になっている部分、省ける部分の工程がないか見直してみるところから始めましょう。やらなくても良い作業を行っていることは意外と多いものです。
ばらつきすぎ・まとまりすぎをなくす
今現在、分散している業務を一人の担当者に完結させるように業務を与えたり、逆に誰か一人で担当している業務を他の人に分散するという２つの考え方があります。
分散する必要のない業務であれば一人で担当する方が、業務の遂行状態なども把握できており、伝達する必要がないため時間の削減にもなります。
逆に一人では時間がかかり大変な業務は数人で行う方が作業効率が上がります。
業務内容が、ばらつきすぎていないか、まとまりすぎていないかの両面から見直してみましょう。
改善提案のネタの書き方
改善提案のネタの内容が決まれば、あとは改善提案書の書き方を知るだけです。
改善提案所の書き方の基本は、シンプルに改善提案のネタが伝わりやすく、何をどう改善したいのか論理的に、分かりやすく説明し、どう具体的に実践していくのかを書くことが大切です。
改善提案書のフォーマットの基本
改善提案書は、基本的にA4用紙1枚にまとめて書きます。
改善提案書には下記の内容を記述していきます。
【改善提案所の書き方】
①改善提案年月日
②改善提案者の所属部署名・役職
③氏名
④改善提案ネタのタイトル（「～の改善について」「～の効率化について」）
⑤改善提案する理由（これまでの課題などを記入）
⑥改善提案ネタの内容（より具体的に○○をすることを提案する）
⑦改善で期待される効果や具体例を挙げる
⑧改善実施のスケジュール案（いつから・どこで・どのように行うのかを具体的に表記）
⑨添付資料（グラフ・図表で視覚的に改善効果を示す）
