仕事場で改善提案をする機会や、日々の暮らしの中で改善したいと思うことはありませんか？具体的な改善提案の考え方を知ることで、自分が具体的に何を改善したいのかが分かるようになります。今回は仕事ではもちろん、日常でも使える改善提案を考える方法をご紹介します。
改善提案は何を準備すればいい？
会社内の業務の効率を上げたり、より効果的な結果がでるように業務を改善するための改善提案。一体どんなところから始めたらいいのか…初めての方は悩んでしまいますよね。
改善提案をする場合、何を準備すればよいでしょうか。
まずは、改善提案のネタ探しです。当たり前ですが改善ネタを見つけないと提案もできませんよね。どんなことについて改善が必要なのかを考えるところから始めましょう。改善ネタを見つけたらそれに合った改善策を提示していきます。
意外なところに改善ネタが隠れていることもあります。少しの改善策が積み重なることで、大幅な時間削減や効率UPに繋がることもあります。
難しそうに思える改善提案ですが、ここでは改善提案のネタ探しや提案書の書き方などを解説しています。これを読めば改善提案のやり方や悩みも解決できるはずです。
何を改善する？改善提案のネタを見つける方法
どんな会社でも、どうしても職場の嫌なところ、ダメなところは存在しますが、一度それが目に付くと、何とか改善したいなと思うことは誰にでもあると思います。
改善したいと思うネタがたくさんあるときは問題ありませんが、会社によっては定期的に改善提案をしなければならない場合もあるかと思います。
そこで、改善提案のネタが思い付かないときのための改善提案の書き方、改善提案の具体例や事例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
①身近なところで探す
まずは、ごく身近なことで改善提案のネタ探しをすると良いです。
身近なネタの書き方としては、毎日会社で働いていて感じることを、思い付く限り考えます。
難しく考える必要はなく、「ここをこうすればもっと良くなるんじゃないかな」という程度の発想で良いです。
そして、思い付いた改善提案の事例に対して、「ここを良くするためには、まずどこを変える必要があるのか」を考えて、それを順序立てて説明することができれば、立派な業務改善の提案書が出来上がります。
②疑問や反省をメモしておく
毎日の仕事の中で、疑問に思ったことや反省点をメモしておくことで、それが改善提案のネタを考えるヒントにつながります。
例えば製造業などの現場作業では「この作業は無駄ではないのか」「この現場にこれだけの人数が必要なのか」といったように、仕事中にふと感じたことを休憩時間などにメモしておくことで、業務改善のネタが思い付きやすくなります。
③ネタはシンプルに考える
改善提案のネタがどうしても思い付かないとき、難しく考えれば考えるほど改善提案のネタが思い付かないときがあります。
更に改善提案が思い付いたとしても、「こんな提案はくだらないのではないか」という気持ちになってせっかく思い付いた改善提案のネタを破棄してしまう人もいます。
しかし、改善提案のネタがくだらないのではと思うようなことであったとしても、それを発言しないことはとてももったいないことですので、とにかく思い付いた業務改善点は言葉や文書で形にすることが大切です。
④同僚とネタ探しの話をする
自分一人で業務改善の具体例が思い付かない場合は、会社の同僚や後輩と一緒に改善提案について話してみることも大切です。
他の人と話すことによって、自分の改善提案について他の人はどう思うのか、また他の人は今の仕事場に対してどう思っているのかが分かります。
また、自分が考えた業務改善のネタが他の人達と似ていたり、賛同してくれる数が多い場合、一人では改善できなかったことも皆で改善しようとすることで、更に実践的な改善策が生まれることもあります。
⑤改善効果を明確にする
改善提案をするときは、改善したことによってどれだけの効果が期待できるのか予想することも大切です。
現在の問題点を文章や数値で表し、改善提案を行うことで何が改善されるのか具体的に目に見えるようにアピールする必要があります。
また、業務改善の提案を通しやすくするには、改善実施後にどれだけ改善されたのかが分かるチェックリストなどを作成しておくことも大切です。
⑥チェックして見直す
業務改善のネタの書き方の一つに、自分や周りの職場について以下のチェックをして改善点を洗い出すことができます。
【チェックリスト】
①自分の行っている業務を細かく書き出す
②行っている業務の中で、簡略化できるものはないか考える
③行っている業務の順番を入れ替えることで、効率化できることはないか考える
④自分の所属する部署でミスが多い人はいないか、またはミスをしやすい仕事内容ではないか考える
⑤ミスが多い環境や時間は決まっていないか考える
⑥業務の改善点を数値化して具体的に検討し、比較する
⑦更なる改善を目指す
改善提案のネタを出し尽くしたけれど、まだまだ改善提案のネタがあるのではと思うときには、会社の悪いところだけでなく、良いところも考えてみましょう。
例えば一年前に業務改善された事例について、以前より良くなった点を考え、更に改善することはできないかと考えます。
ほとんどの人は会社の悪いところの改善提案を考えますので、良いところからの更なる改善提案は、新しいネタと感じられやすいものでもあります。
⑧他部署を観察してネタを見つける
会社の改善提案のネタが思い付かないときは、他部署を観察するだけでも改善提案のネタを見付けることができます。
社内でも他の部署を見てみると、自分の職場より改善がされている事例がありませんか？
他部署で自分の職場より良いと思う点を調べることで、改善提案が思い付きやすくなる方法もあります。
⑨どんなネタもとにかく発言する
改善提案は質ではなく、量を重ねることが大切です。
改善提案をするときは、それが例えお金や技術的に無理なものであったとしても、構わず提案してみることも大切です。
例え提案がボツになったとしてもユニークな提案であれば、その発想力が目に止まり、新しい業務や企画を任せてもらうことがあるかも知れません。
