新型コロナウイルスの影響拡大で、オフィスワーカーの方は在宅勤務・テレワークに切り替えられたというケースも多くなってきました。それに伴いこれまで対面で行ってきた会議を遠隔で行う必要も出たのではないでしょうか。この記事では無料で導入できるWEB会議システムをご紹介します。
WEB会議システムのメリットとは？
新型コロナウイルスの猛威はオフィスワーカーたちのワークスタイルまで大きく変えてしまいました。すでに導入されていた企業もあることと思いますが、ここになってWEB会議システムの導入が多く求められてきています。
WEB会議システムを導入するメリットは、会議の参加メンバーが遠隔地にいてもリアルタイムで会議を行うことが可能であるということです。しかし、それ以外にもリアルな対面型会議より、かえっていいこともあるようです。
今は緊急事態の対策のために、導入を検討している企業が多いかと思いますが、今後はますますWEB会議システムの利用率が高まってくることが想定されます。今からWEB会議システムに詳しくなっておくことは、今後のビジネスキャリアにもきっと生きてくることでしょう。
リアルタイムで会議が可能！
まずなんといっても遠隔地にいながらにして、リアルタイムで会議を可能とすることが最大のメリットでしょう。インターネット時代ならではの利器だといえます。
これは、リアルタイムで開催されている会議に、遠隔地にいてどうしても参加できないメンバーが、WEBから参加するという形態も可能となりますし、現在のようにテレワークを要請されている状況下では、会議参加者が全員遠隔地にいたとしても、会議開催を可能とします。
それぞれのメンバーが通信環境の良いところさえ確保すれば、リアルタイムと変わらぬ速度で会議を円滑に進めることができます。もはやリアルな対面型会議が必要ないのでは？と思うほどですね。
画面共有で非対面でも説明がしやすい
WEBを使って対話を行うからこそ可能となるのが、画面の共有です。これはむしろ対面だとなかなかできない会議でのアクションなので、非対面のWEB会議の方が、情報共有しやすいというのは大きなメリットでしょう。
ペーパーレス化が進んでいる昨今のオフィスワークを踏まえて考えると、WEBを介した会議で、画面共有で資料を閲覧したり、簡単に画像や動画を提示できるので、より会議の質を高めることも可能となります。
会議は、プレゼンテーションであったり、詳細報告でグラフやデータを使用したりすることが多いです。こうした時、はじめから画面共有がデフォルトの状態で進められること、たいへん便利です。
WEB会議システムの選び方
さて、メリットの大きいWEB会議システムですが、それではいったいどういったものを選ぶと良いのでしょうか？WEB会議システムは、無料のものもありますが、システムの堅牢性などを考えた時にかかる費用など、全体の費用感、手間などは考慮に入れるべきです。
特に秘匿性の高いプロジェクトなどでは、システムのセキュリティは気になるところですね。各社から提供されているWEB会議システムの特徴をしっかり精査し、導入することをおすすめします。
①導入の初期費用や手間が少ないもの
まず確認したいのが、導入にかかる初期費用、ランニングコスト、また機器、ネットワークの設定や周辺機器が必要なのかといった手間もチェックするべきポイントです。
現在、多くの企業で利用されているWEB会議システムは、無料からはじめられるものが多いです。ただし、継続的に使用する場合や使用時間、人数制限などで、有料に切り替わるものもありますので、よく下調べすることをおすすめします。
また、多くのWEB会議システムは、導入から利用開始までの手間はたいへん簡素化されているのが特徴です。ただし、サインアップやインストール、会員登録が必要なサービスもあります。
利用者数やネットワークの規模によっては、複雑な設定を要するケースもありますので、この手間の部分についてはケース・バイ・ケースといえるでしょう。
②セキュリティが守られていること
特に気をつけたいのは、セキュリティがしっかりしているかということです。WEB会議に参加するメンバーのセキュリティ意識も大事ですが、WEB会議システムそのもののセキュリティを万全にすることは何より抑えるべきポイントです。
WEB会議システム自体のセキュリティ体制をチェックすることかはじめましょう。その次に、自前でできるセキュリティ対策を講じるべきです。
WEB会議システムはたいへん便利なツールですが、現在利用されているシステムにおいてもすでに、不正アクセスが報告されていたりしますので、ネット上に重要なプロジェクト情報がダダ漏れなんてことにならぬよう、慎重を期すことをおすすめします。
③同時接続が可能な人数は多いのか
WEB会議システムを数名単位の人数で行う場合は、同時接続の設定についてさほど大きく悩むことはないでしょう。気軽にビデオチャット感覚ではじめられるのが、このWEB会議システムの利点といえます。
しかし、10名以上の大会議でシステムを利用したいという場合は、同時接続が可能な人数の制限などはチェックしておかなければなりません。この場合、「同時接続可能拠点数」というナンバリングで拠出されますが、現在では最大3000拠点を可能とするシステムもあるようです。
WEB会議システムを導入するメリットは、テレワーク上の要請という現在事情もありますが、本来は交通費削減という効果が大きいものです。同時接続可能拠点数が多いほど、そうした効果に貢献すると考えられます。
④サポート体制が整っていること
サポート体制が整っているということも重要なポイントです。やはりネットワーク上のシステムなので、思わぬ不測の事態でシステムが停止したり、不具合を起こすということが考えられます。
そうした場合、迅速な対応を準備しているシステムであれば安心です。また、サポートが24時間体制なのか、日本語対応なのか、メールのみか、電話でも対応してくれるのかなど、抑えるべきポイントはいくつかあります。
自社でどのような形式、どのような規模で利用していくのかを踏まえた上で、サポート体制の充実度をチェックすることも忘れないようにしましょう。