【産休前挨拶のテンプレ】メールで挨拶するパターン（社内編）
ここがポイント！社内メンバーにメールで挨拶をするときの内容
・メールでの挨拶を容認いただきたい旨を伝える
・産休に入る日、出産予定日、復帰予定日を具体的に伝える
・必要があれば後任者を伝える
これらのポイントを具体的な文章にすると、以下のテンプレのような内容になります。
社内メンバーにメールで産休前の挨拶をする【テンプレ文】
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
私事ではございますが、〇月〇日より産休に入らせていただく運びとなりました。
本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご報告となりますがご容赦ください。
〇〇業務の件は担当の〇〇に引き継いでおりますのでよろしくお願いいたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
〇〇部 〇〇担当 〇〇
メールアドレス
電話番号
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
出産予定日は〇月〇日、復帰は〇年〇月頃の予定です。
休暇中ご不便・ご迷惑をおかけするかと存じますが、何卒よろしくお願いいたします。
社内メールで産休前の挨拶を一斉送信する際の配慮
■ どこまで産休前の挨拶メールを送信するべきか
接点のない部署にまで送る必要はないですが、業務上の関わりがある部署には送信しておくとよいでしょう。
関連部署に産休に入ったことが伝わっていないと、思わぬところで社内の連携ミスが発生する可能性があります。
大量の受信者に一斉送信する際にはBCCで送るのが無難です。
■ 産休前の挨拶メールを送信するタイミングは？
基本的には休暇前日の終業時間直前くらいのタイミングがベストです。
理由は受信者に気を使わせないためです。
あまり余裕をもって送信してしまうと、受信者のなかには丁寧に返信してくれたり、
見送りと称して会いに来てくれたりする人もいます。
もちろんうれしいですが、申し訳ない気持ちにもなりますよね。
終業時間ぐらいに送れば、メール送る側も受けとる側も気を使いすぎずに済みます。
【産休前挨拶のテンプレ】メールで挨拶するパターン（社外編）
ここがポイント！社内メンバーにメールで挨拶をするときの内容
・メールでの挨拶を容認いただきたい旨を伝える
・産休に入る日、出産予定日、復帰予定日を具体的に伝える
・休暇中に不便をかけることへのお詫びをする
・担当していた業務の後任者を必ず伝える
これらのポイントを具体的な文章にすると、以下のテンプレのような内容になります。
社外の人にメールで産休前の挨拶をする【テンプレ文】
いつもお世話になっております。
私事ではございますが、〇月〇日より産休に入らせていただく運びとなりました。
本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご報告となりますがご容赦ください。
〇〇業務の件は後任者の〇〇に引き継いでおりますのでよろしくお願いいたします。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
〇〇部 〇〇担当 〇〇
メールアドレス
電話番号
_
出産予定日は〇月〇日、復帰は〇年〇月頃の予定です。
妊娠中は〇〇さまにあたたかいご配慮をいただき、おかげさまで母子ともに健康に過ごすことができました。ありがとうございます。
休暇中ご不便・ご迷惑をおかけするかと存じますが、何卒よろしくお願いいたします。
社外の人にメールで産休前の挨拶を一斉送信する際の配慮
■ 個別送信が基本！一斉送信をするときは必ずBCCで
複数の取引先に産休前の挨拶メールを送信するときは原則、個別送信をしましょう。
受信者同士のつながりがないのに一斉送信でメールアドレスを公開してしまうのは、
非常識と思われます。
もしも一斉送信をする場合は、必ずBCCを使うようにしましょう。
■ 産休前の挨拶メールを送信するタイミングは？
社内メールとは違い、産休１週間前くらいには挨拶メールを送信しておきましょう。
理由は「休暇前に聞いておきたかったのに、メールに気付いたときにはすでに産休に入っていた！」というトラブルをなくすためです。
取引先と後任者にダブルで迷惑をかけることのないよう、早めのメールがおすすめです。
そのうえで重要な取引先には産休前日あたりに電話で一報入れると、より丁寧で好感度が高いでしょう。
