ペーパーレスを導入するには？

ペーパーレス化のメリットはわかっていても、これまで導入をしていなかった分何から始めたら良いのかわからない…と悩む方もいるかもしれません。まずは気軽にできることから、ペーパーレス化していきましょう。

書類はオンラインストレージで保管

まずは書類を保管するオンラインストレージを決めておきましょう。Googleドライブや、OneDrive 、Dropboxなどが人気でしょう。一括で書類が管理でき、セキュリティ対策も十分、ファイル共有・共同編集などができるため、慣れると非常に便利です。低コストから始められるのも魅力です。

請求書はデータで発送＆受け取り

請求書をPDFで送ったにも関わらず、捺印済みの原本をさらに郵送する…このような企業もこれまでは多くありました。けれど今では電子取引でのやりとりが進んでいます。請求書発送のための印鑑のために会社に向かう…このようなことは今後さらに少なくなっていくでしょう。

また、印鑑を使うことで、請求書偽装などのリスクを減らすことはできますが、本来請求書に印鑑を押すことは義務ではありません。そのため、ワードやエクセルなど、すぐに書き換えられるデータではなく PDF等でのやりとりをするのが一般的です。本来電子データで保存するためには申請が必要ですが、電子化された書類を保存できるように対応したサービスもあるので、検討してみると良いでしょう。

提案資料の印刷を省いて事前または現場共有

打ち合わせや会議で必要になる資料は、印刷ではなくあらかじめデータ共有または、その現場で共有するようにしても問題ありません。手持ちの用紙にメモをするという方もいらっしゃるかもしれませんが、PCの画面を見ながらメモをとることもできます。

それぞれが画面上の資料を確認しながら仕事を進める。これができるだけでも、事前準備に必要な時間と手間を少なくすることができます。

契約書や顧客情報なども、クラウドやツールの検討を

ペーパーレスにあたって、もっとも懸念されるのが情報の管理ルールについてです。コンプライアンス違反などから、社会的信用を失うことは避けたいのは当然のことです。

そこで今注目を浴びているのが、クラウドツールです。契約書の作成からレビュー、締結、管理までを全てクラウド上で完結することができます。契約書や受発注書などをクラウド上で管理することができ、もちろんセキュリティ面も充実しています。様々なサービスやツールがあるため、自社での情報量や取り扱う書類に合わせて、検討してみると良いでしょう。

作業効率が捗る、ペーパーレスを意識して

いかがでしたか？

テレワークが一気に推し進められた今、ペーパーレスの導入は必須と言っても良いでしょう。オフィスにしかなかった環境を、場所が変わっても準備できるようになると柔軟な対応ができるようになり作業効率がグンと上がります。もちろん、慣れるまでは使いづらく感じるかもしれませんし、企業規模によって大幅なコストもかかります。ですが、それ以外のメリットもたくさん。時代が変わるにつれ、働き方が変わるのはごく自然なことなのかもしれません。ぜひ参考にしてみてくださいね。

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