テレワークが一気に進み、オフィスに通うことが少なくなった今こそ、仕事のペーパーレス化を意識してみてはいかがでしょうか？　効率よく仕事を管理するための仕事術についてお伝えします。

書類整理に時間がかかる…ペーパーレスを導入して

デスクの上にたくさんの資料や書類が重なっていて見ているだけでゲンナリ…なんてことになっていませんか？　印刷した資料たちは、保管して管理しておくものと破棄するべきものの2つに分かれます。書類管理は仕事ではマストですが、より効率をあげるべくペーパーレスを意識してみてはいかがでしょうか。

テレワークが進み、オフィスに足を運ぶことが少なくなっている今こそ、書類管理や書類を使ったやりとりを見直してみて。今回はペーパレースを意識するメリットと、初心者でも始めやすいペーパーレス化の方法についてご紹介します。

ペーパーレスを意識するメリットって？

紙を印刷して保管する…ただこれだけのことといえばこれだけのことかもしれませんが、書類管理がなくなるだけで、仕事がより効率的に、そしてコストも抑えられるというメリットがあります。

書類廃棄に必要な時間がなくなる

書類廃棄が面倒だからと、デスクや棚の上に大量の書類を貯めている人もいらっしゃるでしょう。膨大な資料を破棄するとなると、少しづつ分けてシュレッダーにかける時間もかなりなものになります。ついつい後回ししたくなってしまいますよね。

けれどペーパーレス化することで、書類廃棄に必要な時間がかなり短縮できるように。その分仕事をする時間が増え、デスク上も綺麗にまとまるので作業をスムーズに進めることができるようになります。

印刷する手間を省ける

また、作った資料を会議や打ち合わせで展開する時、大量の資料が必要になることがあります。広告代理店などをはじめとする、大掛かりなプロジェクトに関する資料では100枚を20人分用意するということもザラにあるのだとか……。

大量に印刷した紙を整理して、ホッチキスで束ねて準備する……。これにはコストも時間もかかります。ペーパーレス化をすることで、このような無駄を省くことができるようになります。

コストを削減できる

また、大量の印刷物があるときにフル稼働するのがプリンターです。このプリンターのトナー代や、印刷用紙のコスト、シュレッダーの電気代など……小さいものでも意識すれば節約できるポイントはたくさんあります。備品に関するコストを、チリツモではありますが確実に下げることができます。

書類の管理が楽になる

書類を紙で管理しないとなると、必要になるものが“データ”です。日付やプロジェクト名などをデータ名につけておき、クラウド上で管理しておけば確認したい書類があった時もすぐに見つけることができるように。

大事な書類の中には、保存期限が設けられているものもあるはずです。紙での書類管理の場合、このような保存期限に沿って全て管理しておくのは難しいでしょう。けれどデータであれば、ファイリングしておくだけでそれが簡単に把握できるようになります。

社内で、フォルダの管理や名前などのルールとして決めておけば、「あの資料を参考にしたいんだけどどこにある？」なんて聞きに行く必要もなくなり、作業の効率がよくなります。

書類の取り扱いが楽になり、保管場所も取らない

取り扱う書類が少なくなると、当然書類の取り扱いが楽になります。自分のデスク上であっても「あの書類どこにいった？」なんて探す時間が減るでしょう。

これまでは大量に用意されていた、書類保管用の棚やスペースも必要なくなります。パソコンがあればどこでも仕事をできる環境をつくる、テレワークが進んでいる今だからこそ、このように“場所をとる”、“場所を制限する”ものは減らしていきましょう。