【上司・取引先別】メールでの断り方例文
それでは、実際に断るときはどう伝えれば良いのか、例文を示しましょう。
上司と取引先別に紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
上司からの依頼を断るとき
上司から仕事を依頼されると、断りにくいと感じる人も多いでしょう。
断る際のポイントは、「謝罪・理由説明・お断り・代替案の提案」の4ステップを踏まえること、自分が抱えている仕事の状況について簡潔に伝えることの2つです。
〇〇部長
××です。
ABCプロジェクトの件、お声がけいただき、ありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、今週末までに〇〇案件の提案書を作成しなければならず、お引き受けするのが難しい状況です。
来週以降でよろしければ対応可能かと思いますが、いかがでしょうか
前置きや挨拶は不要です。
伝えたい内容だけを簡潔に書きましょう。
取引先からの依頼を断るとき
取引先に頼まれたことを断るのは勇気が要りますね。
不快にさせることのないよう、言葉遣いに特に注意する必要があります。
まずは感謝の気持ちを伝え、断るのは不本意であることや力になりたいと考えている気持ちが伝わる内容にしましょう。
〇〇株式会社
営業部 〇×様
いつもお世話になっております。
株式会社×〇 営業部 ××です。
先ほどは、〇〇に関してご相談いただき、誠にありがとうございます。
大変恐れ入りますが、不本意ながらご相談の件に関しましてはご辞退させていただきたく存じます。
現在、弊社内のリソースが不足しており、御社の希望される期日までに対応するのが難しい状況にあるためです。
せっかくのご機会をいただきながらこのような返答となり、深くお詫び申し上げます。
ご理解、ご了承いただきますようお願い申し上げます。
なお、1カ月ほど納期をご調整いただけましたら、対応可能かと存じます。
ご検討いただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
丁寧に感謝を述べ、辞退する旨ははっきり伝えたうえで、納期調整をしてくれればなんとかすると伝えています。
こうした文章は、誠意が伝わりますね。
上手な断り方をマスターして仕事のできる人になろう
仕事を断るのはなかなか勇気が要りますが、やみくもに引き受けても良い結果は生まれません。
依頼された仕事をこなすのが難しいときは「謝罪・理由の説明・お断り・代替案の提案」の流れで断るのがおすすめです。
この断り方であれば、相手も気分を悪くすることなく「それならしかたない」と諦めてくれるでしょう。
無理な依頼を断れるスキルが身につけば、ひとつの仕事にかけられる時間や手間が増えるのでクオリティがあがります。
上手な断り方をマスターして、仕事のできる人になりましょう。
提供・Rolmy
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