評価を下げない断り方とは？4ステップでうまく断ろう
どうしてもできない仕事を断ることは、悪いことではありません。
しかし、断り方には注意が必要です。
たとえば、「今はできませんよ！」「そんな仕事する余裕がないって見てわかりませんか？」などと攻撃的な断り方をしてはいけません。
このように言われれば、たとえどのような理由があろうと相手が気分を害する可能性が高いからです。
仕事を断るときは「謝罪・理由説明・お断り・代替案提案」の4つのステップでいきましょう。
STEP1.謝罪
依頼されて断るときは、まず引き受けられないことについて謝罪の言葉を述べましょう。
たとえば、「申し訳ありません」「せっかく声をかけていただいたのに、申し訳ないのですが…」などというと良いでしょう。
また、相手によっては以下のように「感謝」や「喜び」を伝えるパータンも使えます。
- お声をかけていただき、ありがとうございます。ただ、せっかくなのですが
- 引き受けたいとは思うのですが
- ご期待いただき、嬉しいのですが
まず謝罪や感謝などの言葉をワンクッション入れることで、誠意が相手に伝わります。
依頼してきた相手も断られることに対して悪い印象を抱きにくくなるでしょう。
STEP2.理由説明
断る以上、引き受けられない理由はきちんと述べる必要があります。
これは、理由があるなら仕方がないと相手も納得しやすくなるからです。
このとき、「忙しいので」「今、時間的に余裕がなくて」といったあいまいな理由を述べるのは適切ではありません。
なぜなら、「本当に？」「そうはいってもなんとかできるでしょ」と思われてしまう可能性があるからです。
とはいえ、依頼してきた相手も忙しいので、あまり長々と自分の状況を話すのも好ましくありません。
具体的な理由を、簡潔に説明するのがベストです。
たとえば、「〇〇の資料を本日3時までに完成する必要があり、その後は××に関してお客様との打ち合わせが入っているんです」といった調子ですね。相手も「それならしかたない」と納得するでしょう。
STEP3.きっぱりとお断り
理由を説明したら、「このような状況ですので、無理です」「申し訳ないですが、できかねます」などと明確にお断りすることが大切です。
「うーん、ちょっとどうでしょう」「今の状態でできるかどうか…」などと判然としない言い方をしてはいけません。
「できるのかできないのか、結局どっちなんだ」とイライラさせてしまう恐れがあるからです。
相手によっては「大丈夫、できるよ」と押し通さてしまうこともあるでしょう。
そうならないように、きっぱりと断る必要があります。
STEP4.代替案を提案
はっきり断ったあとは、「来週以降なら対応可能です。それでもよろしいでしょうか」など代替案を提案すると良いでしょう。
これは、頼まれた仕事を受けようとする気持ちがあることが相手に伝わり、断った印象を和らげられるためです。
