仕事の引き継ぎに必要な期間
引き継ぎには、1～3ヶ月の期間を要する場合が多いでしょう。
多くの企業では引き継ぎ期間を考えて、退職日の1〜3ヶ月前に退職の申告を入れることが一般的です。
しかし業務スケジュールによっては、期間内での引き継ぎが難しいケースも出てきます。
そのため退職が決まった段階で、引き継ぎに取り掛かることをおすすめします。
また、余裕を持って引き継ぎができるよう、退職届は早めに提出するとよいでしょう。
上手に引き継ぎをするためのポイント5選
ここでは、上手に引き継ぎをするためのポイントを5つ解説します。
上手に引き継ぎをすることができれば、後任者もスムーズに業務をすることができ、自分もスッキリと退職することができるでしょう。
業務内容をリストアップする
まずは、自分がやってきた仕事をリストアップしてみましょう。
リストアップすることで、後任者に伝えるべき仕事の内容が明確になります。
どんな小さな些細なことでも自分が担当してきた業務を書き出してみましょう。
■ 具体的なリストアップ項目
・業務による優先度、重要性
・各業務ごとのフローチャート
・各業務に必要となる情報
・データの保管場所
・業務に関わる担当者名や連絡先
・共有フォルダのパスワード
引き継ぎ資料を詳細に作る
引き継ぎ資料を作る際に重要な点は、業務の優先度や重要性が一見して分かるよう、見やすく作ることです。
また、業務内容だけではなく、取引先や会社外で関係のある人の名前や住所、連絡先を明記することも忘れてはいけません。
このように、引き継ぎ資料を詳しく作ることで、初めての人でも業務をこなしやすくなります。
ワードやエクセルなどを使用すれば、見やすい資料を作りやすいでしょう。
データとしてパソコン内に保存もできるため、資料の紛失も防げます。
パソコンのデータを使い、見やすく詳細な資料を作ることで、後任者はスムーズに作業することができます。
引き継ぎ資料は、思いやりの気持ちを持って作成しましょう。
後任者とスケジュールを合わせる
引き継ぎ資料を作成したら、後任者と具体的なスケジュールを合わせます。
スケジュールを合わせることで、しっかりと引き継ぎの説明をすることができます。
その際に、一緒に業務ができる日も作れるよう上司に相談することも必要です。
余裕を持ってしっかりと説明ができるよう、前もって打ち合わせしておきましょう。
引き継ぎ資料に目を通してもらう
実際に引き継ぎ資料を渡して内容を確認してもらいます。
一緒に資料を見て説明をすることで、資料の不備に気付くことができ、修正をすることができます。
この際に重要なのが、資料を渡すだけではなく一緒に資料を見て説明することです。
また、過去のトラブルや体験談も話しておくと後任者も参考になるでしょう。
お互いに納得のいく引き継ぎをすることが重要です。
後任者と一緒に実務を行う
上司に許可を取って、一緒に業務を行う日を作りましょう。
いくら丁寧に引き継ぎ資料を作っても、実際やるとなると別の話になります。
１日だけでも一緒に業務を行う日があれば、資料だけでは分からない点を理解することができます。
その経験があれば後任者は安心して業務を行うことができます。
