電話をかけるときのポイント

入社してしばらくは、電話を受けるときも、かけるときも緊張するかもしれません。特にかけるときは、話したい内容をあらかじめメモに記しておく、自分の名刺を手元においておくなどしましょう。相手が不在で、折り返しの番号を確認される場合や、うっかり所属部署名などを忘れてしまったときにも安心です。

時間帯に注意しよう

電話をかける際は、時間帯に注意しましょう。たとえば昼食の時間や始業前、終業後など、相手が電話に出ることが難しいと予想される時間帯は避けるようにします。

もちろん業務時間は職種によってさまざまなので、場合によっては深夜にかけることもありますが、一般的に遅い時間帯であれば「夜分遅くに失礼いたします」と断りを入れるようにしましょう。

通話のはじまりは、必ず挨拶から

通話が始まったら、「お世話になっております。〇〇会社の△△でございます」とまずは自分の名前を伝えましょう。続いて、用件をできるだけ簡潔に伝えます。

通話中に相手が別の人物に替わった場合は、あらためて「お世話になっております。〇〇でございます」と自分の名前を告げます。先方の引き継ぎがうまく行われていない可能性もあるため、用件も再度伝えると親切です。

相手が不在の場合は用件を残そう

電話したものの相手が不在だった場合、留守番電話機能があれば必ず自分の名前と用件を残しましょう。とくに初めて電話する相手だと、メッセージを残しておかないと誰が何の用事で電話をかけてきたのかわからなくなってしまいます。

用件が済んだら、直接フックスイッチを押して電話を切りましょう。繰り返しになりますが、電話はかけたほうから切るのがマナーです。

電話応対は慣れが大事！

あまり電話応対をしたことがない人にとっては、電話に出ること自体に大きな不安を抱いてしまうかもしれません。しかし、電話口の向こうにいるのも人間です。見えないことで緊張するかもしれませんが、通常の会話と同じだと思えば、少しは気が楽になるでしょう。

また、電話応対は慣れれば慣れるほどスムーズに行えるようになります。電話応対自体が不安だという人は、まずは積極的に受話器を取る（受ける）ことからチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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