友人や知人とどのような手段で連絡を取っていますか？メールやLINE、SNSのメッセージが大半で、電話はほとんど使わないという人も多いのではないでしょうか。しかし社会人になると、電話応対する場面も多くなるもの。そこで今回は、社会人が最低限知っておくべき電話応対のマナーについて解説します。

電話応対の基本マナー

声のトーンは高めに

電話口で聞こえる声は、普段の話し声よりもややくぐもって聞こえると言われます。また、身振り手振りや顔の表情が見えず、音声だけでコミュニケーションを取らなければなりません。そのため、普段よりもややトーンを高めにし、明るくハキハキと喋ることを心がけるようにしましょう。

敬称の使い方に気をつけて

電話応対の最中に、自分の会社や団体に所属する人物の名前があがることもあります。その際は、たとえ自分にとって目上にあたる上司や先輩だったとしても、役職などの「部長」や「さん」などの敬称は名前に付けず、呼び捨てにするのがマナーです。

メモと復唱を忘れずに

また、メールやLINEとは異なり、電話では会話の記録が手元に残りません。基本的に電話応対をする際には、すぐにメモが取れるよう、あらかじめ手元に筆記用具などを用意しておきましょう。

電話を受けるときのポイント

電話を受ける際は、遅くとも3コール以内に出るようにしましょう。出るのが遅いと、相手を待たせてしまうだけでなく、場合によっては不在だと勘違いされてしまうこともあるからです。

まずは、自社名を名乗ろう

電話に出たら「もしもし」と言わずに、まず「はい、〇〇会社の△△でございます」と自社名などを名乗ります。冒頭に「お電話ありがとうございます」と加えてから名乗ってもいいでしょう。まれに間違い電話がかかってくる可能性もあるため、名乗ることで行き違いを防ぐことができます。

相手が誰か、必ず確認しよう

時には自分ひとりでは対応できない内容の電話を受けることもあるかもしれません。その際は慌てずに用件と先方の会社名および名前を聞き、対応できる人物に替わります。このとき、先方が誰であるか、忘れずに確認するようにしましょう。

相手が名乗らず、突然「○○様はいらっしゃいますか？」と聞いてくるケースもあります。そのときも「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」などと相手が誰か確認するようにしましょう。

保留ボタンを押して取り次ぎを

電話を替わる際は、「少々お待ちください」と一言添え、保留ボタンを押してから受話器を離れ、対応できる人物に取り次ぎます（用件の内容がわからない場合は相談します）。保留を忘れると、先方に不快感を与えるだけでなく、社内の会話が丸聞こえになってしまう恐れもあるので注意しましょう。

対応できる人物が不在だった際はその旨を先方に伝え、折り返し電話が必要かどうかを確認します。必要な場合は、何時に電話をかければよいか、都合のよい時間を先方に確認しておきましょう。

電話は、かけたほうが先に電話を切るのがマナー

電話を切る際は、先方が電話を切ったことを確認します。電話応対では、電話をかけてきた相手方から先に切るのがマナーです。

また、受話器をそのまま置いてしまうと、「ガチャ」という不快な音が聞こえてしまいます。通話が続いている可能性もあるため、電話を切る際は指で直接フックスイッチを押して切るようにしましょう。