テレワークによって、コミュニケーション不足を課題とする企業は少なくありません。原因を正しく知り、解決方法を適切に取り入れる必要があります。ここでは、テレワークのコミュニケーション不足の原因や引き起こされる問題、効果的な対策方法を紹介します。
テレワークでコミュニケーション不足に陥りやすい原因4つ
「テレワークをすると、オフィスワークの時よりもコミュニケーションが不足する気がする……」
このように感じている方は多くいます。
まずはテレワークで、コミュニケーション不足になる4つの原因を確認しておきましょう。
1.顔を合わせる頻度が減るため
テレワークでは、周りに上司や同僚が誰もいない状態で仕事をすることになります。
そのためオフィスワークの時よりも、社員同士のコミュニケーション頻度が減る傾向にあります。
WEB会議などでコミュニケーションの機会を設ける方法もありますが、相手の仕事の時間を奪ってしまうことを考え、ためらってしまうケースも珍しくありません。
またテレワークでは、コミュニケーションの内容が業務上のものに限定されてしまいます。
そのため、世間話やアドバイスなどのコミュニケーションは、テレワークでは発生しにくいのです。
2.認識のずれが発生しやすいため
テレワークでは認識のずれが発生しやすいため、コミュニケーション不足を招くことがあります。
テレワークでのやりとりは、WEB会議やメール、チャットなどで行なわれます。
このうち、WEB会議は頻繁に行なうと時間を奪い仕事の妨げにもなるため、基本的にはメールやチャットなどを使い文章のやりとりをすることになるでしょう。
文章でやりとりする場合は、対面会話のように相手の表情や仕草から情報を読み取ることができません。
その結果細かいニュアンスが伝わらず、認識のずれが発生してしまい、積極的にコミュニケーションを取ろうとする意欲が低下してしまいます。
その結果、コミュニケーション不足を招いてしまうのです。
認識のずれによるコミュニケーション不足に陥ると、業務上のミスや人間関係の悪化につながってしまうこともあるため注意が必要です。
3.タイムラグが発生しやすいため
タイムラグが発生しやすいことも、テレワークでコミュニケーション不足になってしまう原因のひとつです。
テレワークでは、社員全員が同じタイミングでメッセージを確認するわけではありません。
そのためすぐに情報を共有したいと思っても、タイムラグが生じてしまいます。
急ぎで回答が欲しいときでも、席を離れている場合などで相手がメッセージを確認していないと回答はもらえません。
オフィスで一緒に働いていたときは、相手の状況を察して動くことができていたとしても、テレワークではそれが難しいのです。
4.テレワークツールに慣れていないため
テレワークツールの導入が、コミュニケーション不足を招く場合があります。
なぜなら、新たなコミュニケーションツールを使いこなせないことにより、コミュニケーションに支障をきたしてしまうためです。
例えばビデオミーティングツールであるZOOMで打ち合わせをする際は、招待リンクを送り、参加を許可するといった工程が必要です。
ZOOMを使用したことのない人がこの一連の流れを行うのは難しく、連絡を取ろうとして諦めてしまうケースも考えられます。
また、テレワーク中にツールトの使い方がわからなくなっても、教えてくれる社員が近くにいるわけではないため、周りに気軽に聞くことができません。
そのため、コミュニケーション不足になるという事例も決してめずらしくはないのです。
