営業事務と一般事務の大きな違いはどの部署のサポートをするか。営業部門の事務を担当するのが営業事務、担当部門を限定せず幅広い部門の事務を担当するのが一般事務職です。今回は営業事務と一般事務の違いを中心に、業務で身に付くスキルや事務職のメリットを紹介します。
営業事務と一般事務の違いとは？
営業事務と一般事務の大きな違いは、どの部門の事務を担当するかということ。
名称からもわかる通り、営業事務は営業部門の事務を担当します。
一方の一般事務は、担当する部門を決めずに業務することが多いです。
そのため、営業事務より一般事務のほうが幅広い事務業務をおこないます。
営業事務の仕事内容
営業事務は、主に営業部門のサポートをします。
見積書や契約書、注文書など業務で使う書類の用意をはじめとした業務が営業事務のお仕事。
営業事務員が直接営業することはないものの、営業の過程で欠かせない書類を作成していることなどから営業部門に欠かせない存在です。
営業部門の人は外回りで会社内にいないことも多いため、電話や来客などのお客様対応も営業事務が代わりにおこないます。
一般事務の仕事内容
一般事務は、オフィスワークの中で基本的な職種だといわれています。
主にデータ入力をしたり、さまざまな書類の作成や仕分けをしたり、電話やメール対応をしたりすることが一般事務の業務内容です。
業務内容は幅広いぶん、担当する部門によっては業務内容が異なる場合や、専門的な知識が必要になる場合もあります。
営業事務と一般事務に必要な3つのスキル
営業事務と一般事務において、必要なスキルは基本的に変わりません。
事務職はパソコンでの業務が中心になるため、パソコンスキルは必須です。
また、社外、社内にかかわらず人と接する機会も多いため、コミュニケーションスキルや基本的なビジネスマナーも欠かせないでしょう。
1．パソコンスキル
事務職をするにあたり、パソコンでの作業は避けては通れない道です。
専門的なスキルを身につける必要はないものの、パソコンでの作業に慣れておくとスムーズ。
特に、事務職ではExcelやWord、PowerPointを使った資料作成の機会が多いです。
そのため、Office系のパソコンソフトを一通り使えるようになっておくといいでしょう。
「Microsoft Office Specialist（MOS）」の資格を取得しておくと、客観的にパソコンスキルの高さを証明でき、面接で有利になる可能性があります。
「MOS」とは、Office系ソフトの利用スキルが一定水準あることを認定する資格です。
国際的な資格で知名度も高いため、事務職を目指している人は資格を取っておいて損はありません。
2．コミュニケーションスキル
事務職はパソコンで黙々と業務するお仕事だと思われがちですが、実は人と接する機会が多いです。
たとえば、電話や来客対応などで外部の人とのやりとりもあれば、社内の人に業務についての指示や依頼を受けることもあります。
円滑なコミュニケーションをおこなうため、事務職にコミュニケーションスキルは欠かせません。
基本的に事務職は資料作成などの指示を受けることが多いため、正確に依頼を聞き、不明点があればしっかり確認することが大切です。
3．ビジネスマナー
事務職は社外の人と関わる機会もあるため、基本的なビジネスマナーが必要です。
事務職は社内の人をサポートする立場ではあるものの、社外の人からすれば「会社の顔」になることもあります。
そのため、社外の人と接するときは会社の顔としてコミュニケーションをとることが大切です。
とはいえ、高度なビジネスマナーを身につける必要はありません。
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秘書検定は、社会人としての常識やマナーの基本を押さえるのにピッタリな資格です。
