【ビジネスマナー】ビジネスメールのマナー【コピペOKテンプレ有】

転職活動でも要注意！メール返信の期日

ビジネスパーソンは十分注意したいメールのマナー。

しかし、このマナーは社内やお取引先だけに限らず、守るべきものです。

例えば、転職活動をしていると、志望企業（または転職エージェント）とメールでやりとりすることがあります。

「●月●日までに返信をお願いします」と記載されているメールの返信、つい後回しにしていませんか？

転職活動のメールは、社内のメールよりもさらにシビアに考えた方が良いです。

その理由は、すぐに返信するかしないかも含めた、あなたの人となりを見られているからです。

先ほど述べた通り、レスポンスの早さは信頼に直結します。

後回しにする人は、連絡やコミュニケーションが雑な人という印象に繋がり、採用の合否にも関わってきます。

また、確認後すぐに返信するのは非常に好印象ですが、誤字脱字・誤った内容を送信しては意味がありません。

ミスが多い人、慌て者という印象になり、選考にも影響しないとは言い切れません。

スマホの普及により外出先でもメールを確認できるようになりましたが、何かしながらの「ながらメールチェック」は特に危険。

落ち着いて返信できるタイミングで、かつ早めに返信しましょう。

メールのマナーは社会人のマナー、という気持ちでいると、良いかもしれないですね。

後で読もうと思ったのに、誤って一度開封してしまったメール。

内容や返信するのを忘れてしまうかもしれない…。

そんな時は、メールソフト（メーラー）の以下の機能も使ってみましょう。

種類にもよりますが、ほとんどのメーラーには一度既読にしたメールを「未開封にする」という機能があります。

メールを返信できないタイミングでうっかり開いてしまった、後で分からなくなりそうなのでもう一度未開封の状態に戻したい時に便利です。

チャットツールと違い、通常のメールは相手に既読が通知されることはありません（トラッキングしている場合は除く）ので、自分のフォルダの整理のためにもこういった機能を使うと良いでしょう。

一度開封してしまったメール、重要な内容のものだった…忘れないようにしたい！

そんな時は重要マークやフラグを使ってみましょう。

ほとんどのメーラーでどちらかの機能が採用されています。

重要マークもフラグも、メールにつけると「重要フォルダ」「フラグフォルダ」にソートされるというものです。

どちらの機能も、大切なメールを別のフォルダに入れておくことができるという機能です。

未開封機能の他にも、これらの機能を使ってメールの返信忘れを防いでみましょう。

ビジネスメールのマナーは、相手のことを考えればそう難しいものではありません。

(画像=『転職の地図』より引用)

自分が逆の立場だった場合、返信がないとハラハラしたり、不安になったりしませんか？

特にメールなどのテキストコミュニケーションは対面コミュニケーションと違って気持ちを伝えにくいもの。

返信の速さや丁寧な文面などが、その人に向き合う真摯な姿勢や志望度の高さを伝えてくれます。

メール返信の期日は「期日を設けるほど、早めに返事が欲しいもの」であり、最終日やその前日までに回答すれば良いものではありません。

そのことを念頭に置いて、自分のメールのやり取りを見つめ直してみましょう。

＜ビジネスメールのマナー＞
・相手の社名や名前の書き忘れがないようにしよう
・「いつもお世話になっております」で書き始めよう
・用件だけではなく、自分の社名や名前も明記しよう
・期日は最終期限と考え、ギリギリに返信せず余裕をもとう
・宛先や内容に誤りがないかもう一度チェックしよう