2020年になり、ITの進歩も目覚ましい今日この頃。

連絡手段も、電話の他にメールが欠かせない時代になりました。

ビジネスでもまた然りです。

しかし、ビジネスメールでのマナーがよく分からず、なんとなくで送信・返信している…ということはありませんか?

今回は、ビジネスメールのマナーについてのあれこれをご紹介します。

ビジネスメールの送信マナー(テンプレ)

電話に出る時、「いつもお世話になっております」とご挨拶しますよね。

メールでも同じです。

書き出しに困ったときは、以下のテンプレを参考にしてみましょう。


株式会社●●
●●様

いつもお世話になっております。株式会社▲▲の▲▲です。
先日は、お忙しい中、お電話でご対応いただきましてありがとうございました。
本日、XXの件で、メールにてご連絡致しました。
お忙しい中恐縮ですが、XXの件について、ご返信をいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

株式会社▲▲
▲▲


まず、冒頭に必ず先方の社名とお名前を入れましょう。

この部分を忘れてしまうという人が、よくいます。

宛名を書かないという人はベテランのビジネスパーソンにも見られますが、少なくとも若手のうちは明記しましょう。

会社名はその人の仕事を、名前はその人本人と考えましょう。

そう考えると、宛名を省略するという考えにはならないはずです。

少し話がそれますが、この考え方は名刺にも共通しています。

名前は、その人本人を表すもの。

よって、片手で名刺を受け取るのは大変失礼な行為です。

メールも基本的にリアルのコミュニケーションと同じと考えましょう。

書き出しは「いつもお世話になっております」から始め、次に社名と自分の姓を書きます。

(用件は例文なので、ご自身の送る内容によってカスタマイズしてください)

最後は自社名、自分の名前で結びます。

最後の結びも忘れがちなので、注意します。

(※社内の人へのメールの場合、社名は不要です。書き出しも「お疲れ様です」などでOKです)

ビジネスメールの返信、期日ギリギリではNG

続いては返信時のマナー。

文章の構成は先ほどのテンプレートと大きく変わりません。

問題は、返信の期日。

毎日膨大に届くメールの波に飲まれ、回答期日付きのメールを読んだまま忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。

忘れてしまうのはもってのほかですが、期日内だからと言って、当日ギリギリの返信もNGです。

メールを受け取る相手にも、スケジュールがあります。

忙しい合間を縫ってメールを送っているわけです。

早く返信があれば、相手もその分早く作業を進めることができます。

すぐに答えが出ないものであれば、「メールを受け取りました/確認後、●月●日までに回答いたします」と、時間を要する旨の返信を一旦お返ししましょう。

音沙汰がないと相手は不安になりますし、何より、メールの返信の遅さはあなたの信頼を欠くことに繋がりかねません。

レスポンスの速さは、ビジネスでの信頼に直結します。

期日直前の返信は避け、余裕を持って返信しましょう。

【ビジネスマナー】ビジネスメールのマナー【コピペOKテンプレ有】
(画像=『転職の地図』より引用)

もちろん、回答期日がないメールでも、内容の確認が取れ次第返信するのがマナーです。

時間がかかりそうな場合は、同様に一旦「メールを受け取りました/もう少しお時間いただきます」という旨を伝えると先方も安心です。