2020年になり、ITの進歩も目覚ましい今日この頃。
連絡手段も、電話の他にメールが欠かせない時代になりました。
ビジネスでもまた然りです。
しかし、ビジネスメールでのマナーがよく分からず、なんとなくで送信・返信している…ということはありませんか？
今回は、ビジネスメールのマナーについてのあれこれをご紹介します。
ビジネスメールの送信マナー（テンプレ）
電話に出る時、「いつもお世話になっております」とご挨拶しますよね。
メールでも同じです。
書き出しに困ったときは、以下のテンプレを参考にしてみましょう。
株式会社●●
●●様
いつもお世話になっております。株式会社▲▲の▲▲です。
先日は、お忙しい中、お電話でご対応いただきましてありがとうございました。
本日、XXの件で、メールにてご連絡致しました。
お忙しい中恐縮ですが、XXの件について、ご返信をいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。
株式会社▲▲
▲▲
まず、冒頭に必ず先方の社名とお名前を入れましょう。
この部分を忘れてしまうという人が、よくいます。
宛名を書かないという人はベテランのビジネスパーソンにも見られますが、少なくとも若手のうちは明記しましょう。
会社名はその人の仕事を、名前はその人本人と考えましょう。
そう考えると、宛名を省略するという考えにはならないはずです。
少し話がそれますが、この考え方は名刺にも共通しています。
名前は、その人本人を表すもの。
よって、片手で名刺を受け取るのは大変失礼な行為です。
メールも基本的にリアルのコミュニケーションと同じと考えましょう。
書き出しは「いつもお世話になっております」から始め、次に社名と自分の姓を書きます。
（用件は例文なので、ご自身の送る内容によってカスタマイズしてください）
最後は自社名、自分の名前で結びます。
最後の結びも忘れがちなので、注意します。
（※社内の人へのメールの場合、社名は不要です。書き出しも「お疲れ様です」などでOKです）
ビジネスメールの返信、期日ギリギリではNG
続いては返信時のマナー。
文章の構成は先ほどのテンプレートと大きく変わりません。
問題は、返信の期日。
毎日膨大に届くメールの波に飲まれ、回答期日付きのメールを読んだまま忘れてしまうこともあるのではないでしょうか。
忘れてしまうのはもってのほかですが、期日内だからと言って、当日ギリギリの返信もNGです。
メールを受け取る相手にも、スケジュールがあります。
忙しい合間を縫ってメールを送っているわけです。
早く返信があれば、相手もその分早く作業を進めることができます。
すぐに答えが出ないものであれば、「メールを受け取りました/確認後、●月●日までに回答いたします」と、時間を要する旨の返信を一旦お返ししましょう。
音沙汰がないと相手は不安になりますし、何より、メールの返信の遅さはあなたの信頼を欠くことに繋がりかねません。
レスポンスの速さは、ビジネスでの信頼に直結します。
期日直前の返信は避け、余裕を持って返信しましょう。
もちろん、回答期日がないメールでも、内容の確認が取れ次第返信するのがマナーです。
時間がかかりそうな場合は、同様に一旦「メールを受け取りました/もう少しお時間いただきます」という旨を伝えると先方も安心です。
