部下の失敗を管理不行き届きを監督者として上司や取引先の会社へお詫びをする際に始末書を提出します。感情的になっている場合も、始末書の書き方により、さらに悪化する場合もあれば、処分を免れる場合もあります。意味を理解し、正しい書き方をいくつか例文をあげ紹介します。
管理不行き届きという言葉の意味は？
行き届きの意味は漏れるものがない状態のこと
細かいところまで気が付く、漏れるものがない状態を「行き届き」と言います。「行き届き」に否定の不をつけると、「不行き届き」となります。ということは、細かいところまで気が行き届いていない、気が足りないという意味になります。
監督者として管理不行き届きの際の始末書での謝罪の方法で処分も変わる
しっかりと部下が起こしたことを理解し、責任の所在を明らかにする。一方的な部下からの報告だけでは不十分です。必要に応じ、第三者などからも話を聞き、状況を冷静に分析することが必要です。そして、それに対し毅然とした態度で部下に注意・指導をしなくてはなりません。
さらに、二度と同じことを起こさないようにするにはどうしたらいいのかという再発防止に向けた対応策を考えることも大切です。これを具体的に示せると処分が寛容になることが多々あります。
上司との関係を日ごろからうまく作っておくことは大切です。始末書の提出の際も、うまく行っている上司へ出すのと、うまくいっていない上司に出すのとでは対応が異なるかもしれません。上司との付き合いかたもチェックしてみましょう。
管理不行き届きの際の正しい始末書の書き方は？
管理不行き届きの際の正しい始末書の書き方①必要事項を漏らさない
管理不行き届きの際の正しい始末書の書き方1つ目は「必要事項を漏らさない」です。始末書に必要なことがいくつかあります。気持ちがあっても必要なことを漏らしていては謝罪の気持ちは上司には伝わりません。入れなくてはいけない要項を確認します。
始末書に必要なこと
提出日の日付
提出する上司の役職・氏名
本人の所属・役職・氏名
タイトル
ミス・不祥事の内容
ミス・不祥事が起きた要因
責任の取り方・経過
反省・謝罪
管理不行き届きの際の正しい始末書の書き方②便せん・手書きが基本
管理不行き届きの際の正しい始末書の書き方2つ目は便せん縦書きで手書きで書くことです。会社によっては、横書きやパソコンによる始末書を認めている場合もあります。どちらの場合も、署名は手書きで、捺印します。シャチハタは使えません。
手書きには自信がない方も多いと思います。綺麗な字の方が上司の印象もいいでしょう。綺麗に書くコツをこちらで見てみましょう。
管理不行き届きでの始末書の書き方のポイントは？
管理不行き届きでの始末書の書き方のポイント①言い訳しない
管理不行き届きでの始末書の書き方ポイント1つ目は「言い訳をしない」ことです。原因は冷静に事実だけを報告します。ただし、例えば、指示が悪かった、指示が遅かったなど他者に責任を押し付けるような報告をすると、言い訳と取られ印象が悪くなることがあります。
管理不行き届きでの始末書の書き方のポイント②擁護しない
管理不行き届きでの始末書の書き方ポイント2つ目は「擁護しない」ことです。「勤務態度はまじめ」「会社に貢献度は高い」など、今回だけはたまたま、というような書き方をしがちです。部下を擁護するようなことを始末書に入れてしまうと、こちらも言い訳のように取られます。
管理不行き届きでの始末書の書き方のポイント③処分には触れない
管理不行き届きでの始末書の書き方のポイント3つ目は「処分には触れない」ことです。自分や部下の処分については触れません。それは会社が決めることです。管理不行き届きの際の始末書は処分を検討するうえの資料と考えたほうがいいでしょう。
管理不行き届きの際の誠意が伝わる始末書の例文5選
管理不行き届きの際の始末書の例文①請求を間違えたお詫び
管理不行き届きの際の始末書の例文1つ目は「経理の担当から、取引先に送付された請求書が1桁間違っていた」という場合です。差額の納入を取引先にお願いをしなくてはなりません。それは会社のミスを公表するということになります。書類の確認を怠ったことの責任は大きく謝罪をしなくてはいけません。
管理不行き届き始末書 例文
○年○月○日
○○部長様（殿）
○課 ○○
始末書
○年○月○日付けで○○会社へ送付しました請求書が○○円記入ミスをしてしまいました。請求書の作成は部下の○○ですが、確認を怠った私の責任が大きく謝罪を申し上げます。
○○会社へは○日直接、差額の請求書をもって謝罪をし差額のご納入をお願いする予定です。
今後、他社への書類発送には特に注意を払い、このような件が再発しないよう留意いたします。このたびは誠に申し訳ありませんでした。
以上
管理不行き届きの際の始末書の例文②会社へ損害を負わせた
管理不行き届きの際の始末書の例文2つ目は「部下が取引先との契約交渉の約束を忘れて、相手を怒らせてしまい、今後の取引の中止を宣言された」という場合です。今後の取引を中止されるということは、会社に大きな損害を与えることを意味します。上司の責任も大きなものになります。
管理不行き届きの始末書 例文
○年○月○日
部長 ○○様（殿）
○○課 ○○
始末書
○年○月○日○課の直属部下の○○が取引先○○会社との約束を反故にし、○○会社より取引中止の連絡を受けました。
これは私の管理不行き届きによるところが大きく、会社に大きな損害を与えたことに大きな責任を感じています。誠に申し訳なく心からお詫びを申し上げます。
私は○日に○○会社を訪問し、今回の件について謝罪し、再度お取引いただけないかお願いをしてくる所存です。
また、今後同様のことが起こらないよう、部下の日々の予定の管理を強化します。
以上
管理不行き届きの際の始末書の例文③書類紛失のお詫び
管理不行き届きの際の始末書の例文3つ目は「社長に署名をしてもらい、外部へ提出する書類を紛失した。再度社長に署名頂かなくてはならない」という場合です。社長の署名に限らず、マニュアル等の会社の重要書類を紛失したという場合もあります。
管理不行き届きの始末書
○年○月○日
部長○○様（殿）
○課○○
始末書
○年○月○日、代表取締役社長にご署名頂いた書類○○を部下の○○が紛失をしてしまいました。
お忙しい時間を割いて、ご確認頂き署名まで頂いた書類を紛失するとは、私の上司としての管理不行き届きです。お詫び申し上げます。
私が責任を持って、再度社長にご署名頂けるようお願いに伺う予定です。
今後、書類に限らず紛失するものがないよう、物品の管理を指導していきたいと思っております。
以上
管理不行き届きの際の始末書の例文④期日が守られなかった
管理不行き届きの際の始末書の例文4つ目は「期日が守られなかかった」場合です。自分の部下が企画書の提出期限を守らず、他の部署の上司からの指摘で判明しました。他の部署の仕事の動きも止めてしまいました。
管理不行き届きの始末書
○年○月○日
○○部長様（殿）
○課○○
始末書
プロジェクト○○の企画書の提出が○年○月○日でした。部下の○○が担当となっておりましたが、○日になり○課の○○課長より企画書の提出が遅れていて、他の業務が進まないという指摘があり発覚しました。
確認をしたところ企画の内容と予算との調整に時間がかかったためと報告がありました。ただ、途中の確認と上司への報告や相談があれば、今回のように他の部署の仕事を妨げるようなことにはならなかったと責任を重く感じております。
至急、企画書は仕上げ、○日提出はできております。
今後は締日を守ることの意味をもう一度部下と確認し、途中経過を管理し、上司にも報告をしていく所存です。このたびは申し訳ありませんでした。
以上
管理不行き届きの際の始末書の例文⑤営業車のカギを紛失した
管理不行き届きの際の始末書の例文5つ目は、営業車のカギの紛失です。営業車を使用したらカギを所定の位置へ返却することになっていたが、部下がそれを忘れ、家に持ち帰り、さらに紛失をしたという場合です。
管理不行き届きの始末書
○年○月○日
○○部長様（殿）
○課○○
始末書
○年○月○日～○日の間に、営業車○号のカギを部下の○○が紛失してしまいました。
○日に使用後、きちんと所定の場所に戻さなかったことが原因です。現在も捜索中ですが、まだ見つかっていません。
また二度と同じことが起こらないよう、退社時鍵の返却状況の確認をする所存です。
○日までは捜索を続けますが、営業に影響もありますので、○日後はスペアキーの作成を認可頂きたいです。
誠に申し訳ありませんでした。
以上
