みなさんは打ち合わせをするときに「ホワイトボード」を活用していますか？ よく会議室に置かれてはいるものの、あまり使用していないという人も多いのだとか。しかし、ホワイトボードは効率よく進められる便利アイテムです。どんなメリットがあるのか、知っておきましょう！
ホワイトボードを使ってみんなで情報共有をしよう
社内で打ち合わせがあったとき、自分でメモをする人や議事録としてまとめている人もいるかと思います。自分で記録をすることは良いことではありますが、実はそれは完璧な打ち合わせとはいえません。人数が多ければ多いほど、自分なりの解釈をして、ズレが生じることがあるからです。そこで、みんなの認識を一致させながら、話をうまく整理するのに活用して欲しいアイテムが「ホワイトボード」です。
会議室によく置かれているホワイトボードですが、最近は活用できている人は少ないのではないでしょうか。ホワイトボードがあるだけで、会議を効率よく進めることが出来ます。どんなメリットがあるのか知っておきましょう！
ホワイトボードを会議で使うメリット
重複した内容が無くなる
ホワイトボードにアイデアを書き出していけば、その場にいるメンバーの発言を書き上げることができるので「その場に出た意見」を全員が同時に共有できます。また、1つの内容をダラダラ話す、同じことを言い方だけ変えて話すといった「会議を前に進めない発言」に対して「こことここはカテゴリが一緒ですね」と伝え、議論を先へ進めることができるのです。
撮影すれば議事録代わりになる
スケジュール、役割分担を書き込んでしまえば、議事録そのものになります。社内で議事録を紙で書かないといけないルールがない場合には、ホワイトボードの内容を撮影し関係者にメールで送ってしまえば、議事録作成の手間が省けます。
よく揉め勝ちなのが「言った・言わない」のやり取り。誰かひとりがメモを取っていたとしても、その時は重要だと思わず、議事録に書き記していないこともあります。ホワイトボードで共有していれば、話の脈絡を覚えている人も多くなるため、揉めごとも少なくなります。