上司や先輩、あるいは同僚に指名されて、歓送迎会や歓送別会、壮行会といった宴会の幹事を任されたことはありませんか？ とくに新型コロナウイルスの影響が続いている最近では、ちょっとした手違いで幹事が白い目で見られてしまうことも…。 そんなことにならないよう、コロナ禍でも失敗しない幹事のハウツーをご紹介していきます！
歓送迎会・歓送別会・壮行会の違いとは
・歓送迎会
歓送迎会と送迎会はどちらも意味は同じで、送別会と歓迎会を同時に行う宴会のことです。
会社などの組織で、転職や異動になる人がいると同時に、新入社員などが入社した場合は歓送迎会を行います。文字通り、「送」は送り出すこと、「迎」は迎え入れることで、反する2つのことを同時に行います。
これらのことが同時に起きるタイミングとしては3月・4月が最も多くなることから、歓送迎会は春のシーズンに多いです。
・歓送別会
歓送別会は転職、退職、転勤、異動など会社などの組織からいなくなる人を送り出すことです。これまでの活躍や功績を労うと同時に、今までお世話になった感謝の気持ちなどを伝える最後の機会となり、再び戻ってくることはない前提で行います。
・壮行会
壮行会は送別会と同じで、送り出すといった意味ではあるものの組織内で部署移動、長期での海外出張、転勤などを指します。
わかりやすい例として、壮行会は励ましたり、応援したりすることが主な目的なので、スポーツや大きなプロジェクトに向けた激励のための会になります。ある一定期間、別の場所で仕事やスポーツなどに取り組む場合などに適しています。
歓送迎会前から当日までの流れを解説
幹事などまとめる側になった際には、歓送迎会前の準備から手を抜くことはできません。幹事の力量次第で、歓送迎会が大いに盛り上がるかが決まるだけでなく、今後の仕事にも繋がることもあります。
そこで幹事が確認しておきたい事柄をまとめていきます。
【歓送迎会前】案内メールは雛形を参考に！
まずはメールを使って参加人数を把握することから始まります。詳細を知らせる際に、一からメールの文章を考えるのは大変なうえに、お店の手配や催しものなど、ほかにも大切な仕事が山ほどあります。
そこで少しでも効率良く作業を進めていくうえで、案内メールは雛形を使うことをおすすめします。
ネット上にはあらゆる場面における雛形メールの参考事例があり、言葉づかいなどで間違えることはほとんどありません。取引先など社外の方を迎え入れて行うケースでは、言葉づかいや文面は大きく変わってきます。そこで、「この人は仕事ができる人だ」「この人に任せれば間違いない」と思わせるチャンスである一方で、その逆に思われることもあり得るので気をつけたいところ。
思い浮かびもしないような素敵な表現が用いられている雛形を使って、みんなが参加したくなるような歓送迎会のご案内を作り、参加率をグンとアップさせましょう！
慣れ親しんだ間柄で歓送迎会を行う際には、少しくだけた表現を使った案内もいいかもしれません。敬意は表すものの、硬すぎない言葉づかいで要点はしっかりとまとめること。そういった文章をまとめた雛形もあるので、歓送迎会を行う間柄や関係性などを配慮してぴったりのものを探してみましょう。
「案内メールを文面だけではなぁ...」と考えている人には、かわいい画像などを用いてテンプレート化されたものから、無料で画像を取得してWordにデコレーションをした案内メールもおすすめです。季節に応じたものや、見てて楽しくなるような画像でオリジナルの案内メールを作ってみましょう。
【歓送迎会当日】準備や受付・開会の挨拶をする
参加者が気持ちよく受付と入場ができるように、早く会場入りをして事前に席の配置なども確認して準備をしておきましょう。
時間どおりに司会・進行ができるように、挨拶をしていただく人や余興をしていただく人に、タイミングなどをご案内してから着席をしていただくと安心です。
時間になったら司会者からの挨拶で歓送迎会をスタート。開会宣言後は、簡単な自己紹介から入っていくとスムーズな流れになります。その後は、主役となる送られる側を立てたり、迎えられる側の緊張をほぐしてあげるなど、自身は裏方として控えめに立ち回るのが無難です。
司会者に向けての乾杯の挨拶や進め方などは後ほど紹介していきます。
終始場を盛り上げるような話題を投げかけることは難しいかもしれませんが、明るく丁寧に話すことは忘れずに心がけていきましょう。
【歓送迎会後】お礼メールと会計報告
楽しい宴会が終わったあとのお礼のメールもまた大切な仕事です。終わったあともお互いが気持ち良く過ごせるように、送るタイミングやマナーについても押さえておきましょう。
お礼のメールを送るタイミングはなるべく早い方がいいです。翌日の朝、遅くても翌日中には送りましょう。しかし、翌日が休みの場合や、社外の方に送る場合などは、相手のタイミングを考慮して送ることが大切です。
そのような場合でも、連絡が遅くなってしまう場合には、「お礼が遅くなり、申し訳ございません」などひとこと入れておくだけで印象は大きく変わってきます。
お礼のメールを送る相手が多くなってしまう場合でも、一括送信は控えておいた方が良いです。これまでコツコツと積み重ねてきた信頼も、ここで手を抜いたと思われないようにしておきたいところ。少し作業は多くなってしまいますが、個々の相手に向けたお礼のメールを送ってみてください。
メールを送ると同時に会計報告も忘れずに。お金のことでもあるのでキチンとした会計報告をしておきましょう。場所や日時はもちろん、かかった費用、参加人数や集まったお金を細かく明記しておくのがベストです。その他、余興に使った景品などは、どこから出たのかも記載しておくと良いでしょう。 また、宴会に参加できなくて、金一封などいいただいた場合にもお礼のメールを送っておくと良い印象を持ってもらえるはずです。
これらのメールを送る際にも、雛形を参考にするとあらゆる場面で参考になる文面があるので参考にすると良いでしょう！
