ここで差がつく！「デキる人」がしている会議準備とフォロー

春は新しいプロジェクトが始まる季節。昇格して会議を仕切る役割を担う人も増えてくることでしょう。「会議を実り多い時間にできるかどうか」「プロジェクトを成功に導くことができるかどうか」はあなたの準備・フォローに大きくかかわります。

会議前・後で行うべきことをここで確認し、生産的な仕事を心がけましょう。

必ず議事次第（アジェンダ）を用意して

あなたが会議の主催者なら、必ず「議事次第」を準備しましょう。上司に代わって議事次第をまとめれば喜ばれるでしょうし、何より自分自身の頭の整理にもなります。議事次第には日時・場所・参加予定者氏名・議題・参考資料を記載しておきます。

ときどき「4月1日」とだけ書いてある書類を見かけますが、数年後に見直してもわかりやすいよう、西暦で「2018年4月1日」と記しましょう。議題は最も重要な事項ですので、会議主催者に確認して明記してください。これらの議事次第は、前日までに参加者全員にメールで送っておきましょう。

会議を成功させるには「目的を共有しておくこと」です。もし、あなたが進行役になった場合は会議の冒頭で議題を確認するとよいでしょう。進行役でなければ議事録役を務め、各議題について出たアイディアを箇条書きにしておいてください。

また、前回の議事録を手元に準備しておくと、わからなくなったときにさっと参照できて便利です。

議事録は添付を開かない人も多いので、メール本文に内容を抜き出しておくとよいでしょう。メール本文には次回の会議日を記載したり、「誰が、いつまでに、何をするか」をリマインドしておいたりすることも、プロジェクトをスムーズに進めるポイントです。

議事録作成に時間をかけすぎるのはNGです。フォーマットを決めておき、必要最低限のみを上手にまとめるように練習してみてください。

文・坂口弥生（留学サポート会社Go Global経営）