春に向けて歓送迎会が増える季節ですね。幹事になったらお店を予約する以外にも、やっておきたいことが多々あります。その中から今回は3つご紹介します。

1．会社から近くて行きやすいお店をチョイス

忙しい人は開始ぎりぎりまで仕事をしていることがあります。そういう人でもすぐに駆けつけられるよう、お店は会社の近くを予約するようにしましょう。

できればほかの客に気兼ねなく話せるよう、席は個室や貸切が良いでしょう。

もし大人数が参加する会であれば、なるべく多くの人と交流を深められる「ビュッフェスタイル」が理想的。つい座りっぱなしになってしまう人でも、飲み物や食べ物を取りに行く途中で誰かとコミュニケーションを取ることができるでしょう。

2．リマインドメールを3日前には送る

「参加すると言っていたのに忙しくてすっかり忘れていた……」ということがないように、3日前には日時・場所・会場名・幹事氏名／連絡先などを簡単に送っておきましょう。

パソコンで予定表を共有している場合は、参加者全員の予定に表示させておくことも有効です。また、最初と最後の挨拶はあらかじめ依頼をしておきたいですが、依頼した人には個別に「当日はよろしくお願いします」と送っておけば安心できます。

3．会費はお釣りがない額に設定

費用の徴収はきっちりしておかないと、最悪の場合幹事が自腹をきることになります。参加者リストを用意して入金管理をしておきましょう。可能であれば、決まっている額を前日までに徴収しておくと間違いがありません。コース料金が4,300円などと中途半端な場合、「税込みで4,000円になりませんか？」とお店に交渉することも可能な場合があります。

参加者全員にとって楽しい会に

一番の目的は楽しい会にすることです。参加者が全員楽しめるように当日の気配りも忘れないようにしましょう。

文・坂口弥生（留学サポート会社Go Global経営）

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