仕事が多くて時間がない……本当の原因は「手放さない」から

時間をつくるための3つの方法

効果発想の人は、より遠くに飛ぶためにこそ時間をつくる。では、どうすれば時間をつくることができるのだろうか。筆者がサラリーマン時代に意識していた時間のつくり方とは、主に以下の3つがある。

1つ目は「繰り返しの仕事を極力なくす」ことである。「繰り返す仕事」とは、すなわちルーティンワークのことだが、これをなるべく繰り返さなくてもいいような状態をつくる。たとえば、放っておくと毎日大量にくるメールを放置しておかずに、送信元に「いりません」などと伝えて、見るメールを最低限にすれば、その分返信も不要となり、時間を節約できる。

2つ目は「自分でなくてもできる仕事をなくす」ことである。最大限のアウトプットを出すためには、組織を最適化する必要がある。時間に対して生み出した価値で効果が決まる以上、「時給の高い人は時給の高い仕事を行う」というのが組織の考え方である。自分の時間給を考え、時給に見合わない仕事は下の者に振っていき、自分はより効果の高い仕事に集中するべきである。

3つ目は「経年劣化した仕事を撲滅する」ことである。時間が経つにつれて社内の業務も変わり、やる必要のなくなる仕事というのが必ず出てくるものだが、そうなっても惰性で不要な仕事をし続けてしまう人が多い。

たとえば、パソコンなども使っているうちにだんだん重くなってくるが、それは余計なものが内部でいろいろ動いているからである。時間をつくるためには、そうした不要な仕事を見つけて排除していくことである。

「時間がない」本当の原因は手放さないから

不要な仕事をなくすための方法のひとつとしては、自分が今、持っている仕事を常に「他人のもの」と思うことである。他人に渡すとなれば、当然、渡し方が問題となってくるし、そもそもやる必要のない仕事であれば、自分の手でにぎりつぶせばいい。

大半の人は、「仕事が多くて時間がない」といいつつ、その仕事を手放そうとはしない。多くの場合、それが時間がない一番の原因なのである。

もちろん、あなたに部下がいるとは限らないだろう。ひとりで仕事をしている場合もある。たとえそうであっても、きたるべき時のために、常日頃からこうしたことを考えておくのは大切なことである。誰かに仕事を渡すというのは、相手に生きる糧を分け与えることである。

中には「この仕事を渡してしまったら、自分のやることがなくなってしまう」と思う人もいるかもしれないが、心配することはない。いい話とは、余裕がある人のところにしかやってこない。だからチャンスが欲しい者は、常にスケジュールが埋まっていない自由な時間を追い求めるべきなのである。

文・俣野成敏／ZUU online