同窓会の幹事　当日はやることがたくさん！

さて、ここまでが同窓会の前日までに終わらせておかなければならない事前準備のやることになります。

事前準備をバッチリと決めたら、いよいよ同窓会の当日を迎えることになります。

事前準備もかなり幹事がやることがたくさんあって大変でしたが、同窓会当日も色々とやるべきことがたくさんあります。

いったい同窓会当日には、幹事にはどのような仕事があるのでしょうか？！

【同窓会の幹事　当日の仕事①】受付

同窓会の幹事は当日にやることの1つ目は受け付けです。

同窓会が始まる30分前が受付開始となるのが普通ですよね。

幹事はさらにその30分前に集合して、会場の確認や、受付の準備をするようにしましょう。

受付では、クラス毎に名簿を用意しましょう。

会費の支払いの時にお釣りが必要な人もいるので、釣り銭もある程度用意しておくようにしましょう。

1クラスあたりの出席人数が多い場合には、手付けの窓口もクラスごとか、2クラスずつにしたほうがいいでしょう。

受付では、出席者の名前を聞いて挨拶をして、会費を受け取ったら、名簿にチェックを入れて名札を渡します。

恩師が来た時には、受付でもお忙しい中、出席して頂いたことに対してお礼の気持ちを伝えるのが、社会人としての礼儀であることは言うまでもありませんよね。

【同窓会の幹事　当日の仕事②】同窓会本番

受付が終わって、同窓会の開始時間になったら、いよいよ同窓会の始まりです。

ずっと誰かが受付に座っている必要はありませんが、遅れてやってくる人もいるので、誰か来た時に受付に対応できるようにしておくことも大切ですね。

同窓会が始まったら、幹事の代表の挨拶をした後で、恩師から挨拶を頂きましょう。

クラスが多くて、先生の人数も多い場合には、乾杯をしてから、恩師からの挨拶を頂く時間を作るのも良いでしょう。

いろいろと同窓会のプログラムや企画に頭を悩ませる人も多くいるようですね。

同窓会は、旧友との再会の挨拶ができることを喜んで、お互いの近況報告をし合い、旧交を暖めあうのが1番大切な目的です。

ですから、幹事の挨拶と、恩師からの挨拶以外のプログラムは必要ないでしょう。

恩師からの挨拶は長くなりがちなものですが、それ以外は多くの時間を歓談の時間に割くことができるように、ゲームなどのイベント的なものは同窓会では極力やらないようにします。

そのかわり、幹事は出来るだけカメラマンになって、写真撮影をするようにしましょう。

今はSNSも色々とあるので、撮影した写真は専用のグループを作ってそこから自由に好きな写真を持っていってもらうようにすると便利ですよね。

【同窓会の幹事　当日の仕事③】会場精算

同窓会が終わる時間になりました。

とても名残惜しいのですが、幹事の代表から終わりの挨拶をして、恩師へ出席して頂いたことへのお礼の気持ちと、2次会の案内を伝えたら、受付でお土産を配って解散にしましょう。

同窓会が終わる時には、必ずお忙しい時間を縫って参加して下さった恩師に、お礼の言葉を伝えるのも忘れないようにします。

解散した後で、幹事たちがやらなければならないのは、会場に支払うお金の精算です。

集めた会費は、過不足がないか、同窓会が始まったらしっかりと計算しておきます。

その中から当日会場に支払わなければならないお金は、同窓会が終わったらしっかりと精算してから、幹事たちも2次会の会場へと移動しましょう。

またお酒が入ると、会場に迷惑を掛ける人も出てくるものです。

会場にも最後にお礼の挨拶をすることも忘れないようにしましょう。

このお礼の挨拶があるかどうかで、次に同じ団体で使わせてもらえるかどうかが変わることもあるようですよ。

【同窓会の幹事　当日の仕事④】二次会準備

同窓会が、比較的早い時間に終わるようなら、あらかじめ2次会の準備もしておきましょう。

2次会の会場は、同窓会の会場から近くて、リーズナブルなお店が良いでしょう。

もしくは、同窓生が開いてるお店があれば、そこにお願いしてもいいでしょう。

同窓会から2次会へ、どのくらいの人数が流れるのがちょっと読めないところはありますが、だいたい出席者の人数の半分から6割ぐらいの人数で予約を入れておけば大丈夫でしょう。