ビジネスパーソンの中には打ち合わせや商談などの業務のため、会社から離れた遠方へ出張したことがある人も多いでしょう。出張の際には新幹線や飛行機などの交通費、ホテルでの宿泊費などさまざまな支払いが発生します。この記事では「出張費」とは何か、どんなものが出張費に当てはまるかについてまとめてみました。

出張費（出張経費）とは

一般的に出張費とは、「役員や従業員が、会社の業務のために通常の勤務地以外の場所に出向くことでかかった費用」とされています。

出張費は、出張にかかった費用全般の一般的な呼び名であり、この中には、宿泊費、交通費、日当（出張手当）が含まれます。会社から指示された出張だからといって、やたらとタクシーを利用したり、高級ホテルに宿泊したりできないのは当たり前ですね。

旅費交通費とは

旅費交通費とは役員や従業員が、会社の業務のために通常の勤務地以外に出向いた際にかかった旅費と交通費を経理上仕訳する際の「勘定科目」です。

勘定科目とは、日々の取引を仕訳するときの項目（科目）のこと。たとえば、「売上高」「給与・賃金」「水道光熱費」「接待交際費」「買掛金」などたくさんの科目があります。

出張費と旅費交通費は、どちらも業務として“出張にかかった費用”を指す言葉ですが、会社の経理上は「旅費交通費」として処理されるというわけです。

出張したことがある人の多くは、出張にかかる支払いを経費として会社に精算してもらったことがあるでしょう。

どんなものが経費として精算できるのか、領収書の宛名をどうするかは企業によってルールが定められていますが、この記事では一般的な国内出張にかかる出張費（出張経費）について触れていきます。

どんなものが出張経費になる？

役員や従業員の出張にかかる費用の中で、一般的に次のようなものが出張経費に該当します。

交通費

新幹線や飛行機などでの遠方への移動はもちろん、駐車場料金やタクシーなど出張先で移動するときに発生する費用が当てはまります。企業によっては、会社側で新幹線や飛行機のチケットを手配して、まとめて精算しているケースもあるでしょう。

また、移動手段やタクシーを利用する際の規程（3人以上の移動に限るなど）が設けられているケースもあるので、事前に出張旅費規程などを確認しておきましょう。

宿泊代・宿泊費

宿泊をともなう出張であれば、ホテルなどの宿泊費が認められます。企業によって上限額が決められていることが多く、それ以上かかる場合はNGもしくは自己負担となるでしょう。また、出張先の地域や職位によって上限額が異なる場合もあります。

食事が込みになっている宿泊の場合には、宿泊費と食費の領収書を分けてもらうなど、これも企業によって規程があるのであらかじめ確認しておきましょう。

昼食や会食等の食事代・食費

食事代については、企業によって規程がさまざまなようです。「昼食代は、出張の有無とは関係ないので認めない」とするケースがある一方で、「出張時は特別に会社が負担するケース」もあれば、出張手当に含めるという場合もあるでしょう。

また、食事代を「会議費」としたり、取引先との会食の場合には「接待交際費」としたりする場合もあるので、こちらもきちんと出張旅費規程などを確認しておくのが安心です。

日当（出張手当）

一般的に、日当（出張手当）は出張する社員の“慰労”のために支給されるようです。多くの企業では出張にかかる移動時間も含めた拘束時間は“みなし勤務”とされ、時間外手当が付かないケースもあります。そこで時間外手当などの代わりとして日当が支給されるというわけです。

また、昼食代や備品をはじめとした費用がかかることを前提に、あらかじめまとまった金額（日当）の中で補填するための手当と考えるケースもあります（この際、実際の使用額との差額は精算しないのが一般的です）。

これらの出張費は出張旅費規程に定めることで、経費として精算し会社側は消費税・法人税の節税となります。とくに日当については、給与扱いとしないことで従業員も所得税と住民税が課税されないことから、会社と従業員の両者にとってメリットがあります。

出張にかかる費用については領収書等を取得して、きちんと経費精算を行えるようにしましょう。

出張経費の取り扱いについて

出張をはじめとした経費の支払いについては、大きく分けて「仮払い」と「立替え」があるでしょう。

旅費交通費の仮払いが社内規程で定められている場合には、出張費をあらかじめ現金で受け取ることができます。

仮払いされたお金の中から経費を支払い、その残りを会社に返却するので手続きがシンプルです。一方で、仮払い金の多少に関わらず紛失や盗難には注意が必要です。

スムーズに出張精算できるようになろう！

出張に関する規程は企業によってさまざまですが、一般的に出張費とはどんなものかを知っておくことで、経理担当者への確認や精算の相談がスムーズにできるでしょう。不明な点は素直に先輩や上司、経理担当者へ質問するなどして、スマートなビジネスパーソンへの一歩を踏み出しましょう！

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