ビジネスシーンで体調を気遣う言葉やメールをする際の注意点は？
「お体に気を付けて」など相手を気遣う気持ちを示そう
まずは「お体に気を付けて」などのように相手を気遣う気持ちを敬語で示しましょう。重要なことは、目上の人に心遣いが伝わる言葉遣いになっているかです。相手のことを考えている心遣いが伝わる文書にします。相手の気持ちを考えて言葉を選ぶと、相手からの印象もよくなるでしょう。
メールを送る相手や具合によっては、業務内容だらけのお見舞いメールにしてしまうと逆に印象が悪くなります。メールの文章だと感情が伝わりにくいものです。だからこそ、よりビジネスマナーを守る必要があります。
次の予定は手短にまとめ、相手を焦らせない心遣いの一言を添える
次の予定はシンプルにまとめ、相手を焦らせない心遣いの敬語を一言添えましょう。取引先やビジネスの相手が体調不良で打ち合わせをキャンセルした時、相手を焦らせるようなメールを送ることはしてはいけません。相手は自分のせいで最初の予定が狂ってしまったことを気にしています。
体調の悪い相手に仕事の心配をかけてはいけません。かといって、回復して出社した時に事態が悪化していてもいけません。お見舞いメールを送る場合は相手の状況に合わせた文章と言葉遣いが大切です。
目上の人が体調の回復に専念出来るよう配慮する
上司の場合は、体調の回復に専念出来るように仕事の分担などで配慮しましょう。風邪などで数日で戻ってこられる場合、業務上の必要な連絡事項を送るだけの方が無難です。メールを送る場合は仕事の内容を書くのがおすすめです。
上司や先輩と言われる立場の人が体調の悪さで会社を休んだ時の心配事は、自分が担当している仕事に迷惑がかかることです。時間としては休憩時間前後や昼前ごろに状況報告などを兼ねてお見舞いメールを送るのが効果的です。このようなメールを送ることで目上の人の評価も上がります。
目上の人が無理に返信しなくてもいいように配慮する
上司が無理に返信しなくてもいいように敬語で一言忘れずに添えておきましょう。相手の体調を気遣う気持ちは大事ですが、入院などで長期間休む場合は相手の具合は深刻な状態も考えられます。相手の具合を尋ねるとしてもシンプルに済ませましょう。
上司にメールを送っても良い状態か迷った時は、他の上司や同僚などに相談しましょう。自分の立場や相手の状態などによっては送らない方が無難の場合もあります。相談して代表の人に送信してもらうという方法もあります。
敬語で体調を気遣うメールをもらった時の返信の言葉は？
気遣いやフォローなどのお礼の言葉を伝えよう
まずは気遣いや仕事のフォローなどのお礼の言葉を伝えましょう。あなたの体調を気遣ってくれたことや休職中のフォローなど、周りの人たちが支えてくれていたことに感謝の気持ちを伝えましましょう。
「お気遣い感謝いたします。」「心のこもったメールを送っていただき、ありがとうございました。」「皆さまのメールのおかげで励まされました。ありがとうございます。」「仕事の件で色々とご配慮いただき、ありがとうございました。」「皆さまのおかげで、治療に専念できました。」などが使えます。
迷惑をかけたことへのお詫びを伝えよう
次に迷惑をかけたことへのお詫びを伝えましょう。特に仕事の欠勤や約束を守れなかったことに対してです。突然体調が悪くなることや怪我はどうしようもないことですが、欠勤や約束を守れなかったことにかわりはありません。
「返信が遅くなってしまい、申し訳ございません。」「お忙しいところご迷惑をおかけし、申し訳ございません。」「ご心配をおかけ致して申し訳ありませんでした。」「突然職場を離れることとなってしまい、ご迷惑をおかけしました。」「休職が長引き、大変ご心配、ご迷惑をおかけ致しました。」などがあります。
現在の体調や治療の経過を伝えよう
自分が答えられる範囲で構わないので、現在の体調や治療の経過を伝えましょう。メールを受け取る相手は現在の様子が気になっています。詳細まで伝えなくても問題ありません。
「おかげさまで、体調もすっかり良くなりました。」「順調に回復し、明日から勤務を再開の予定です。」「まだ全快とは言えませんが、だいぶ元気になりました。」「現在は少しずつですが、快方に向かっています。」「先日無事に手術を終え、現在は毎日リハビリに励んでいます。」などを使いましょう。
今後の抱負やお願いの言葉を入れて返信しよう
最後に今後の抱負やお願いの言葉を入れましょう。まだ体調が万全でない状態で配慮をお願いしたいことがあったら、きちんと伝えましょう。伝えることで自分だけでなく周りの人が余計な心配をかけずに済みます。
「明日から出勤予定です。今後もよろしくお願いいたします。」「健康管理に気をつけて、業務に精励します。」「遅れを取り戻せるよう、仕事に励む所存です。」「完全復帰ではありませんが、できる限り努力してまいります。」「しばらくは体調と相談しつつの勤務となります。何卒ご理解ください。」などと入れましょう。
友達や同僚に送りたい体調を気遣う言葉7つ
体調を気遣う言葉①長引いてるんだって？無理しないで体を大事にしてね。
体調を気遣う言葉の1つ目は「長引いてるんだって？無理しないで体を大事にしてね。」です。友達の場合は目上の人のように敬語でなくても大丈夫です。普段通りの自然な言葉で相手を気遣う気持ちを素直に伝えましょう。
体調を気遣う言葉②入院したと聞いて驚いたよ。大丈夫？何か手伝おうか？
体調を気遣う言葉の2つ目は「入院したと聞いて驚いたよ。大丈夫？何か手伝おうか？」です。心配している気持ちを素直に伝え、何か手伝うことがあるか尋ねましょう。
体調を気遣う言葉③何か必要なものがあれば持っていくよ。
体調を気遣う言葉の3つ目は「何か必要なものがあれば持っていくよ。」です。病気や怪我のことをあれこれ聞かないようにしましょう。根拠のない発言やネガティブな発言は相手の負担になってしまいます。
体調を気遣う言葉④入院されていると聞き、心配になってメールしました。
体調を気遣う言葉の4つ目は「入院されていると聞き、心配になってメールしました。」です。相手が恋人ではなく気になる人や好きな人なら、メールせずにはいられなかった気持ちを素直に伝えましょう。
体調を気遣う言葉⑤少しゆっくりして、お体に気を付けてお過ごしください。
体調を気遣う言葉の5つ目は「少しゆっくりして、お体に気を付けてお過ごしください。」です。まだ恋人でない人からメールが届いたら、重たいと思われて印象が悪くなるかもしれません。気遣う言葉は短くシンプルにしましょう。
体調を気遣う言葉⑥体調はどうですか？無理しないで体を休めてください。
体調を気遣う言葉の6つ目は「体調はどうですか？無理しないで体を休めてください。」です。同僚の場合は上司と同じようなメールで構いませんが、プライベートでも付き合いがあるのであれば相手を気遣う気持ちを伝えましょう。業務感が出てるとガッカリするので、くだけた文章で送りましょう。
体調を気遣う言葉⑦私に出来ることがあれば、遠慮なく知らせてください。
体調を気遣う言葉の7つ目は「私に出来ることがあれば、遠慮なく知らせてください。」です。長期間休む場合は体調だけでなく、仕事のフォローも兼ねてメールを送りましょう。相手に不安を感じさせないように復帰を待っている気持ちを伝えましょう。メールを送って良いかわからない時は他の上司や同僚に相談しましょう。
相手の体調だけでなく立場も気遣うのを大切に
いかかでしたか？相手が誰であっても、1番大切なことは相手の体調だけでなく立場も気遣うことです。あなたの気持ちは文章だけで伝わります。イライラした気持ちは堪えましょう。「お体に気を付けて」と、お互い様の気持ちを忘れずに気持ちの込められたメールを送りましょう。
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