新型コロナウィルスの影響でオンライン会議が当たり前のものとして浸透しつつあります。しかしビジネスシーンにおいて、「会議資料をより一層手軽に共有できる機能がないの？」と感じている人もいるのではないでしょうか。オンラインホワイトボードは、そんな仕事上の悩みを解決するのにぴったりなツールです。活発な話し合いにするために、この機会に導入を考えてみませんか？
オンラインホワイトボードとは
そもそもオンラインホワイトボードとはどういったものなのでしょうか？オンラインホワイトボードは、複数の参加者がオンライン上で画面を共有できるツールです。
資料を表示した画面上に直接書き込めるだけでなく、気になることや思いついたことを付せんで貼り付けることができます。交わされた意見や提案を手書きで書き加えていく感覚が最大の特徴です。
会議で使用した後は画面を保存すれば議事録に早変わりするなど、使い勝手はまさにホワイトボードそのもの！参加者の顔を画面に表示すれば通常のオンライン会議のように表情を見ながら進行することも可能です。
「リモート会議」や「大人数での会議」で有効活用する
オンラインホワイトボードを会議に取り入れることには、議事録作成の効率化やデザインをはじめとした視覚情報の共有など、さまざまな面でメリットがあります。「リモート会議」「大人数での会議」といった場面での具体的な利用方法を見ていきましょう。
リモート会議
本社と支社や営業所、または会社と自宅や出先など、遠く離れた場所にいる相手との会議が必要になる場合、出向くことによって時間と往復分の交通費が発生します。
移動する代わりにオンラインホワイトボードを使えば、別々の場所で働く従業員とも同じ場所にいる感覚でWeb会議が可能です。参加者の意見も画面上に残しておけるので、話し合いがさらにスムーズに進むことが期待できます。
オンラインでの会議は同じ会社やプロジェクトのメンバーだけでなく、取引先との打ち合わせにも活用できるでしょう。会議場所への移動に割くはずだった時間を仕事にあてれば、作業の効率化にもつながります。
大人数での会議
紙媒体の資料を手元に置きながらのディスカッションとなると、必要に応じてメモを取るなど視線が下に向きがちになります。そのため発言がしにくくなることもあるでしょう。まして参加者が多くなればなるほど自分の意見を出しにくい雰囲気は増し、会議が停滞してしまう可能性があります。
滞りなく話し合いを進めるには、その場で資料に書き込めるオンラインホワイトボードの利用が効果的です。特にインタラクティブホワイトボード（電子黒板）を導入すれば、全員が同じ画面を共有できるのです。加えて記録係の担当者を1人決めておけば、発言内容などのメモを個々に取る必要がなくなるため、顔を上げてのディスカッションが可能となり、活発な意見交換も期待できるでしょう！
ビデオ会議アプリの画面共有とはここが違う！
オンラインホワイトボード以外にも、リモート会議を円滑に進めるために使われているのがZoomやSkypeといったビデオ会議アプリです。ここではオンラインホワイトボードとビデオ会議アプリの違いを画面共有機能に絞って比較してみましょう。
ビデオ会議アプリで画面を共有する場合、プレゼンターを務める1人のPC画面しか共有できないことがあります。アプリによっては、ホワイトボード機能が組み込まれているものもありますが「ドキュメントファイルが共有できない」「チャット機能がない」など不足している面も。
会議用の資料を事前に送信しておかないと、リモート会議の進行の妨げとなってしまいかねません。一方オンラインホワイトボードで共有するのは、代表1人のPC画面ではなく独立タイプのホワイトボードです。
PDFファイルをアップロードしたり、画像や動画を会議中に全員でシェアしたりと、ビデオ会議アプリよりも高い利便性を持っています。
