仕事にプライベートに便利で使いやすいGmailをメインアドレスとして使用している人も多いのではないでしょうか。シンプルで使いやすくGoogleカレンダーなど各種Googleアプリと連携して使用できるGmailをもっと使いこなしてみませんか？ここでは仕事の効率化に役立つ意外と知られていないGmailのショートカット機能について紹介します。
まずは機能を有効化するところから
はじめにGmailのショートカット機能を使用できるように設定を有効化しましょう。PCでGmailにログインして右上にある設定アイコンをクリックします。さらに「設定」をクリックしたら「キーボード ショートカット」の項目までスクロールして「キーボード ショートカット ON」を選択して有効化してください。そのまま変更を保存するとキーボードショートカット機能が使えるようになります。
メールの確認・作成・送信がはかどるショートカットキー
メール作成をクリックして送信先のアドレス、Cc、Bccの追加に文章の入力と、メールを送信するまでには多くの作業が必要です。状況ごとに使えるショートカットキーを見ていきましょう。ここではWindowsを使用した例で解説します。
メールをチェックするとき
始業と同時に行うメールチェックもショートカットキーでサクサク表示に。受信トレイを開いたら
- 前（下）のメール→j
- 後（上）のメール→k
アーカイブしたいメールが複数あるときには
- 選択→x
- アーカイブ→e
メールを見ながらアーカイブしていきたいのなら「j」と「k」を使って受信メール内を移動しつつ「xキー」で選択。（一度押すと選択状態がキープされ、もう一度押すと選択解除）確認した後に「e」を押すとアーカイブが完了します。
1日のToDoも設定しよう
受信メールを確認しつつ、1日の予定を組み立てていきましょう。「〇時にビデオ打ち合わせをお願いします」「〇時に〇〇でお会いしましょう」などのメールが来ていたらToDoリストにサッと移動。
- ToDoリストに移動→g＋k
受信メールに書かれた予定をToDoリストに入力するとGoogleカレンダーに自動同期が可能です。スケジューリングにかかる時間が短縮されます。
過去のメールを検索したいとき
「そういえば前にやり取りしていたメール、どこまで進んだっけ？」というとき、メールの検索機能はとっても便利です。
- 検索窓に移動→/
Gmailを開いた状態でスラッシュ（/）を入れると検索窓にすぐに移動します！あとはキーワードを入れてエンターを押せばすぐにメールが見つかるでしょう。
返信する場合
メールを発見してすぐ返信したい場合もショートカットを活用できます。既存のスレッドを使ってやり取りを続けるほうが分かりやすそうなため、以前のメールに返信することにしたとしましょう。スレッドを開いた状態で以下の操作を行います。
- 単体のアドレスへの返信→r
- CcやBccで参加しているすべての人に一斉に返信→a
- 送信→コマンド「Ctrl＋Enter」
差出人にだけ返信したい場合は「r」、すべての人に返信する場合は「a」を押して文章を入力しコマンド「Ctrl＋Enter」でメール送信作業は完了です。
新規にメールを送りたい
新たにメールを作成したいときは「c」のキーを押して新しいウインドウを開きましょう。送信は返信の時と同じくコマンド「Ctrl＋Enter」で完了です。
メールを分類したい・重要なメールを簡単管理したい
不要なメールを見つけたときには以下のショートカットを使用しましょう。
- 迷惑メールとして報告→！
- メールを削除→＃
重要なメールは以下のショートカットキーが活用できます。
- スターを付ける（もう一度押すと解除）→s
- 重要マークを付ける（もう一度押すと解除）→＋（または）＝
メールマガジンや営業メールも仕事用のアドレスに届いてしまうという人は、これらのショートカットキーをフル活用してメールの管理を簡便にしましょう。
