テレワーク導入による課題への解決策5つ
テレワークの課題は、解決することができる場合があります。
ここでは、テレワーク導入による課題の解決方法について紹介します。
1.テレワークの可能な業務の選別
テレワークに向いている業務は主に、デスクワーク中心の業種・職種です。
テレワークの導入をしようと考えると、社内全体をテレワークにしないといけないと思われがちです。
しかし、テレワークの可能な業務の選別を行うことで、少しずつテレワークを取り入れることができます。
製造業や接客業などテレワークに移行しづらい業務に関しては、アウトソージングや自動化を取り入れて、なるべく出社しなくてもいいように業務の整理を行いましょう。
2.環境整備と従業員の教育によるセキュリティ強化
セキュリティ面については、ウィルス対策のソフトの導入やアクセス管理、通信の暗号化をすることをおすすめします。
また、パスワードロックのかかったUSBメモリの使用やWi-Fiルーターの貸出を行うことでセキュリティ対策に繋がります。
情報漏洩を防ぐ環境整備を整えたうえで、社員に対するセキュリティ対策の教育を徹底しましょう。
テレワークを導入するにあたり、社員の情報セキュリティ対策に対する意識を高めることで、自覚をもって行動することができるでしょう。
3.勤怠管理を行えるツールの導入
社員の労務管理には、稼働状況が把握できるツールを導入するとよいでしょう。
ツールを使用すると、パソコンのログイン時間やソフトウェアの利用時間、勤務日数や勤務時間をデータ化して従業員の勤務状況を把握できるというメリットがあります。
ツールを導入することで、勤務状況の把握もしやすくなり、社員の過剰労働などを防ぐ効果も期待できます。
勤怠管理ツールには、下記のようなものがあります。
■ ジョブカン
機能性が高く、使いやすいので多くの企業で導入されています。
低コストなのもポイントです。
■ AKASHI
PCやスマホ、タブレットで出退勤を行うのに適したツールです。
GPS機能も使用でき、どこから出勤しているかも把握できます。
■ KING OF TIME
ICカードやwebからの打刻をするのに対応しています。
スケジュールの管理や、休暇管理も行えるツールです。
■ SMILE V 人事給与 勤怠管理テンプレート
従業員の勤務状況をデータ化することができ、リアルタイムでの確認も可能です。
過重労働や打刻漏れのアラートチェック機能も備わっているので、便利です。
4.コミュニケーションツールの導入
不足がちな社員同士のコミュニケーションは、コミュニケーションツールや情報共有用ツールを導入することで、解決できる場合があります。
ツールを使ってこまめに連絡を取り合ったり、ビデオ会議で顔をあわせてやりとりをとることで、コミュニケーション不足を改善できます。
ツールの種類は主に下記のようなものがあります。
■ オンライン会議システム
主にインターネットを通じてのビデオ通話で、会議が行えるツールです。
■ ビジネスチャット
社員同士で気軽に会話するのに便利なコミュニケーションツールです。
SNSのように使えるのが特徴です。
■ スケジュール管理、グループウェア
社内で情報共有するのに必要な、さまざまな機能のあるビジネスツールです。
スケジュールやメール、チャットやタイムカードなど業務で使用する複数のツールが１つになっています。
■ 情報共有ツール
社内のデータを集約して共有するためのツールです。
■ プロジェクト・タスク管理ツール
チーム全体やメンバーごとの進捗状況を一目で把握できるツールです。
チームでの作業が行いやすくなります。
代表的なコミュニケーションツールとしては、「LINE WORKS」があげられます。
LINEの操作性は変わらず、ファイル共有や掲示板など、ビジネスにおいて必要な機能を備えているツールです。
スマートフォンからも操作ができ、使用しているユーザーの多いアプリなので、使いやすいのが特徴です。
5.助成金の利用する
テレワーク環境を作る際は、助成金を積極的に活用しましょう。
助成金を活用することで、テレワーク導入時に発生する、環境構築費用やセキュリティ対策費用を抑えることができます。
