仕事に取り入れたい！効率化できるツールを紹介！
ここでは、業務効率化のために個人・社内で取り入れたい方向けにおすすめの業務効率化ツールを紹介します。
個人の方は普段使いしやすいものを、会社や部署内で使うツールは便利さとサポート体制が整っているものを選ぶと仕事の効率化アップの一歩に繋がります。
ビジネスツールを導入することで、仕事内容が簡潔化できるものが見つかるかもしれません。
ツールを上手に活用して、仕事の効率化、ひいては企業の成長に活かしていきましょう。
個人向け仕事効率化ツール
ここではパソコンに内蔵してあるおすすめツールをご紹介します。
パソコンなどの機器は自分に合うようにカスタムしていくことが一般的ですが、既存のツールも仕事の効率化に十分に役立ちます。
■ メモ帳
パソコンに内蔵されているツールで、簡単なメモが可能です。
例えば、会議や電話をしているとき、メモをしたいけれど手書きだと手間だという人は、メモ帳に打ち込むことで書く手間グッと省けます。
また、メモに入力した内容を他媒体にコピペすることもできるため、手書きメモならではの写し間違いや打ち間違いなどのミスが減ります。
メモをする習慣もつき、効率良く仕事を行うことができるツールの一つです。
■ カレンダー
紙の手帳は持ち歩かない、手間なくタスク管理をしたい方にはカレンダーがおすすめです。
その日のタスクやスケジュールはもちろん、リマインダー機能を活用することで先のスケジュール管理もできます。
予定変更も簡単にできるため、手書きで見づらくなることもありません。
パソコンの使用頻度が高い人には取り入れてほしいツールの一つです。
社内向け仕事効率化ツール
ここでは社内向けに業務別に活用したいツールをご紹介します。
仕事効率化ツールは、単に導入すれば良いというわけではありません。
まずは、どの業務を効率化したいかの洗い出しが必要です。
例えば、この部署の業務はここに課題がある・この作業に手間がかかると社員が言っているなどの課題や目的を把握したうえで、どのように課題を解決していくか目的・目標を立てて活用していきましょう。
ただツールに頼るのではなく、目的・目標があってこそツールの真価が発揮されます。
■ チャットツール
社内コミュニケーションツールとして普及しているチャットツールは、リモートワークでもスムーズにコミュニケーションがとれる便利なツールです。
・slack（スラック）
「slack」は個人や組織などでチャンネルというグループを作り、その中でチャットをしていきます。
会話だけでなく、書類管理などの共有も簡単にできて、カスタマイズすることで機能が充実していく仕組みです。
さらにリアクション機能も豊富で、リモートワークなどの顔が見えないときでも気持ちや表情をチャットで伝えることができます。
・Chatwork（チャットワーク）
個人IDを知っている社内・社外の人とのやり取りが可能です。
チャット機能はシンプルでわかりやすく、ビデオ会議も「Chatwork」内で簡単に行うことができます。
また、個人・全体のタスク管理もできる点がポイントです。
使いやすい機能が揃っているため、多くの企業が導入・または導入を検討している人気のツールです。
■ ペーパーレス化ツール
ペーパーレス化すると言っても、どのような業務に関する書類をペーパーレス化して効率を上げるかが重要です。
このツールを活用すると、人の手が介入しない分ミスが少なくなり、書類管理など手間がかかる作業も一括で補うことができます。
・Google Drive（グーグルドライブ）
どの企業でも手軽に取り入れることができるものは、オンラインストレージサービスの「Google Drive」です。
ファイル共有をすることでムダな書類を省くことができ、ストレージ上に保存されるため書類・データ管理も簡単です。
また、ファイル共有以外にも様々な機能があるため、これ一つで効率良く進めることができます。
・クラウドサイン
電子契約書「クラウドサイン」はクラウド上で契約が可能のため、時間がかからず簡単に契約を取り交わすことができます。
紙の契約書では保管の際にリスクがあり、手書きの手間やミスもありうるため面倒な作業になってしまいます。
しかし、電子契約書はデータ管理もクラウド上の管理のため安心でき、過去の契約書の参照も簡単です。
法的効力ももちろんあるため、新しい契約方法として活用されています。
■ タスク・プロジェクト管理ツール
どのようなタスクを効率化したいのか、自社に合ったツールを選ぶ必要があります。
また、データ移行などで余計に手間がかからないように、社内で使っている既存ツールとの連携ができるか確認をしましょう。
・Backlog（バックログ）
「Backlog」はパソコン操作が不慣れな人でも簡単に操作できるプロジェクト管理ツールです。
タスク管理者や期限が明確なため、仕事の効率化が図れます。
チームや部署のタスク・プロジェクト管理に一役買うツールです。
・monday.com（マンデイドットコム）
「monday.com」は世界で10万社以上の起業が取り入れており、日本でも大手起業が採用しているタスク管理ツールです。
既存ツールとの連携もしやすいため、データ移行や連携の手間が少なくて済みます。
大手企業が導入しているという安心感もあります。
