追われる立場でなく仕事を管理する立場に
事前の準備を整えておけば、ある程度の仕事を誰かに任せることができるようになります。“追われる立場”から、“管理する立場”になれるように、仕事を前倒しで進めること意識を向けてみましょう。
フォロー体制を整えておくことで、仕事のミスが軽減されるだけではなく、チームでこなすといった意識が出てくるはずです。簡単な仕事から、時間のある人に振り分けることです。仕事のプロセスや、担当者についての情報はメモをうまく活用して共有していきましょう。
余裕を持ったスケジュールを組む
「手いっぱいな状況がどれだけ続いているのか？」ということがわかれば、スケジュールの組み方がもっと上手くなります。まずは自分の時間の使い方も客観的にみてみましょう。
突発的に組んだTO DOリストをこなすのではなく、余裕のあるスケジュール組みを覚えることが必要です。
アポイントをとった人が遅刻してきたり、急遽資料を修正する必要があった時など、想定外の自体にも対応できるように余裕を持った時間管理と、そしてフォロー体制を整えておきましょう。
締め切りを確認して、前倒しにこなす
締め切りに追われてしまい、残業が続いているという方も多いはず。
締め切りを確認したら、優先順位をつけて、前倒しの作業を行なっていきましょう。やるべきことがたくさんありすぎて、何から手をつければいいのかわからない……とならないように、逆算して行動に移すことです。いくらタスクが多いからといって、仕事の締め切りを延ばすわけにはいきません。一つ一つのプロジェクトに優先順位をつけることです。
上司への確認はなるべく午前中に済ませて
資料の確認や進捗情報の共有など…上司のチェックが必要なものに関しては、午前中に済ませておくと良いでしょう。午後遅めの時間から修正や追加依頼が入ってしまうと、必然的に仕事が長引くことになってしまいます。
また、会議や外出が続いたり、上司が不在のタイミングだったりと、なかなか予定が合わない時は、仕事がストップしてしまうこともあるため、あらかじめ上司のスケジュールをチェックしておくこともあります。急ぎの場合は「いつまでに返答をお願いします」とまでしっかり伝えるようにしましょう！
タイムマネジメントを実践して、ノー残業を叶えよう！
「人に仕事を任せることがタイムマネジメントなのか？」と言われると、まるで自分は何もしていないのではないかと罪悪感を持ってしまうこともあります。ですが、仕事の道筋をたて、うまく割り振ることがリーダーに求められる裁量。自分だけが仕事に追われていて、周囲の人は時間が余っている…なんてことのないようにうまく仕事を分解していきましょう。
社内メンバーで作業内容を共有して、フォロー体制が整っていることで心にも余裕ができ細かいミスをなくすことができます。決まった人だけが残業している職場では、この『共有』部分がすっぽり抜け落ちてしまっている可能性大。人員配置は効率的に仕事をこなすために重要なものです。
チーム全体で仕事のバランスをとることが、残業時間を減らすポイントともいえるでしょう。
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