メールと電話の例文を紹介
面接辞退をどのように伝えるかは、断り方のポイントさえ押さえておけばあまり難しく考える必要はありません。
参考までに、メールと電話それぞれで面接の断り方の例を紹介しましょう。
メールで伝える場合
メールで面接辞退を伝える場合の例文を、以下に示しましょう。
件名：面接辞退のご連絡 ／田中花子
本文：
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
先日、１次面接のご連絡をいただいた田中花子です。
その節は誠にありがとうございました。
×月×日×時より面接のお約束をいただいておりましたが、一身上の都合により辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい誠に申し訳ありません。
勝手なお願いで恐縮ですが、なにとぞご了承いただきたくお願い申し上げます。
本来なら直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでの連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
最後となりましたが、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
田中花子
〒〇〇－〇〇
〇〇県〇〇市×丁目×－×
電話：×××－××××
件名は、一読してすぐに内容がわかるものにすることが大切です。
自分の名前も入れておきましょう。
本文では、まず誰からなのかわかるよう名乗り、挨拶したうえで、面接を設定していただいたことに対するお礼を述べます。
その後、面接を辞退する旨を簡潔に伝えましょう。
面接の日時も明記しておくと、採用担当者が調べる手間が省けます。
選考に時間を使わせたにもかかわらず、こちらの都合で断ることに対して丁寧に謝罪し、ついでメールでの連絡になったことに対しても一言お詫びを伝えましょう。
文末は定型の挨拶で締めます。
ただし、今後も連絡をとりあったりすることはないため、「よろしくお願いします」はやめましょう。
電話で伝える場合
電話で伝える場合をみていきましょう。
あなた：お世話になっております。田中花子と申します。〇月〇日の面接の件でお電話いたしました。人事部の〇〇様はご在席でしょうか。
（担当者に変わったら）
あなた：お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいております田中花子です。今、お時間はよろしいでしょうか。
担当者：はい、大丈夫です。どうされましたか。
あなた：先日はご連絡いただき、ありがとうございました。せっかくご連絡いただいたのですが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくお電話しました。
担当者：そうですか。よろしければ、面接辞退の理由をお聞かせ願いますか。
あなた：はい。ほかの会社で内定をいただき、大変悩んだのですが、そちらに入社することにしたのが理由です。
担当者：ほかで決まったのですね。おめでとうございます。では、面接辞退の件は承りました。
あなた：お時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
電話で伝える際は、どこの誰からの電話なのかわかるよう、最初にはっきり名乗ることが大切です。
担当者が出たら、選考の連絡をいただいた点に関してお礼を述べてから辞退する旨をはっきり伝えましょう。
辞退理由を詳しく説明する必要はありませんが、理由を聞かせてほしいと言われたら簡潔に答えます。
電話だと緊張して上手く話せなくなる人は、かける前に理由を聞かれたら何と答えるかを考えておくのがおすすめです。
最後に、選考を辞退することに対してお詫びを述べましょう。
面接を辞退すると決めたらすみやかに連絡を
転職活動を進めていると、面接を辞退する必要がでてくることは珍しくありません。
とはいえ、志望企業の採用担当者は時間と手間をかけて面接の準備をしています。
そのため、先方に連絡せず、無断で面接を欠席するようなことはしてはいけません。
断り方のポイントは以下のとおりです。
- 辞退すると決めたらすぐに連絡する
- 連絡はメールでも電話でも可。ただし直前に連絡するときは電話にする
- 先方の営業時間内に連絡する。始業直後や就業直前、昼休憩は避ける
- お礼とお詫びの言葉も伝える
この記事で紹介した例文も参考にして、すみやかに連絡しましょう。
提供・Rolmy
【こちらの記事も読まれています】
＞本当に優しい人はなぜ強い？特徴と優しい人になるための4つのポイント
＞男性にデートで持って欲しいバッグはこの6種類！プレゼントにも◎
＞年下彼氏をしんどいと感じる理由7つ！長続きする付き合い方は？
＞付き合って1年の男性の心理は？実は彼が思っている本音のあれこれ
＞嘘つきに効く言葉5選！嘘をつく人の心理や特徴とは？対処法はある？
