転職活動で面接を辞退するケースは少なくなく、断ることそのものは問題ありません。ただし、マナーを守り企業に失礼のない断り方をすることが大切です。ここでは、断り方のポイントについて詳しく解説します。
面接の断り方で注意すべきポイント
どのような理由であれ、面接を辞退するのであれば企業には必ず連絡する必要があります。
ここでは、断り方で注意すべき基本的なポイントについて解説します。
辞退を決めたらすぐに連絡
「この面接は辞退する」と決めたら、なるべく早く先方の担当者に連絡しましょう。
採用担当者は、面接の日に向けて資料を準備したりほかの応募者に連絡したりと、さまざまな調整しています。
そこで辞退者がでると予定が狂い、再度の調整が必要です。
「言いづらいから」とずるずると面接日直前まで連絡しないでいると、担当者に大きな迷惑がかかります。
そのため、辞退するならなるべく早く連絡することが鉄則です。
もちろん、連絡しないまま面接を欠席するなどしてはいけません。
電話でもメールでもどちらでも可
面接辞退の連絡は、電話でもメールでもどちらでも構いません。
電話なら「確実に相手に伝えられる」、メールなら「辞退すると連絡したことを文章で残せる」というメリットがあります。伝えやすいほうで連絡すると良いでしょう。
ただし、メールで連絡した場合、ほかのメールに埋もれて採用担当者が気づかないこともあり得ます。
そのため、メールを送ったあとに電話をいれると安心です。
また、面接予定日の前日や当日に断る場合は、電話で連絡するようにしましょう。
これは、メールで連絡しても、面接の準備で忙しい採用担当者がチェックしないかもしれないためです。
辞退することがきちんと伝わるようにするためには、電話で連絡する必要があります。
連絡は営業時間内にすること
企業に対する連絡は、電話でもメールでも先方の営業時間内にするのが基本です。
ただし、電話で辞退を伝える場合、始業直後や終業直前は避けましょう。
これは、先方が忙しくしている可能性が高いためです。
企業の営業時間にもよりますが、午前中であれば10時前後、午後は14～16時頃が適しているでしょう。
メールで連絡する場合も、営業時間内に送ることが望ましいです。
とはいえ、在職しながら転職活動をしている場合など、日中にメールが送れないこともあるでしょう。
そのような場合は、営業時間内に送信されるよう時間設定をする方法があります。
お詫びとお礼を伝えること
採用担当者は、あなたのために面接の日を調整し準備をしています。
面接を辞退するのであれば、「迷惑をかけてしまうお詫び」と「これまでの対応に対する感謝」も伝えるようにしましょう。
面接を断る理由の伝え方
面接を断る理由をどのように伝えるべきか、悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
ここでは、面接を辞退する理由の伝え方について解説します。
詳しく説明しなくてよい
基本的に、面接を辞退する際に理由を詳しく伝える必要はありません。
以下のような伝え方でよいでしょう。
- 諸般の事情により、選考を辞退させていただきます。
- 一身上の都合で、面接を辞退させていただきたく思います。
上記の伝え方は、電話でもメールでも同じです。
聞かれたら簡潔に説明する
採用担当者によっては、具体的な辞退の理由を聞いてくることもあります。
そのようなときは、変にごまかす必要はありません。
以下のように、簡潔に答えると良いでしょう。
- 他社から内定をいただき、検討した結果そちらに入社することにしました。
- 家庭の事情により、就業すること自体が難しくなりました。
- 現職の職場から引き留めにあい、転職しないことになりました。
- 御社について深く研究した結果、方向性が違うと気づきました。
ただし、「社風が古くさく合わなさそうなので」「貴社についてネットで調べたら悪評ばかりだったので」といった理由は、ふさわしくありません。
方向性が違うなど、当たり障りのない理由を述べるようにしましょう。
