スマートフォンの普及によって、多くの人が自分のメールアドレスをもっている時代ですね。そんな中で迷うのは、仕事のやり取りに使用するアドレスが、プライベートと一緒で良いのかということではないでしょうか。仕事用をもつべき理由や取得方法などをご紹介します。
仕事用のメールアドレスが必要な理由は？
仕事や就職活動でメールを使用する場合、アドレスをどうすべきか悩む方は多いのではないでしょうか。
できれば仕事用とプライベート用は別のアドレスを使うべきなのですが、その理由を考えたことはないかもしれません。
仕事用のアドレスを取得をおすすめする理由と、その際の決め方などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。
プライベートと仕事は分けたい
メールでやりとりする必要のある仕事を始めたばかりの段階なら、プライベートと仕事で同じアドレスを使うことも珍しくありません。
しかし、同じプライベート用のアドレスに来るメールは比較的「緊急性」や「重要性」が低いものが多くありませんか？「後でまとめて確認すれば大丈夫」と思ってしまうようなものですね。
そういったプライベート用に仕事のメールが混ざると、混同しやすくなってしまうというデメリットがあります。
それぞれを分けて利用することで「これは仕事の連絡＝重要・優先」、これは「プライベート＝プライベートタイムに確認」という区別を、受信した時点ですることができます。
個人アドレスだと見落としたり返信を忘れることも
プライベート用のメールアドレスを仕事で使用することは、絶対に避けるべきというわけではありません。
しかし、メールが混同してしまうと重要なメールを見落としたり、返信を忘れてしまったりといった重要なミスに繋がりかねないのです。
アドレスを分けておけば、こちらからメールを送信する場合も、うっかりプライベートのメールを取引先に送ってしまうというようなミスは、最低限防ぐことができますね。
仕事用メールアドレスの名前設定
まずはメールアドレスのメイン部分と言える＠以前について説明します。
一番最初に目に付く部分であり、多くの方が意識しているといわれているので、仕事にふさわしいものに設定しましょう。
なるべくシンプルに
＠以前の部分は、なるべく「シンプルで分かりやすい」ものを選ぶことをおすすめします。
例えば、個人事業主なら「屋号」や「名前」、「ビジネスの内容がわかるようなもの」を使用すれば、メールアドレスを見ただけで、「○○をしている○○さんのアドレス」と連想することができます。
それは仕事の成功にも繋がると言われていますし、大切な取引などに使うからこそ、分かりやすいことが重要になってくるのです。
海外との取引がある時はフルネームが◯
日本人の場合、仕事でのやりとりは「苗字」で行うことが多いですよね。苗字でやりとりしている場合、相手の名前まですぐに浮かびますか？
日本人同士のやりとりで使うメールアドレスなら「苗字」を使用する方が分かりやすいということになります。
しかし、海外の場合は逆で名前で呼び合うことが多いそうです。そう考えると、アドレスが苗字の場合、「誰か分からない」という現象が起きるかもしれません。
そのため、同じアドレスで国内外問わずやり取りする場合は、フルネームにしておくのがベストではないでしょうか。
適切ではないメールアドレスは？
プライベート用のアドレスであれば、自分らしいこだわりや個性を持って選択して良いものですが、ビジネス用となると重視すべき点があります。
ビジネス専用アドレスにぴったりのアドレスの基準について見てみましょう。
長すぎるもの
きちんとした意味の通ったものであっても、長すぎるアドレスは利便性が下がります。
入力も大変ですし、自分が言葉や文字で伝えることも大変で、ミスが起こる可能性が高くなります。
プライベート用であればこだわっても良い部分ですが、仕事用ならなるべく「-」などを使用しないシンプルなものを設定するようにしましょう。
悪い意味に捉えられる単語や言葉
仕事用に使うメールアドレスの場合、印象は大切です。
アドレスの意味については、意外とチェックしている人が多いという事実もあり、あまり印象の良くない単語や、言葉を含めたアドレスは相手に不快な思いをさせるかもしれません。それによって信頼を損なうことも可能性としてはゼロではありませんよね。
また、名前で設定する場合も、その後に何らかの装飾単語を入れるなど、下手にアレンジしてしまうことも、仕事のメールとしては避けた方が良いことではないでしょうか。
意味のない文字を羅列したもの
意味のない文字が並んだメールアドレスは、見た目にもあまり印象がよくありません。
無意味な文字が羅列されたアドレスから届いたメールを不審に感じ、開くのをためらう人が多いのが現実です。こちらから送ったメールが開かれることもなく破棄されてしまっては困りますよね。
さらに意味のない文字の羅列は「覚えにくい」「伝えにくい」「入力しにくい」など、利便性が非常に悪いことも挙げられます。
メールアドレスからも良い印象を与えられるように、分かりやすいものに設定しましょう。