コロナの影響でテレワークになったという人も多いのではないでしょうか？テレワークになると、社内でのコミュニケーションが少なくなったと感じる人もいるかと思います。この記事では、テレワークでコミュニケーションが不足してしまう原因、改善する方法について解説しています。
テレワークでコミュニケーション不足になる原因
テレワークは、家で仕事をすることになるので、必然的に社内のコミュニケーションが不足しがちになります。
テレワークでコミュニケーションが不足する原因を下記で詳しく見ていきたいと思います。
業務に関する連絡のみになってしまう
社内では、業務以外の雑談や他の部署の人と接する機会が多かったと思います。
そもそも、テレワークで働く環境自体がコミュニケーションが取りにくい状態なのです。
テレワークになると家に自分1人で仕事をするので、業務以外の雑談や他の部署の人と関わることが無くなります。
その為、業務に関するコミュニケーションツールでのみのやり取りとなってしまうのです。
ビデオ会議や電話は作業効率を下げてしまう傾向があるので、相手とコミュニケーションをとる頻度も減ってきます。
また、相手を褒めたり、褒められたり、ちょっとした雑談という機会も減ってきます。
コミュニケーションツールが上手く使いこなせていない
社会人でも、ミドル層やシニア層は、これまで人とのコミュニケーションは対面で行ってきたという人がほとんどです。
コロナでテレワークになり、社内のコミュニケーションツールを使おうと思っても、チャットツールの絵文字や挨拶のない短いやりとりに慣れておらず、不満を抱えている人もいます。
こういった人達は、プライベートではスマートフォンを使ってアプリなどを使いこなせます。
ですが、仕事でチャットツールでのやり取りや、パソコンでメールを送信すること、ビデオ会議でコミュニケーションを取ることには慣れていないのです。
オンラインコミュニケーションの特性を理解出来ていない
テレワークのコミュニケーションの特性を理解出来ていない場合もあります。
コミュニケーションには、「同期型」と「非同期型」の2種類が存在します。
「同期型」のコミュニケーションは、1対1の会話や電話打ち合わせなどが該当します。
「非同期型」とは、コミュニケーションの反応をすぐに求めないものです。
メールやLINEなどが当てはまります。
非同期型のメールやLINEですぐに返事を求めてしまうと、コミュニケーション不足が生じてしまうのです。
テレワークでのコミュニケーションでミスが起こる原因
テレワークでのコミュニケーションには、不足だけではなくミスも生じます。
下記で詳しく見ていきたいと思います。
コミュニケーションでタイムラグが起こりやすい
チャットツールはコミュニケーションの特性としては同期型と言えます。
しかし、離席やふとした漏れから確認していない、また急ぎの案件の対応しているうちに返信し忘れていた、ということもあります。
こういった対応する場合は、チャットツールではなくビデオ会議ツールなどで対応すると良いでしょう。
ビデオ会議だとその場で要件を共有し業務の打ち合わせができるので、タイムラグが起こりにくくなります。
文章のみだと認識違いが起こりやすい
上記でも紹介しましたが、チャットツールでは文字によって情報を伝達する為、口答と比べて圧倒的に情報量が少なくなります。
チャットツールだと、些細な言い回しや認識の違いによって誤解が生まれやすかったりするのです。
口答ではそういった部分を補うことも出来ますが、チャットツールなどの文章では、お互いの認識違いによって誤解が生まれやすいのです。
