担当変更メールの文例を紹介
ここでは、以下のパターン別に営業担当変更メールの文例を紹介します。
- 人事異動で営業担当を変更する場合
- 退職に伴い営業担当を変更する場合
- 後任者からの挨拶メール
わかりやすいように、登場人物を以下のように設定しました。
- 現担当者「山田花子」さん
- 後任「田中花代」さん
- 顧客「鈴木」さん
文例を活用する際は名前の間違いにくれぐれも気をつけましょう。
人事異動での営業担当変更の場合
まずは、人事異動による担当者の変更メールの例文です。
件名：【担当者変更のご連絡】株式会社〇〇商事 営業部第一課 山田花子
本文：
株式会社△△
鈴木様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇商事 営業部第一課の山田花子です。
本日は、担当者変更についてのお知らせがあり、ご連絡いたしました。
この度、人事異動に伴い、×月×日付けで貴社の担当を外れることとなりました。
鈴木様には大変お世話になり、心より感謝しております。
後任には、弊社の田中花代が担当させていただくこととなりました。
田中は私と同じ営業一課に所属しており、長く営業業務に携わっております。
実績も豊富であり、必ず鈴木様のお役に立てることと存じます。
後日改めまして、田中とともにご挨拶に伺わせていただく所存です。
取り急ぎ、メールにてご報告させていただきました。
上記につきまして、何卒よろしくお願い申し上げます。
ビジネスメールのため、冗長にならないよう簡潔に書くことが大切です。
今後も良好な関係が続くように、丁寧で温かみのある文章になるよう意識しましょう。
退職による営業担当変更の場合
次に、退職に伴う営業担当変更の場合の例文を紹介します。
基本的に、理由の部分以外は異動の場合とそれほど大きく変わることはありません。
件名：退職による担当者変更のお知らせ｜株式会社〇〇商事 営業部第一課 山田花子
本文：
株式会社△△
鈴木様
平素より大変お世話になっております。
株式会社〇〇商事 営業部第一課の山田花子です。
本日は、担当者変更についてご連絡いたしました。
この度、一身上の都合により、×月×日をもちまして株式会社〇〇商事を退職することとなりました。
在職中は温かいご指導を賜り、厚くお礼申し上げます。
後任には、弊社の田中花代が担当させていただきます。
田中は実績豊富で信頼のおける人物です。
担当業務に関しては滞りなく引継ぎをいたしましたので、ご安心いただければと存じます。
後日改めて田中とともにご挨拶に伺いたく、ご面倒をおかけいたしますが、日程の調整をしていただければ幸いです。
今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
退職の理由について、詳しく書く必要はありません。
「一身上の都合により」や「諸般の事情で」など形式的な表現で伝えましょう。
後任者が送る挨拶メールの例文
ここからは、後任者が送る挨拶メールの例文を紹介します。
件名：【着任のご挨拶】株式会社〇〇商事 営業第一課 田中花代
本文：
株式会社△△
鈴木様
平素よりお世話になっております。
株式会社〇〇商事の田中花代と申します。
この度、弊社内の異動に伴い、×月×日より山田花子の後任として貴社を担当させていいただくこととなりました。
私自身、山田と同じ部署にて、営業として5年間にわたり経験を積んでまいりました。
まだ不慣れな点もあり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、貴社のお役にたてますよう努めますので何卒よろしくお願いいたします。
後日、改めてご挨拶にお伺いできればと思いますが、まずは取り急ぎメールにてお知らせいたします。
ビジネスシーンでは、たとえ初めてメールをする相手であっても「初めまして」とは書きません。
組織としてすでに取引がある相手のため「いつもお世話になっております」と書くのが基本です。
また、顧客は「次はどのような人が担当になるのだろう」と不安に思っている可能性があります。
自分がどのような人間なのかを伝えるために、経歴などを簡単に紹介するといいでしょう。
業務に関して経験があるといった情報が得られることで顧客も安心できます。
営業担当を変更するときはマナーに則ったメールを送ろう
営業担当変更メールは、現担当者から連絡を入れたあとに後任者からも挨拶メールを送ることが一般的です。
事前に変更のお知らせもなく担当が変わると、以下のような理由から顧客は不快に感じたり、不安を抱いたりします。
- きちんと連絡もできないのか
- 事前に連絡できないほど急な退職だったのでは
- 何かトラブルがあったのではないか
営業担当変更メールで最低限盛り込むべき情報は次の3つです。
- 担当が変更する理由
- 担当変更になる日
- 後任の紹介
また、これまでお世話になったことに対する感謝が伝わるよう、お礼の言葉も入れましょう。
引継ぎなどで忙しくなりますが、営業担当変更のメールは非常に重要。
忘れず送るようにしましょう。
提供・Rolmy
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