営業担当の変更が決まったときは、速やかに顧客にメールで連絡する必要があります。しかし、自分だけで動くのは危険。上司との連携をとりながら送ります。ここでは、メールを送るときに必ず入れるべき情報や注意すべき点などについて、文例をご紹介しながら詳しく解説します。
営業担当変更のメールを送るときの注意点
営業の担当を変更することになったら、早めに顧客に連絡することが必要です。
できれば対面でこれまでの感謝を伝えられると印象がいいですが、2020年以降はコロナ感染症などの影響で実際に会うことが難しいことも増えました。
担当を外れるとはいえ、顧客と会社の関係は続きます。
実際に会えないからこそ、営業担当変更の際はメールで早めに連絡を入れましょう。
変更連絡のメールを送るときは、失礼のないように基本的なマナーを守ることが重要です。
ここからは、メールを送る際に注意すべきポイントを取り上げて説明します。
担当変更のメールを送るタイミングは上司に確認を
基本的に、担当を変更することが決まったらなるべく早く連絡する必要があります。
知らせるのが遅くなると、顧客に「急に担当が変わった」という印象を与えかねません。
余裕をもって早めに知らせることが大切です。
しかし、会社や部署によっては知らせるタイミングを決めて、他の担当者と揃えているところもあります。
担当変更になったからと1人で急いで連絡するのではなく、念のため上司に相談してから連絡をするタイミングを決めましょう。
現担当者が連絡したあとに後任者も挨拶メールを送る
営業担当を変更するときは、現在担当している人が顧客に連絡をいれるのが鉄則です。
現担当者が送ったのを確認したあとで、後任者からも挨拶のメールを送りましょう。
現担当者が連絡するより先に後任者から挨拶のメールが届いたり訪問されたりすると、顧客は「そんな話は聞いていない」と戸惑ってしまいます。
「後任が挨拶メールを送るから自分は送らなくていいだろう」などと考えて、顧客に連絡しないことがあってはいけません。
担当変更に伴う引継ぎなどで仕事が増えるため大変ですが、顧客に失礼のないように担当変更のメールは必ず送りましょう。
件名は一目で内容がわかるものにする
メールの件名は、受け取った顧客が見てすぐに内容がわかるものにします。
「ご連絡」などのシンプルすぎる件名にすると、相手は開封するまで内容がわかりません。
営業メールかと思われて、開封されずに埋もれてしまう可能性も考えられます。
社会人としてのマナーでもありますが、営業担当変更のメールも同じです。
一見して何の連絡かわかる件名をつけることが大切です。
書き方に特に決まりはありませんが、以下のように「用件・会社名・自分の名前」のスタイルにするといいでしょう。
- 担当者変更のご連絡｜株式会社〇〇 自分の名前
- 【異動に伴う担当者変更のお知らせ】〇〇株式会社 自分の名前
メールに入れるべき4つの情報
担当変更をお知らせするメールには、顧客側が知りたいであろう情報を漏らさず盛り込むことが大切です。
特に、次の4つの情報は必ず書くようにしましょう。
- 営業担当者を変更する理由
- 営業担当が変わる具体的な日付
- 後任の紹介
- 感謝の気持ち
1．変更する理由
まずは、担当者が変わる理由について簡単に説明しましょう。
理由も明かさずに担当が変わることだけを伝えると、「言えない理由でもあるのか」などと顧客に不信感を抱かせる原因となってしまいかねないためです。
とはいえ、担当者が変わる理由はさまざま。
中には社外秘にしておきたい理由で担当変更になることもあるでしょう。
取引先である顧客へのメールに詳細に書く必要はありません。
「人事異動により」「退職に伴い」など、簡潔な書き方で十分です。
2．担当が変わる具体的な日付
担当者が変わる具体的な日時も顧客に知らせるべき情報。
いつ担当が変わるのかがわからなければ、顧客は急ぎの案件も前任の担当者に連絡する可能性があります。
すでに担当を変わったあとに前任者に連絡が来てしまうと、対応の遅れにつながりかねません。
メールには「10月1日付で貴社の担当を外れることとなりました」といったように、変更となる日付をはっきりと書くことが大切です。
3．後任者の紹介
顧客にとっては、次の担当者がどのような人かも知りたいポイントです。
特に、前任者と良好な関係を築いている時こそ、後任ともうまくやっていけるか気になるでしょう。
名前や所属部署のような基本的な情報だけでなく、これまでの経歴や前任者から見た印象のような簡単な紹介も入れておくと親切です。
たとえば、以下のように伝えましょう。
- 〇〇（後任者の名前）は長く××地区にて営業業務に携わっており、経験も豊富です。
- 後任を務める〇〇は、入社15年目で実績も確かです。××に精通しているため、貴社のお役に立てるものと存じます。
このように、長々と書く必要はなく簡潔にまとめます。
顧客に余計な不安を与えないように、紹介する内容はポジティブな内容にすることも大切です。
4．これまでの感謝
担当を外れるということで、これまでお世話になったお礼も添えておくといいでしょう。
自分とクライアントの関係がどうであれ、これからも会社とクライアントとの関わりは続きます。
本心では、問題のある顧客から離れられてホッとしていたとしても、これまでの感謝は形式的に伝えておくことが必要です。
以下のように書くとスマートに伝えられるでしょう。
- 在任中は大変お世話になり、心より感謝しています。
- 〇〇様には何かとお力添えいただき、改めて厚くお礼申し上げます。
感謝の一文があるのとないのとでは顧客の受け取り方も変わります。
心の中ではどのような気持ちであれ、建前をうまく使って感謝を伝えましょう。
