毎日残業して帰宅時間が遅くなってしまう、どんどん仕事が増えて何から手を付ければいいのかわからないという経験がある人も多いのではないでしょうか。 仕事を沢山割り振られるのは期待されている証拠と考える人もいますが、キャパオーバーするほど日々残業しても終わらない仕事が続くと、キャパオーバーしてしまううえ心身ともに疲れ果ててしまいます。今回は仕事量がキャパオーバーするほど多すぎて辛い、キャパオーバーの時仕事などどうすればいいのかわからないという人のために、キャパオーバーの原因と対策を詳しくご紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。
キャパオーバーしてしまう原因は何？
なぜ仕事でキャパオーバーしてしまうような状況になってしまうのでしょうか。 仕事を上手くさばけない自分が原因と考える人も多いですが、実は仕事上の要因や周りがキャパオーバーの原因という可能性もあります。
自分の能力と仕事量が見合っていない
まず、一番多い原因は単純に与えられる仕事の量がキャパオーバーしてしまうほど多すぎることです。 新人の頃は何かと覚えることがあるので、少ない仕事量でもキャパオーバーに対する閾値が低いのもあり、いっぱいいっぱいになってしまうのが当たり前です。
ですが、これ以上増えるとキャパオーバーなどで大変になることを理解できず、どんどん新しい仕事を請け負ってしまうことで仕事量が増えキャパオーバーしてしまいます。
頼まれたら断れない性格
日本人はNOと言えない性格とよく言われますが、これも仕事でキャパオーバーする原因です。
上司や周りの人から「これお願いできる？」「助けてほしい」と言われるとどうしても仕事を断れない、無理だとわかっていても頼られているからこの仕事を手伝わなきゃと思ってしまう人は非常に多いです。
頼りにされていると言うと聞こえはいいですが、使われる側がキャパオーバーになるほどの仕事量を把握できてないともとれます。そして、悪く言うといいように使われているだけという可能性もあります。
自分を過信しすぎている
「自分ならできる」「こんなもの簡単にできる」と自分を過信しすぎて結局仕事が終わらずキャパオーバーしてしまうという人も非常に多いです。
できる自分をアピールするためにどんどん仕事をもらっていくものの、自分の状況がちゃんと理解できていないため、仕事だけが増えていってキャパオーバーしてしまい、結局何もできないままキャパオーバーし限界を迎えてしまいます。
また、自分を過信しすぎている人は周りの人に仕事など助けを求めるのは格好悪い、恥ずかしいと考えて周りが助けようとしても断ってしまうことに加え、仕事のキャパオーバーに対する閾値を理解できていない人も多いです。
上司が部下の状況を理解していない
よくあるのが派遣先の上司が部下の仕事量や仕事内容、状況を理解していなくて部下がキャパオーバーで限界に達しているのに、そのまま放置してしまっている状態です。
もちろん、他にも部下はたくさんいますし、上司にも仕事があるので常につきっきりで状況を把握することはできません。
ですが、仕事の状況を知ろうと思えば知れるはずなのに、キャパオーバーになるほど仕事の状況などを放っておいて理解しようとしない人も非常に多いです。
新人でまだ仕事をまわせない
仕事を始めて間もない頃は、仕事の流れや作業にまだ慣れてないため新しい仕事に取り組むと、慣れていないゆえ仕事をこなす時間が掛かる・仕事上の進捗が進まないことが発生し、キャパオーバーにつながる恐れがあります。
くわえて、それでもいち早く会社に貢献すべくどんどん仕事をこなそうとするものの、上手くできずその結果、キャパオーバーになってしまいます。
まずは多く仕事をこなすよりも、キャパオーバーなどに陥らないようきちんと仕事の内容やキャパオーバーに対する仕事量の管理など理解することを優先しましょう。
仕事でキャパオーバーしてしまう人の特徴
仕事でキャパオーバーしてしまうのはなぜでしょうか？ キャパオーバーになってしまう考え方や行動も原因の一つとなっています。
どんなタイプの人が仕事でキャパオーバーに陥りやすいのか、特徴を紹介していきます。
頼まれたら断れない
仕事に限らず、色んな頼まれごとが発生します。 なかには
- 「現実的に実現不可能な依頼」
- 「極端なスケジュールの仕事内容（いわゆる”なるはや”など）」
といった極端な仕事もあり、これらに加えお客様や上司の関係を考慮すると幾分断りにくいものです。
しかし、断ることができないが故に、結局仕事の極端さに対処できずキャパオーバーしてしまい、かえって関係が悪くなります。
状況を加味し、話し合い・交渉を行ってから仕事に着手するか決めましょう。そして、キャパオーバーにならない範囲で仕事をこなしていきましょう。
仕事の手順を考えるのが苦手
いざ、仕事に着手し始めたのはいいが「どこから手を付ければいいのかわからない」と悩み、急ぎでないものや優先順位の低いことを先にしてしまったり、色々試しても結局わからずいたずらに時間が過ぎてしまいます。
そして仕事の量が減るわけでないので、キャパオーバーにもなってしまいます。
では、
- 同僚や親しい人・もしくは上司に相談をする
- ツールを扱いこなす
- 納期や作業量を把握する
といった手の付け方を変えることでキャパオーバーなどになる前に改善ができます。
完璧主義
仕事の質をツメの甘さがないぐらいまで追い求めるのは、悪いことではありません。
しかし、実際はそこまで求められる訳でなく、それが理解できず納期よりも質にこだわりすぎるため、納期が迫ってしまいキャパオーバーにもなってしまいます。
その結果「仕事が遅い」とレッテルが貼られてしまい、かえって評価が下がってしまいます。
納期を念頭に置きつつ妥協点を作り質を追い求めることで、作業効率のアップが期待できます。
また、納期間近に仕事に間に合わせようと詰め込んで仕事をすると、キャパオーバーの原因にもなるので、余裕を持って仕事に取り組んでいきましょう。
仕事のスピードが遅い
作業のスピードが遅いと、次々と仕事が割り振られた場合に処理しきれずキャパオーバーになってしまいます。
仕事に慣れていない、理解が人よりも遅い、ツールを使いこなせていないなど、仕事が遅い要因は人によって様々。遅い要因に合わせた対処法を知ることが大切です。
上司に相談ができない
”報連相”これは社会人として基本のことですが、「怒られないか」「都合が悪くなりそう」など恐れてしまいなかなか上司に伝えきれず、次第に状況がかなり悪化してしまいキャパオーバーしてしまうこともあります。
そうなってしまう前に、必ず早い段階で上司と報連相を行いましょう。
むしろ上司に「怒られる」だけで済み、
- 納期に間に合わない
- 客先で取り返しがつかないことが発生する
- 数々のトラブル発生でキャパオーバーになる
など報連相を行わなかったほうがリスクは高くなります。
報連相の内容から上司が打開策を練り、悪い状況から回避できるうえ、キャパオーバーすることもありません。
