クッション言葉は、相手の方へのお願いや確認、お断りをする時に、言葉の印象をやわらかくするために使います。「名前を教えて下さい」の前に「恐れ入りますが」をつけることで印象を和らげます。このサイトではオフィスマナーとしてのクッション言葉の意味や種類を説明します。
クッション言葉の意味とは？
クッション言葉の意味①相手への気遣いを示す
クッション言葉を使う意味1つ目は、相手への気遣いを示すということです。クッション言葉とは、その言葉通り、クッションのように衝撃を吸収する役割があるということなんですね。そのまま伝えると相手が不愉快になったり傷つくようなことも、クッション言葉を付け加えることで、相手を嫌な気持ちにさせません。
つまり、クッション言葉は相手への気遣いなんですね。相手の気持ちを考え、相手を不快にさせない心遣いがクッション言葉には含まれているのです。現代では、クッション言葉を使うことはオフィスマナーと言われていますね。
クッション言葉の意味②やわらかく伝える手段
クッション言葉の意味2つ目は、やわらかく伝える手段であるということです。言いにくい事や悪い結果を告げる時などに、言葉の前に入ることによって、悪い意味を和らげたりするという意味を持つんですね。また、依頼する場面では、相手の状況を把握して一言添えることで、角が立つことがありません。
上司や取引先との会話はもちろん、電話対応、メールや文書の作成など、敬語を使わなければいけない場面はたくさんありますから、社会人なら身につけておくべきですね。
クッション言葉の意味③コミュニケーションを円滑にする
クッション言葉の意味3つ目は、コミュニケーションを円滑にするということです。クッション言葉を会話の間に挟むことで、思いやりの気持ちが相手に伝わりますよね。
特にビジネスの場面では、正しい敬語を用いて、適切な場面でクッション言葉を使うことで、同僚や上司とのコミュニケーションを円滑にする効果があるでしょう。また、友人との関係を良好にしたり、初対面の人に好印象を与える効果もあるんですね。
クッション言葉の種類とは？使うべき場面
クッション言葉の種類①お願いする
クッション言葉の種類1つ目は、お願いや依頼をする時に使う言葉です。というのも、相手に何かしてほしい時、依頼する時は、相手の状況に配慮した言い回しが重要になってくるんですね。もちろん、相手が暇な時や、やる気がある人に物事をお願いするのもひとつの手段でしょう。
しかし、忙しい相手ややる気がない人にも、依頼しなければいけない場面はありますよね。そんな時に、「お忙しいとは思いますが」、「恐れ入りますが」などのクッション言葉を使うことで、相手に受け入れてもらいやすくなるでしょう。
クッション言葉の種類②説明する
クッション言葉の種類2つ目は、説明する時に使う言葉です。物事の経緯を説明する時や意見を述べる時は、話の内容や主張も大切ですが、聞いている人への配慮も重要になってくるんですね。特に、話が長くなったり、複雑になってしまう場合は、聞いている相手を置いてきぼりにしてはいけません。
たとえば、相手に対して不利益になったり、否定になってしまう時は、「出過ぎたことかもしれませんが」、「お気持ちは分かりますが」など、相手がどう思うのかを予測し、先回りしたクッション言葉を使う必要があるでしょう。
クッション言葉の種類③確認する
クッション言葉の種類3つ目は、確認する時に使う言葉です。相手に質問したり、事実や内容を確認する時も、クッション言葉を入れることで、相手は嫌な気分にならないでしょう。というのも、クッション言葉を入れずに単刀直入に質問してしまうと、相手は気分を害して、質問に答えてくれないということも起こり得るのです。
反対に、「差し支えなければ」、「失礼ですが」など、クッション言葉を入れながら、相手に質問や確認をすることで、相手が心を開いてくれるということもあるでしょう。
クッション言葉の種類④断りを入れる
クッション言葉の種類4つ目は、断りを入れる時に使う言葉です。断りを入れるということは、相手の依頼を受け入れられないということですので、相手が気分を害してしまう可能性もあるでしょう。ですので、普段以上に言葉選びは慎重に行わなければいけません。
たとえば、ただお断りするのでなく、どうして断る必要があるのかという理由を相手に伝えたり、「ありがたいお話ですが」など、お願いされたこと自体は嬉しく思っている旨のクッション言葉を使うことで、否定の度合を和らげることができます。そうすることで、相手は気分を害さず、今後の付き合いにも支障が出ないでしょう。
お願いする場面で使えるクッション言葉は？
お願いする場面で使えるクッション言葉7つ
お願いする場面で使うクッション言葉は、基本的に本題に入る前、言葉の頭に付けて使う言葉が多いです。または、お願いした後に「お手数ですがお願いします」というように、重ねてお願いする時に使う場面が多いでしょう。
【お願いする場面のクッション言葉】
恐れ入りますが
お忙しいところ申し訳ありませんが
ご迷惑おかけしますが
お手数ですが
早速ですが
恐縮ですが
もしよろしければ
お願いする場面でクッション言葉を使う時のコツ
お願いする場面でクッション言葉を使う時のコツは、相手の状況をしっかりと判断して、適切なクッション言葉を選ぶことです。依頼すべき相手が、今どういった状況に置かれていて、自分がお願いしようとしていることは、相手にとってどれだけの労力を必要とするものなのか、ということを見極めましょう。
たとえば、相手にとって少しの手間で済むようなことでしたら、「お手数ですが」というクッション言葉がふさわしいですね。反対に、自分の依頼が相手をかなり煩わせる内容であるならば、「大変ご迷惑をおかけしますが」など、申し訳ないという気持ちを添えると、相手に受け入れてもらいやすいでしょう。
説明する場面で使えるクッション言葉
説明する場面で使えるクッション言葉5つ
説明する場面で使うクッション言葉は、言葉の頭に付けて使う言葉もありますし、話の途中に差し込むことで、説明のリズムを作ることができるでしょう。
【説明する場面のクッション言葉】
僭越ながら
申し上げにくいのですが
出過ぎたことかもしれませんが
私の勘違いでしたら申し訳ありませんが
おっしゃる通りですが
説明する場面でクッション言葉を使う時のコツ
説明する場面でクッション言葉を使う時のコツは、相手の考えや感情の変化を正確に読み取ることです。特にビジネスでのプレゼンなど、大勢の前で説明する場面では、たくさんの人に対して気分を害させず、飽きさせないような工夫が必要になってくるんですね。
「〇〇と思うかもしれませんが」と、相手の気持ちを代弁してみたり、「〇〇とは思いませんか？」と質問してみるなど、相手が自分の説明に対して考えるキッカケを与えるクッション言葉を選ぶのも、大切なポイントです。
確認する場面で使えるクッション言葉
確認する場面で使えるクッション言葉6つ
確認する場面で使うクッション言葉は、確認したいことや質問の前に使うのがオフィスマナーです。質問の前にクッション言葉を入れることで、相手は質問されるという心構えができるでしょう。
【確認する場面のクッション言葉】
差し支えなければ
失礼ですが
お伺いしたいのですが
確認させていただきたいのですが
お時間を頂いてもよろしいでしょうか？
ご都合のよろしい時で構いませんので
確認する場面でクッション言葉を使う時のコツ
確認する場面でクッション言葉を使う時のコツは、相手に応えを強要しないことです。相手に確認したり、質問したりする時は、こちら側がその情報を聞くことが当たり前の権利だったとしても、横柄な態度を取ってはいけません。
とくにビジネスの場面で、電話をしながら確認する時は、相手が何をしているか分からない状況ですので「今、お時間よろしいでしょうか？」という確認のクッション言葉を使うようにしましょう。電話対応はビジネスにおいて重要なオフィスマナーですので、積極的に学ぶといいですね。
断りを入れる場面で使えるクッション言葉
断りを入れる場面で使えるクッション言葉7つ
断りを入れる場面で使うクッション言葉は、謝罪の前や、会話の端々に入れることで、「断ってしまって申し訳ない」という気持ちが伝わります。文書やメールで使う際は、謝罪の前に使いましょう。
【断りを入れる場面のクッション言葉】
ご期待に添えず
申し訳ありませんが
せっかくですが
残念ですが
勝手とは存じますが
ありがたいお話なのですが
大変心苦しいのですが
断りを入れる場面でクッション言葉を使う時のコツ
断りを入れる場面でクッション言葉を使う時のコツは、お断りする前に、クッション言葉を入れるということです。「せっかくですが、お断りさせていただきます」、「残念ですが、お受けできません」など、申し訳なく思っている旨のクッション言葉を、お断りの前に入れましょう。
また、お断りした後のフォローも大切です。たとえば、「次回は～」「ぜひ、また～」など、相手との付き合いを長い目で見た言葉も、悪い印象にならないポイントです。特に、ビジネスの場面ではお断りすることも多いかもしれませんが、その時の言葉選びがとても重要になるでしょう。
クッション言葉を使う際の注意点は？
クッション言葉の注意点①下手（したて）に出過ぎない
クッション言葉の注意点1つ目は、下手（したて）に出過ぎないということです。クッション言葉が重要なオフィスマナーであることは事実ですし、相手への気遣いが伝わりますが、悪い意味で受け取られる場合もあるんですね。
というのも、親切に接してもらえたことで、「この人には何を言ってもいい」「何でも要求を聞いてもらえる」と勘違いしてしまう人もいるのです。特に、ビジネスなどの交渉の場面では、下手に出すぎると不利になる場合もありますので、クッション言葉の選び方や使う場面には注意しましょう。
オフィスでの人間関係には、ある程度割り切った関係を作ることも大切です。「仕事は仕事」と割り切ることで、仕事がしやすくなることもあるので、参考にしてみてください。
クッション言葉の注意点②文書での使いすぎに注意
クッション言葉の注意点2つ目は、文書での使いすぎに注意することです。メールや文書でクッション言葉を使う場合、使いすぎるとかえって雑な印象を与えてしまうので、ビジネスなどのメールでクッション言葉を使う時は、羅列したり、多用しすぎないようにしましょう。
また、文書ではクッション言葉を使わず、簡潔に表現することが重要視される場合もありますので、文書でのクッション言葉の使用は、しっかりとした見極めが必要です。
クッション言葉の注意点③敬語をしっかりと身につける
クッション言葉の注意点3つ目は、敬語をしっかりと身につけることです。クッション言葉を使うには、まず、正しい日本語、敬語を身につける必要があるんですね。どんなに丁寧なクッション言葉を使っていても、文脈がおかしかったり、しっかりとした敬語になっていなければ、オフィスマナー違反になってしまいます。
正しい敬語を身につけることは、ビジネス上の会話はもちろん、文書やメールを作成する際にも重要になってくるので、まずは、社会人として正しい敬語を身につけることを心がけましょう。
重要なオフィスマナーのクッション言葉を適切に使って印象アップに
クッション言葉を使うことは、ビジネス上ではとても重要なオフィスマナーです。正しいクッション言葉を使うことで、人間関係が円滑になり、質問や依頼がしやすくなるという効果が期待できるんですね。
特に社会人の方は、クッション言葉や敬語などのオフィスマナーを身につけることによって、商談がスムーズに進んだり、職場での人間関係を築きやすくなるので、積極的に身につけて、円滑なコミュニケーションを取りましょう。
提供・BELCY
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